Så klassificerar du dina leverantörer av djurartiklar efter roll, utgifter och risk

Leverantörsklassificering innebär att man sorterar de företag man köper av i grupper, så att varje grupp får den uppmärksamhet den förtjänar och inte mer. En stor detaljhandlare gör det med ett inköpsteam och programvara. En djuraffär, en näthandlare eller ett ungt private label-varumärke kan göra det på ett ark, och bör göra det så fort det finns fler än en handfull leverantörer att hålla reda på. Utan klassificering får varje leverantör lika mycket uppmärksamhet, vilket i praktiken betyder att den som låter mest får all.

Det finns ingen enskild officiell klassificering. Inköpare kombinerar flera, och var och en svarar på en annan fråga. De fem som betyder mest för ett företag inom djurartiklar finns nedan, följda av hur man lägger dem på ett ark och när man tar upp det igen.

Varför klassificera leverantörer över huvud taget

Det finns två skäl. Det första är tid: du kan inte granska tjugo leverantörer varje månad, så du behöver veta vilka tre som förtjänar det. Det andra är risk: leverantören du lägger mest pengar på är inte alltid den som kan skada dig mest. Ett litet tryckeri för förpackningar med lång ledtid kan hålla upp en container lika säkert som fabriken. Klassificeringen gör de skillnaderna synliga innan de kostar dig en säsong.

1. Efter vad de levererar: direkta eller indirekta

Den första uppdelningen är om leverantörens leverans hamnar i det du säljer. Direkta leverantörer tillhandahåller de produkter, komponenter, förpackningar och etiketter som dina kunder får. Indirekta leverantörer tillhandahåller de tjänster och varor som håller verksamheten igång: frakt, tullmäklare, provning, inspektion, programvara. Direkta leverantörer avgör produktens kvalitet och regelefterlevnad, så de kontrolleras noggrannare. Vilka typer av företag som finns i varje grupp beskrivs i typer av leverantörer av djurartiklar.

2. Efter utgifter: ABC-analys

Lista varje leverantör med det du betalat dem under de senaste tolv månaderna, sortera från högst till lägst och lägg till en löpande summa. Dela sedan listan i tre grupper.

• A-leverantörer är de få i toppen som tillsammans står för merparten av dina utgifter. En vanlig tumregel drar gränsen vid cirka 80 procent av totalen.
• B-leverantörer är mellangruppen.
• C-leverantörer är den långa svansen: var och en liten, och ofta många.

Utgifterna visar var förhandling lönar sig. En liten förbättring av pris eller villkor hos en A-leverantör är värd mer än en stor hos en C-leverantör. Vad utgifterna inte visar är risk, och därför bör de aldrig vara den enda klassificeringen.

3. Efter risk och påverkan: Kraljic-matrisen

Den mest använda riskbaserade metoden kommer från Peter Kraljic, som publicerade den i Harvard Business Review 1983. Den placerar varje artikel du köper, och därmed leverantören bakom den, på två axlar: hur mycket den påverkar din vinst och hur svår den vore att ersätta. Det ger fyra grupper.

Grupp	Vinstpåverkan	Leveransrisk	Exempel från djurartiklar	Hur den hanteras
Strategisk	Hög	Hög	Fabriken som tillverkar ditt mest sålda private label-sele på en form som du har betalat	Nära relation, skriftlig specifikation, regelbundna uppföljningar, en andra källa under uppbyggnad
Hävstång	Hög	Låg	Plyschleksaker eller enkla bäddar som många fabriker kan tillverka	Jämför offerter regelbundet, förhandla om volym, behåll två godkända källor
Flaskhals	Låg	Hög	En specialtryckt presentask med lång ledtid, eller den enda källan till en certifierad del till en smart matautomat	Beställ tidigt, håll buffertlager, hitta ett alternativ innan du behöver det
Icke-kritisk	Låg	Låg	Plastpåsar, kartongetiketter, packtejp	Samla, förenkla, lägg så lite tid som möjligt

Den mest användbara rutan är flaskhalsen. Små inköpare tänker sällan på de artiklar som kostar lite men kan stoppa en leverans, och inom djurartiklar är det ofta förpackningar, tryckta inlägg och certifierade delar till smarta apparater. Placera artiklarna ärligt, inte efter hur mycket du gillar leverantören. Artiklar flyttar också mellan rutorna: en vanlig leksak blir strategisk i samma stund som du lägger in din egen design och form.

4. Efter relationsstatus

Statusen anger vad en leverantör för närvarande får göra. En enkel stege fungerar för de flesta djurföretag.

• Strategisk partner: en av de få leverantörer du planerar kring, med gemensamma prognoser och ett skriftligt avtal.
• Föredragen: godkänd, med en historik av goda order. Ny affär går hit först.
• Godkänd: har klarat dina kontroller och en provbeställning, men har ännu ingen historik.
• Villkorad: godkänd med ett känt problem, till exempel en underkänd inspektion, och en tidsfrist för att åtgärda det.
• Diskvalificerad: ska inte användas, med orsaken nedskriven så att ingen öppnar den igen av misstag.

Skriv ner vad som flyttar en leverantör uppåt eller nedåt. Att klara en inspektion före leverans vid överenskommen AQL, leverera i tid och ta upp problem tidigt flyttar en leverantör uppåt. En underkänd inspektion, ett oannonserat materialbyte eller en begäran om betalning till ett annat bankkonto flyttar den nedåt, eller ut. Kriterierna bakom de besluten finns i de 10 C:na för leverantörsutvärdering.

5. Efter position i leverantörskedjan: nivåer

Nivåklassificering beskriver hur långt bort en leverantör står från dig. Nivå 1 säljer direkt till dig. Nivå 2 levererar komponenter och material till din nivå 1. Nivå 3 levererar till nivå 2. De flesta djurföretag tecknar avtal bara med nivå 1, men kvalitets- och regelproblem börjar ofta längre bak, i ett spänne, ett skum eller en beläggning. Hur långt ner man bör titta behandlas i leverantörer på nivå 1, nivå 2 och nivå 3.

Att samla klassificeringarna på ett ark

Du behöver ingen programvara. Använd en rad per leverantör, en kolumn per klassificering och en sista kolumn för den uppföljning som följer av de andra.

Leverantör	Levererar	Direkt eller indirekt	Utgifter	Kraljic-grupp	Status	Uppföljning
Selefabrik	Private label-sele	Direkt	A	Strategisk	Strategisk partner	Varje order, plus kvartalsvis uppföljning
Handelsbolag	Blandade leksaker och bäddar	Direkt	A	Hävstång	Föredragen	Varje order
Asktryckeri	Butiksförpackningar	Direkt	C	Flaskhals	Godkänd	Före varje säsong
Speditör	Sjöfrakt	Indirekt	B	Hävstång	Föredragen	Två gånger per år
Inspektionsbolag	Inspektion före leverans	Indirekt	C	Icke-kritisk	Godkänd	En gång per år

Raderna är en illustration, inte en mall att kopiera. Poängen är att uppföljningskolumnen följer av de andra. En strategisk, direkt leverantör i A-klass får uppmärksamhet vid varje order. En icke-kritisk C-leverantör får en titt en gång per år.

När du ska klassificera om

Klassificeringar blir inaktuella. Gå igenom hela arket en gång per år, och granska en leverantör direkt när något av detta inträffar:

• En underkänd inspektion, en sen leverans eller en rad kundklagomål.
• En prishöjning som är stor nog att ändra rangordningen av utgifter.
• En ny marknad, som kan ge nya regler: en artikel som var rutin för ett land kan kräva ny provning för ett annat.
• En produkt som går från standard till specialanpassad, vilket oftast flyttar dess leverantör från hävstång till strategisk.
• Varje ändring av företagsnamn, bankuppgifter eller fabriksadress.

Vanliga misstag

• Att klassificera enbart efter utgifter. De billigaste artiklarna är ofta flaskhalsarna.
• Att läsa klassificeringen som en kvalitetsrankning. En icke-kritisk leverantör kan vara utmärkt. Etiketten beskriver vad du köper av dem, inte hur bra de är.
• Att klassificera en gång och aldrig mer. Ett ark från två säsonger sedan beskriver ett företag du inte driver längre.
• Att utelämna tjänsteleverantörer. En speditör eller ett inspektionsbolag du litar på hör hemma på arket som vilken fabrik som helst.

Var AXISLINK passar på ditt ark

AXISLINK TRADING LIMITED är ett handelsbolag registrerat i Hongkong som arbetar med fabriker genom närstående bolag i Yiwu och Shenzhen. På en inköpares ark är vi en direkt leverantör på nivå 1. Eftersom ett avtal med oss kan omfatta flera produktlinjer kan vi ersätta en klunga små C-leverantörer med en enda motpart. För en linje som är strategisk för dig, fråga vilken fabrik som tillverkar den: vi anger fabriksrelationen bakom varje linje och accepterar inspektioner som du beställer, så att du kan bedöma den linjen för sig.

Aktuella linjer finns i produktkatalogen, bland annat pälsvård och skötsel och smarta husdjursapparater, och den bredare serien finns under inköp från Kina. När din lista är klar, begär en offert.