Så kommer du i kontakt med en kinesisk tillverkare av husdjursprodukter

För att komma i kontakt med en kinesisk tillverkare tar du reda på företagets registrerade namn, når det via en kanal som lämnar spår och gör ditt första meddelande så konkret att det går att offerera. Kontaktuppgifter är sällan det svåra. De flesta köpare som säger att kinesiska fabriker aldrig svarar skickade ett meddelande som gav säljteamet inget att prissätta, via en kanal som ställde dem i kö bakom hundratals andra med samma vaga fråga.

Stegen nedan är skrivna för husdjursprodukter: var kontaktuppgifterna kommer ifrån, vilken kanal du ska använda, vad du ska skicka, hur du läser svaret och när du ska följa upp. De förutsätter att du redan har namn att kontakta. Om inte, börja med så hittar du tillverkare av husdjursprodukter i Kina och kom sedan tillbaka.

Utgå från den juridiska personen, inte annonsen

En kinesisk tillverkare kan synas under flera namn samtidigt: ett butiksnamn på en marknadsplats, ett engelskt handelsnamn på webbplatsen och ett registrerat kinesiskt namn på företagslicensen. Bara det sista skriver under avtal och tar emot betalning. Innan du väljer kanal bör du hitta det registrerade namnet, så att du senare kan bekräfta att e-postadressen, WeChat-kontot och bankuppgifterna du får tillhör samma företag.

Kontaktvägar som brukar leda till rätt enhet:

• Profilen på marknadsplatsen. Alibaba, Made in China och Global Sources visar oftast det registrerade företagsnamnet på leverantörsprofilen. Förfrågningsknappen når en säljare, och det är fint för en första kontakt.
• Företagets egen webbplats. Exportörer har oftast en engelsk sida med en försäljnings-e-post. En adress på företagets egen domän är ett milt gott tecken. En gratis webbmailadress är vanlig hos små företag och inget diskvalificerande, men kontrollera att namnet bakom den stämmer med licensen.
• Utställarlistor från mässor. Canton Fair och de särskilda husdjursmässorna publicerar utställarlistor, och ett visitkort från en monter ger dig en person med namn som redan har träffat dig.
• Själva produkten. Kartongmärkning, en provrapport eller ett certifikat på en produkt som redan säljs på din marknad anger ofta tillverkaren. Att spåra varor så här hittar leverantörer som redan har levererat till din marknad, vilket är den svåraste meriten att förfalska.

Inhemska plattformar som 1688 listar många äkta fabriker, men de offererar för den kinesiska marknaden, på kinesiska, ofta utan exportdokument. Använd dem bara med en kinesiskkunnig person och en exportpartner på din sida.

Välj kanal efter uppgiften

Olika kanaler gör olika jobb. Använd fler än en, men bestäm vilken som för protokollet.

Kanal	Bäst för	Se upp med
Förfrågan på marknadsplats	Första kontakt, ett skriftligt spår och plattformens tvistprocess om du också betalar via plattformen	Mallsvar från en säljare som hanterar många förfrågningar samtidigt
E-post	Specifikationer, ritningar, offerter och allt du kan behöva citera senare	Spamfilter på båda sidor och svar från adresser som inte stämmer med företaget
WeChat	Snabba frågor, foton och korta videor från produktionslinjen	Beslut som aldrig skrivs ner någon annanstans
Videosamtal	Bekräfta att företaget finns på riktigt och se linjen, lagret eller provrummet	En showroom som kan tillhöra vem som helst, så be att få se just den process din produkt kräver
Mässmonter	Träffa personen som kommer att svara på dina e-postmeddelanden och känna på produkten	Montrar som drivs av handelsbolag under en fabriks banderoll

De flesta kinesiska säljare arbetar i WeChat och föreslår att ni flyttar dit när samtalet väl är igång, vilket är normalt. Vissa exportteam använder WhatsApp, men det är inte tillförlitligt nåbart i nätverk på det kinesiska fastlandet, så tolka inte ett långsamt WhatsApp-svar som ointresse. Oavsett vilken kanal du använder i vardagen ska du bekräfta varje beslut om specifikation, pris, kvantitet och datum i ett e-postmeddelande eller i plattformens tråd, eftersom det är det underlag du hänvisar till om varorna kommer fel.

Skriv ett första meddelande som säljteamet kan prissätta

Det första meddelandet avgör vilken kö du hamnar i. En förfrågan som läses som en riktig beställning går till någon som kan offerera, och en begäran om katalog går till den som skickar kataloger. Håll det kort, på enkel engelska med korta meningar, och lägg detaljerna i en bifogad enkelsidig specifikation i stället för i själva meddelandet.

1. Vem du är. Företagsnamn, webbplats eller butikslänk, marknaden du säljer på och hur du säljer: djuraffär, butik på marknadsplats, hundfrisör eller private label-varumärke.
2. Vad du vill ha tillverkat. Produkten, material och storlekar, färger och förpackning. För en sele betyder det bandbredd, typ av spänne och om D-ringen är av metall. Ett foto eller en ritning tar bort det mesta av oklarheten.
3. Hur många. Den första ordern och en realistisk siffra för 12 månader. Fabriker prissätter relationen och inte bara ordern framför dem.
4. Vart det ska. Destinationslandet avgör vilka provrapporter och etiketter som gäller, och en leverantör som har levererat dit förut säger det.
5. Villkoren du vill ha offererade. Ange en Incoterm och en plats, till exempel FOB i en namngiven hamn, så att varje offert du får bygger på samma grund.
6. Frågorna. MOQ per SKU och per färg, produktionsledtiden, provkostnaden, vilka provrapporter som redan finns och om de tillverkar produkten på egen linje eller köper in den.
7. Företagsuppgifterna. Be om det registrerade företagsnamnet och den 18-siffriga enhetliga sociala kreditkoden, så att du kan kontrollera enheten själv.

Ett första meddelande byggt så här är samma dokument som en formell offertförfrågan, och det är därför det fungerar: det kan skickas oförändrat till varje leverantör på din kortlista och svaren jämföras rad för rad. Hur du bedömer svaren beskrivs i så väljer du leverantör av husdjurstillbehör.

Två saker bör du låta bli. Inled inte med ett målpris om du inte är beredd på att varje offert landar exakt på den siffran. Och be inte om bästa pris innan du har beskrivit produkten. Leverantören svarar med ett pris för något, och det blir troligen den billigaste varianten de tillverkar.

Läs svaret för att se vem som egentligen svarar

Det första svaret säger mer om en leverantör än dess webbplats.

• En katalog, en prislista och en fråga om ditt målpris. En säljare sorterar förfrågningar. Svara en gång med specifikationen upprepad och be om svar rad för rad. Ser det andra svaret likadant ut, gå vidare.
• Motfrågor om din produkt. Fyllnadsvikt, tygvikt, spänneshållfasthet, kartongmått. Någon som förstår produkten är inblandad, vilket är det bästa tecken ett första svar kan ge.
• En offert utan de företagsuppgifter du bad om. Fråga igen. En leverantör som inte vill ge sitt registrerade namn innan den tar emot dina pengar har sagt vad du behöver veta.
• Ett erbjudande att tillverka vad som helst. Ett företag som påstår sig producera halsband, klösträd, akvariepumpar och smarta foderautomater är ett handelsbolag. Det kan fortfarande vara rätt partner, förutsatt att det säger det och berättar vem som tillverkar vad.

När en leverantör klarar det här steget ber du om ett kort videosamtal från fabriksgolvet i stället för showroomen, och om att få se den process din produkt kräver: sömnad för selar, skumskärning och tillverkning av överdrag för bäddar, formsprutning för plastleksaker. Gör sedan kontrollerna i så verifierar du en kinesisk leverantör av husdjursprodukter innan någon handpenning betalas.

Tidszoner, helgdagar och uppföljning

Kina har en enda tidszon, UTC+8, utan sommartid. Från Europa eller Amerika infaller en stor del av din arbetsdag på deras natt. Ett meddelande du skickar på eftermiddagen läses nästa morgon i Kina, och svaret väntar ofta när du börjar din dag. Det blir ungefär ett utbyte per dag, så ställ alla frågor i ett meddelande i stället för en i taget.

Två helgdagar formar varje inköpskalender.

• Kinesiska nyåret infaller i slutet av januari eller i februari. Många fabriker stänger i två veckor eller mer runt det, och produktionen återhämtar sig gradvis när arbetarna kommer tillbaka. Beställningar som läggs veckorna innan konkurrerar med alla andra köpare som försöker få iväg sina varor först.
• Nationaldagen är en veckolång ledighet från 1 till 7 oktober (Golden Week). Kontor stänger och svaren upphör, och återupptas sedan med en hög av ärenden.

Vid uppföljning ger du leverantören två arbetsdagar och skickar sedan en enda påminnelse i samma tråd med produkt och kvantitet upprepade på en rad. Möts även den av tystnad, prova en annan kanal och släpp sedan leverantören. Tystnad efter en tydlig, detaljerad förfrågan betyder oftast att produkten inte finns på deras linje eller att kvantiteten inte intresserar dem, och båda är bra att få veta tidigt.

Kontaktmönster som bör oroa dig

• Bankuppgifter på ett namn som inte är företagets. Ett privatkonto, eller ett företag med ett annat namn, är den vanligaste vägen till en förlorad handpenning. Betala bara den registrerade enheten, eller ett företag som den skriftligen och formellt anger.
• Ändrade bankuppgifter via e-post mitt i en order. E-postkonton kapas. Bekräfta varje ändring i ett videosamtal med den person du redan känner, via en kanal som e-postmeddelandet inte angav.
• Tryck att betala innan specifikationen är överenskommen. En leverantör som vill ha handpenning innan den har bekräftat vad den tillverkar säljer brådska.
• En kontakt som inte kan ange fabrikens adress eller ordna ett besök. Alla handelsbolag äger inte en fabrik, men alla bör kunna säga var dina varor tillverkas.

Om hanteringen av den här korrespondensen på ett annat språk och i en annan tidszon är det du inte kan bemanna, är det just det arbete en inköpsagent eller ett handelsbolag gör åt dig. Avvägningarna beskrivs i behöver du en inköpsagent i Kina för husdjurstillbehör.

Kontakta AXISLINK

AXISLINK TRADING LIMITED är ett handelsbolag registrerat i Hongkong som köper in via närstående enheter på fastlandet i Yiwu och Shenzhen och fabrikerna bakom dem. Vi är ingen fabrik, och när du frågar berättar vi vilken fabriksrelation som ligger bakom en produktlinje. Korrespondensen sker på engelska, och offerter tas fram av vår operativa sida, ledd av Anlong Cao, utifrån den specifikation du skickar.

Det första meddelandet vi snabbast kan prissätta är det som beskrivs ovan: produkten, kvantiteterna, destinationsmarknaden och den Incoterm du vill ha offererad. Våra nuvarande linjer finns i produktkatalogen, bland annat halsband, koppel och selar, och hela orderförloppet efter första kontakten finns i så köper du husdjurstillbehör direkt från Kina. Resten av serien finns under inköp från Kina.

För att komma igång kan du begära en offert eller mejla sales@axislinktrading.com med din specifikation bifogad, och tillämpa samma kontroller på oss som på alla andra leverantörer på din lista.