Cómo clasificar a sus proveedores de artículos para mascotas por función, gasto y riesgo

Clasificar proveedores es la práctica de agrupar a las empresas a las que compra, de modo que cada grupo reciba la atención que merece y no más. Un gran minorista lo hace con un equipo de compras y software. Una tienda de mascotas, un vendedor en línea o una marca propia joven puede hacerlo en una sola hoja, y debería hacerlo en cuanto haya más de un puñado de proveedores que seguir. Sin clasificación, todos los proveedores reciben la misma atención, lo que en la práctica significa que el que más ruido hace se la lleva toda.

No existe una única clasificación oficial. Los compradores combinan varias, y cada una responde a una pregunta distinta. A continuación van las cinco que más importan para un negocio de artículos para mascotas, y después cómo reunirlas en una sola hoja y cuándo revisarla.

Por qué clasificar proveedores

Hay dos razones. La primera es el tiempo: no se pueden revisar veinte proveedores cada mes, así que hay que saber cuáles tres lo merecen. La segunda es el riesgo: el proveedor al que más gasta no siempre es el que más puede perjudicarle. Un pequeño impresor de embalajes con un plazo largo puede retener un contenedor tan seguro como la fábrica. La clasificación hace visibles esas diferencias antes de que le cuesten una temporada.

1. Por lo que suministran: directos o indirectos

El primer corte es si lo que produce el proveedor termina en lo que usted vende. Los proveedores directos suministran los productos, componentes, embalajes y etiquetas que reciben sus clientes. Los proveedores indirectos suministran los servicios y bienes que mantienen el negocio en marcha: flete, agencia de aduanas, pruebas, inspección, software. Los proveedores directos determinan la calidad y el cumplimiento normativo del producto, por lo que se controlan más de cerca. Los tipos de empresa de cada grupo se describen en tipos de proveedores de artículos para mascotas.

2. Por gasto: análisis ABC

Haga una lista de cada proveedor con lo que le pagó en los últimos doce meses, ordénela de mayor a menor y añada un total acumulado. Después divida la lista en tres grupos.

• Los proveedores A son los pocos de arriba que juntos suman la mayor parte del gasto. Una regla práctica habitual traza la línea en torno al 80 % del total.
• Los proveedores B son el grupo intermedio.
• Los proveedores C son la larga cola: cada uno pequeño, y a menudo muchos.

El gasto indica dónde rinde negociar. Una pequeña mejora de precio o condiciones con un proveedor A vale más que una grande con un proveedor C. Lo que el gasto no indica es el riesgo, y por eso nunca debe ser la única clasificación.

3. Por riesgo e impacto: la matriz de Kraljic

El método basado en el riesgo más utilizado procede de Peter Kraljic, que lo publicó en la Harvard Business Review en 1983. Coloca cada artículo que compra, y por tanto al proveedor que lo suministra, en dos ejes: cuánto afecta a su beneficio y lo difícil que sería sustituirlo. Eso da cuatro grupos.

Grupo	Impacto en el beneficio	Riesgo de suministro	Ejemplo en artículos para mascotas	Cómo gestionarlo
Estratégico	Alto	Alto	La fábrica que hace su arnés de marca propia más vendido con un molde que usted pagó	Relación estrecha, especificación por escrito, revisiones periódicas, segunda fuente en desarrollo
Apalancamiento	Alto	Bajo	Peluches o camas básicas que muchas fábricas pueden hacer	Comparar cotizaciones con regularidad, negociar por volumen, mantener dos fuentes aprobadas
Cuello de botella	Bajo	Alto	Una caja de regalo impresa a medida con un plazo largo, o la única fuente de una pieza certificada para un comedero inteligente	Pedir con antelación, mantener existencias de reserva, encontrar una alternativa antes de necesitarla
No crítico	Bajo	Bajo	Bolsas de polietileno, etiquetas de cajas, cinta de embalaje	Consolidar, simplificar, dedicarle el menor tiempo posible

La casilla más útil es la del cuello de botella. Los compradores pequeños rara vez piensan en los artículos que cuestan poco pero pueden detener un envío, y en artículos para mascotas suelen ser embalajes, folletos impresos y piezas certificadas para dispositivos inteligentes. Ubique los artículos con honestidad, no según cuánto le guste el proveedor. Los artículos también cambian de casilla: un juguete de uso común se vuelve estratégico en el momento en que le incorpora su propio diseño y su propio molde.

4. Por estado de la relación

El estado indica qué se le permite hacer actualmente a un proveedor. Una escala sencilla sirve para la mayoría de los negocios de mascotas.

• Socio estratégico: uno de los pocos proveedores en torno a los que planifica, con previsiones compartidas y un acuerdo por escrito.
• Preferido: aprobado, con un historial de buenos pedidos. El negocio nuevo va primero aquí.
• Aprobado: ha superado sus controles y un pedido de prueba, pero aún no tiene historial.
• Condicional: aprobado con un problema conocido, como una inspección fallida, y un plazo para resolverlo.
• Descalificado: no debe usarse, con el motivo por escrito para que nadie lo reabra por error.

Anote qué hace subir o bajar a un proveedor. Superar una inspección previa al envío con el AQL acordado, enviar a tiempo y avisar pronto de los problemas lo hacen subir. Una inspección fallida, un cambio de material sin aviso o una petición de pagar a otra cuenta bancaria lo hacen bajar, o lo excluyen. Los criterios detrás de esas decisiones están en las 10 C de la evaluación de proveedores.

5. Por posición en la cadena de suministro: niveles

La clasificación por niveles describe a qué distancia está un proveedor de usted. El nivel 1 le vende directamente. El nivel 2 abastece de componentes y materiales a su nivel 1. El nivel 3 abastece al nivel 2. La mayoría de los negocios de mascotas solo contrata con el nivel 1, pero los problemas de calidad y cumplimiento suelen empezar más atrás, en una hebilla, una espuma o un recubrimiento. Hasta dónde mirar se explica en proveedores de nivel 1, nivel 2 y nivel 3.

Reunir las clasificaciones en una sola hoja

No hace falta software. Use una fila por proveedor, una columna por clasificación y una última columna para la revisión que se deriva de las demás.

Proveedor	Suministra	Directo o indirecto	Gasto	Grupo de Kraljic	Estado	Revisión
Fábrica de arneses	Arnés de marca propia	Directo	A	Estratégico	Socio estratégico	En cada pedido, más una revisión trimestral
Empresa comercial	Juguetes y camas variados	Directo	A	Apalancamiento	Preferido	En cada pedido
Impresor de cajas	Embalaje de venta	Directo	C	Cuello de botella	Aprobado	Antes de cada temporada
Transitario	Flete marítimo	Indirecto	B	Apalancamiento	Preferido	Dos veces al año
Empresa de inspección	Inspección previa al envío	Indirecto	C	No crítico	Aprobado	Una vez al año

Las filas son una ilustración, no una plantilla para copiar. Lo importante es que la columna de revisión se deriva de las demás. Un proveedor directo, estratégico y de clase A recibe atención en cada pedido. Un proveedor C no crítico recibe una mirada una vez al año.

Cuándo reclasificar

Las clasificaciones se quedan obsoletas. Revise toda la hoja una vez al año, y revise a un proveedor de inmediato cuando ocurra cualquiera de estos casos:

• Una inspección fallida, un envío tardío o una serie de reclamaciones de clientes.
• Una subida de precio lo bastante grande como para cambiar el orden del gasto.
• Un nuevo mercado, que puede traer nuevas normas: un artículo rutinario en un país puede requerir nuevas pruebas en otro.
• Un producto que pasa de estándar a personalizado, lo que normalmente lleva a su proveedor de apalancamiento a estratégico.
• Cualquier cambio de razón social, datos bancarios o dirección de la fábrica.

Errores comunes

• Clasificar solo por gasto. Los artículos más baratos suelen ser los cuellos de botella.
• Leer la clasificación como un ranking de calidad. Un proveedor no crítico puede ser excelente. La etiqueta describe lo que le compra, no lo bueno que es.
• Clasificar una vez y no volver a hacerlo. Una hoja de hace dos temporadas describe un negocio que ya no dirige.
• Dejar fuera a los proveedores de servicios. Un transitario o una empresa de inspección de los que depende pertenece a la hoja igual que cualquier fábrica.

Dónde encaja AXISLINK en su hoja

AXISLINK TRADING LIMITED es una empresa comercial registrada en Hong Kong que trabaja con fábricas a través de entidades afiliadas en Yiwu y Shenzhen. En la hoja de un comprador somos un proveedor directo de nivel 1. Como un solo contrato con nosotros puede cubrir varias líneas de producto, podemos sustituir un conjunto de pequeños proveedores C por una única contraparte. Para una línea que sea estratégica para usted, pregunte qué fábrica la produce: nombramos la relación con la fábrica detrás de cada línea y aceptamos las inspecciones que usted encargue, de modo que pueda juzgar esa línea por sí mismo.

Las líneas actuales están en el catálogo de productos, incluidos aseo y cuidado y dispositivos inteligentes para mascotas, y la serie más amplia está en abastecimiento desde China. Cuando tenga su lista lista, solicite una cotización.