Cách phân loại nhà cung cấp đồ thú cưng theo vai trò, chi tiêu và rủi ro

Phân loại nhà cung cấp là cách sắp xếp các công ty bạn mua hàng thành từng nhóm, để mỗi nhóm nhận được sự chú ý xứng đáng, không hơn. Một nhà bán lẻ lớn làm việc này bằng đội ngũ mua hàng và phần mềm. Một cửa hàng thú cưng, một người bán online hay một thương hiệu nhãn riêng còn non trẻ có thể làm trên một bảng duy nhất, và nên làm ngay khi có nhiều hơn vài nhà cung cấp cần theo dõi. Nếu không phân loại, nhà cung cấp nào cũng nhận được sự chú ý như nhau, và trên thực tế thì nhà cung cấp ồn ào nhất sẽ chiếm hết.

Không có một cách phân loại chính thức duy nhất. Người mua kết hợp nhiều cách, mỗi cách trả lời một câu hỏi khác nhau. Năm cách quan trọng nhất đối với doanh nghiệp đồ thú cưng nằm ở bên dưới, tiếp theo là cách đưa chúng vào một bảng và khi nào cần xem lại.

Vì sao phải phân loại nhà cung cấp

Có hai lý do. Thứ nhất là thời gian: bạn không thể rà soát hai mươi nhà cung cấp mỗi tháng, nên cần biết ba nhà nào xứng đáng. Thứ hai là rủi ro: nhà cung cấp bạn chi nhiều nhất chưa chắc là nhà có thể gây hại nhiều nhất. Một xưởng in bao bì nhỏ có thời gian giao hàng dài cũng có thể làm kẹt một container chắc chắn như nhà máy. Việc phân loại làm những khác biệt đó lộ ra trước khi chúng khiến bạn mất cả một mùa.

1. Theo thứ họ cung cấp: trực tiếp hay gián tiếp

Cách chia đầu tiên là xem sản phẩm đầu ra của nhà cung cấp có nằm trong hàng bạn bán hay không. Nhà cung cấp trực tiếp cung cấp sản phẩm, linh kiện, bao bì và nhãn mà khách hàng của bạn nhận được. Nhà cung cấp gián tiếp cung cấp các dịch vụ và hàng hóa giúp doanh nghiệp vận hành: vận chuyển, đại lý hải quan, kiểm nghiệm, kiểm hàng, phần mềm. Nhà cung cấp trực tiếp quyết định chất lượng và sự tuân thủ của sản phẩm, nên được kiểm tra kỹ hơn. Các loại công ty trong từng nhóm được mô tả tại các loại nhà cung cấp đồ thú cưng.

2. Theo chi tiêu: phân tích ABC

Liệt kê từng nhà cung cấp cùng số tiền bạn đã trả cho họ trong mười hai tháng qua, sắp xếp từ cao xuống thấp và thêm cột tổng lũy kế. Sau đó chia danh sách thành ba nhóm.

• Nhà cung cấp A là vài nhà đứng đầu, cộng lại chiếm phần lớn chi tiêu của bạn. Quy tắc kinh nghiệm phổ biến vạch ranh giới ở khoảng 80 phần trăm tổng số.
• Nhà cung cấp B là nhóm ở giữa.
• Nhà cung cấp C là cái đuôi dài: mỗi nhà đều nhỏ, và thường có rất nhiều.

Chi tiêu cho bạn biết nên đàm phán ở đâu thì có lợi. Cải thiện nhỏ về giá hoặc điều khoản với một nhà cung cấp A có giá trị hơn một cải thiện lớn với một nhà cung cấp C. Điều chi tiêu không cho biết là rủi ro, vì vậy nó không bao giờ nên là cách phân loại duy nhất.

3. Theo rủi ro và tác động: ma trận Kraljic

Phương pháp dựa trên rủi ro được dùng rộng rãi nhất đến từ Peter Kraljic, người đã công bố nó trên Harvard Business Review năm 1983. Phương pháp này đặt từng mặt hàng bạn mua, và do đó cả nhà cung cấp đứng sau, lên hai trục: mặt hàng ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn nhiều đến đâu, và thay thế nó khó đến mức nào. Từ đó có bốn nhóm.

Nhóm	Tác động đến lợi nhuận	Rủi ro nguồn cung	Ví dụ đồ thú cưng	Cách quản lý
Chiến lược	Cao	Cao	Nhà máy làm dây đai ngực nhãn riêng bán chạy nhất của bạn trên khuôn do bạn trả tiền	Quan hệ gần gũi, đặc tả bằng văn bản, rà soát định kỳ, phát triển nguồn thứ hai
Đòn bẩy	Cao	Thấp	Đồ chơi nhồi bông hoặc ổ nằm cơ bản mà nhiều nhà máy làm được	So sánh báo giá thường xuyên, đàm phán theo số lượng, giữ hai nguồn đã duyệt
Nút thắt cổ chai	Thấp	Cao	Hộp quà in theo yêu cầu có thời gian giao hàng dài, hoặc nguồn duy nhất của một bộ phận có chứng nhận cho máy cho ăn thông minh	Đặt hàng sớm, giữ tồn kho dự phòng, tìm phương án thay thế trước khi cần đến
Không quan trọng	Thấp	Thấp	Túi nhựa, nhãn thùng carton, băng keo đóng hàng	Gộp lại, đơn giản hóa, dành càng ít thời gian càng tốt

Ô hữu ích nhất là nút thắt cổ chai. Người mua nhỏ hiếm khi nghĩ đến những mặt hàng tốn ít tiền nhưng có thể làm đình trệ một lô hàng, và trong đồ thú cưng, đó thường là bao bì, tờ rơi in kèm và các bộ phận có chứng nhận cho thiết bị thông minh. Hãy xếp mặt hàng một cách trung thực, đừng xếp theo mức độ bạn quý nhà cung cấp. Mặt hàng cũng dịch chuyển giữa các ô: một món đồ chơi thông dụng trở thành chiến lược ngay khi bạn đưa thiết kế và khuôn riêng của mình vào đó.

4. Theo trạng thái quan hệ

Trạng thái cho biết hiện nay nhà cung cấp được phép làm gì. Một bậc thang đơn giản là đủ cho hầu hết doanh nghiệp thú cưng.

• Đối tác chiến lược: một trong số ít nhà cung cấp mà bạn lập kế hoạch xoay quanh, có dự báo chung và thỏa thuận bằng văn bản.
• Ưu tiên: đã được duyệt, có lịch sử đơn hàng tốt. Việc kinh doanh mới sẽ giao cho họ trước.
• Đã duyệt: đã qua các bước kiểm tra và một đơn hàng thử của bạn, nhưng chưa có lịch sử.
• Có điều kiện: được duyệt kèm một vấn đề đã biết, chẳng hạn kiểm hàng không đạt, và có thời hạn để khắc phục.
• Bị loại: không được sử dụng, kèm lý do được ghi lại để không ai mở lại nhầm.

Hãy ghi lại điều gì khiến một nhà cung cấp được nâng hoặc bị hạ bậc. Đạt kiểm hàng trước khi giao ở mức AQL đã thỏa thuận, giao đúng hạn và báo vấn đề sớm sẽ giúp nhà cung cấp được nâng bậc. Kiểm hàng không đạt, thay đổi nguyên liệu không báo trước hoặc yêu cầu thanh toán vào một tài khoản ngân hàng khác sẽ khiến họ bị hạ bậc, hoặc bị loại. Các tiêu chí đằng sau những quyết định đó nằm trong 10 C trong đánh giá nhà cung cấp.

5. Theo vị trí trong chuỗi cung ứng: cấp độ

Phân loại theo cấp độ mô tả nhà cung cấp cách bạn bao xa. Tier 1 bán trực tiếp cho bạn. Tier 2 cung cấp linh kiện và nguyên liệu cho tier 1 của bạn. Tier 3 cung cấp cho tier 2. Hầu hết doanh nghiệp thú cưng chỉ ký hợp đồng với tier 1, nhưng các vấn đề về chất lượng và tuân thủ thường bắt đầu từ sâu hơn, ở một cái khóa, một miếng mút hay một lớp phủ. Cần nhìn sâu đến đâu được trình bày trong nhà cung cấp tier 1, tier 2 và tier 3.

Đưa các cách phân loại vào một bảng

Bạn không cần phần mềm. Dùng một hàng cho mỗi nhà cung cấp, một cột cho mỗi cách phân loại, và cột cuối cho việc rà soát suy ra từ các cột còn lại.

Nhà cung cấp	Cung cấp	Trực tiếp hay gián tiếp	Chi tiêu	Nhóm Kraljic	Trạng thái	Rà soát
Nhà máy dây đai ngực	Dây đai ngực nhãn riêng	Trực tiếp	A	Chiến lược	Đối tác chiến lược	Mỗi đơn hàng, cộng với rà soát hằng quý
Công ty thương mại	Đồ chơi và ổ nằm hỗn hợp	Trực tiếp	A	Đòn bẩy	Ưu tiên	Mỗi đơn hàng
Xưởng in hộp	Bao bì bán lẻ	Trực tiếp	C	Nút thắt cổ chai	Đã duyệt	Trước mỗi mùa
Công ty giao nhận	Vận tải biển	Gián tiếp	B	Đòn bẩy	Ưu tiên	Hai lần mỗi năm
Công ty kiểm hàng	Kiểm hàng trước khi giao	Gián tiếp	C	Không quan trọng	Đã duyệt	Một lần mỗi năm

Các hàng này chỉ là minh họa, không phải mẫu để sao chép. Điểm mấu chốt là cột rà soát suy ra từ các cột còn lại. Một nhà cung cấp trực tiếp, chiến lược, hạng A được quan tâm ở mọi đơn hàng. Một nhà cung cấp C không quan trọng chỉ được xem một lần mỗi năm.

Khi nào cần phân loại lại

Các cách phân loại sẽ lỗi thời. Hãy rà soát toàn bộ bảng mỗi năm một lần, và rà soát ngay một nhà cung cấp khi xảy ra bất kỳ điều nào sau đây:

• Kiểm hàng không đạt, giao hàng trễ hoặc một loạt khiếu nại của khách hàng.
• Tăng giá đủ lớn để làm đổi thứ hạng chi tiêu.
• Một thị trường mới, có thể kéo theo quy định mới: một mặt hàng thông thường ở nước này có thể cần kiểm nghiệm mới ở nước khác.
• Một sản phẩm chuyển từ tiêu chuẩn sang đặt làm riêng, thường khiến nhà cung cấp của nó chuyển từ đòn bẩy sang chiến lược.
• Bất kỳ thay đổi nào về tên công ty, thông tin ngân hàng hoặc địa chỉ nhà máy.

Những sai lầm thường gặp

• Chỉ phân loại theo chi tiêu. Những mặt hàng rẻ nhất thường là nút thắt cổ chai.
• Hiểu phân loại như bảng xếp hạng chất lượng. Một nhà cung cấp không quan trọng vẫn có thể rất xuất sắc. Nhãn mô tả thứ bạn mua từ họ, không phải họ tốt đến đâu.
• Phân loại một lần rồi bỏ đó. Một bảng từ hai mùa trước mô tả một doanh nghiệp bạn không còn điều hành.
• Bỏ sót nhà cung cấp dịch vụ. Công ty giao nhận hay công ty kiểm hàng mà bạn dựa vào cũng thuộc về bảng như bất kỳ nhà máy nào.

AXISLINK nằm ở đâu trong bảng của bạn

AXISLINK TRADING LIMITED là công ty thương mại đăng ký tại Hồng Kông, làm việc với các nhà máy thông qua các đơn vị liên kết tại Nghĩa Ô và Thâm Quyến. Trong bảng của người mua, chúng tôi là nhà cung cấp trực tiếp, tier 1. Vì một hợp đồng với chúng tôi có thể bao phủ nhiều dòng sản phẩm, chúng tôi có thể thay một nhóm nhà cung cấp C nhỏ bằng một đối tác duy nhất. Với dòng hàng mang tính chiến lược đối với bạn, hãy hỏi nhà máy nào sản xuất: chúng tôi nêu rõ quan hệ với nhà máy đứng sau từng dòng hàng và chấp nhận các đợt kiểm hàng do bạn thuê, để bạn tự đánh giá dòng hàng đó.

Các dòng hàng hiện tại có trong danh mục sản phẩm, gồm cả chải chuốt và chăm sóc và thiết bị thông minh cho thú cưng, và loạt bài rộng hơn nằm ở tìm nguồn hàng từ Trung Quốc. Khi danh sách của bạn đã sẵn sàng, hãy yêu cầu báo giá.