Så köper du djurtillbehör direkt från Kina

Direktinköp innebär att fakturan kommer från en fabrik eller ett kinesiskt handelsföretag i stället för från en distributör i ditt eget land. Styckpriset sjunker, men i gengäld tar du över arbetet som distributören tidigare gjorde åt dig: utforma specifikationen, kontrollera varorna, överföra pengarna säkert och få sändningen genom tullen. På den här sidan beskrivs i vilken ordning arbetet bör utföras. Den utgår från att du har bestämt att direktinköp är rätt modell för din butik. Om du inte har gjort det bör du först läsa jämförelsen direktinköp från Kina jämfört med en inhemsk distributör.

Två frågor behandlas avsiktligt på egna sidor. Var du hittar möjliga leverantörer beskrivs i så hittar du tillverkare av djurprodukter i Kina, och kontrollerna som skiljer en verklig avtalspart från en ren katalogförmedlare finns i så verifierar du en kinesisk leverantör av djurprodukter. Här följer själva affären, från specifikation till återbeställning.

Steg 1: skriv specifikationen innan du kontaktar någon

De flesta första beställningar börjar gå fel redan innan det första mejlet skickas, eftersom köparen begär ett pris på en produkt som bara finns på bild. När en leverantör lämnar offert utifrån ett vagt underlag prissätter leverantören den billigaste produkt som stämmer med formuleringen, och det är också det prov som kommer att levereras.

En användbar specifikation för en djurprodukt ryms på en sida och besvarar följande frågor:

• Exakt vad produkten är. Mått för varje storlek, material per komponent, exempelvis band, spänne, fyllning och tygvikt, färger samt eventuell referensprodukt.
• Hur den ska förpackas. Konsumentförpackning eller bulkförpackning, hängetikett eller toppkort, streckkodens placering, antal enheter per innerkartong och ytterkartong samt kartongmått om lagret har särskilda krav.
• Vilka krav den måste uppfylla. Ange marknaden. Elektronik kräver dokumentation för CE och RoHS i Europa samt FCC i USA. Gummi- och plastleksaker som säljs i Europa omfattas av begränsningarna enligt REACH och de allmänna säkerhetsreglerna enligt GPSR. Om du ännu inte vet vilka krav som gäller bör du säga det och fråga vad leverantören redan kan dokumentera.
• Hur många och till vilket målpris. En realistisk kvantitet för den första beställningen, den kvantitet du räknar med att återbeställa och det hemtagningspris som produkten måste nå för att fungera i ditt sortiment.

Den sista punkten kan kännas som att avslöja din förhandlingsposition. Det är den inte. En leverantör som känner till målpriset kan berätta vilken ändring av material eller förpackning som krävs för att nå det. En leverantör som inte kan komma i närheten besparar er båda en månads arbete.

Steg 2: välj ut tre leverantörer, inte en

Skicka samma specifikation till tre kandidater och be samtliga om samma fyra uppgifter i den första förfrågan: registrerat företagsnamn, om de äger produktionslinjen för produkten, en offert för dina två kvantiteter och vilka exportvillkor de kan offerera. Svaren skiljer seriösa avtalsparter från återförsäljare snabbare än hur mycket katalogläsning som helst.

Kontrollera de utvalda leverantörerna enligt verifieringsrutinen innan du betalar för något, även prover. Att kontrollera företagslicensen och fastställa om motparten är en fabrik eller ett handelsföretag tar en dag och påverkar hur du bedömer alla efterföljande offerter. Ett handelsföretag behöver inte väljas bort, förutsatt att du vet vilken typ av motpart du handlar med.

Steg 3: prover och hur du ska hantera dem

Räkna med att betala för både prover och kurirfrakt och se detta som den billigaste försäkringen i hela processen. Be att provet tillverkas enligt din specifikation i stället för att tas från lagret och att det levereras i den förpackning du har angett. Ett lagerprov visar vad leverantören redan tillverkar. Ett prov som tillverkats enligt specifikationen visar om leverantören har läst ditt dokument.

När provet anländer ska du testa det punkt för punkt mot specifikationen och utifrån hur produkten ska användas. För promenadutrustning innebär det att belastningstesta beslagen, kontrollera stygntätheten vid belastningspunkterna och granska bandens kanter. För bäddar och textilprodukter ska du väga produkten, kontrollera dragkedjan och fyllningen samt lukta på den. Matare och vattenfontäner bör köras under en vecka med ditt eget elnät och din egen app. Fotografera allt, anteckna varje avvikelse och skicka tillbaka listan. Det korrigerade provet blir referensprovet för godkännande: ett exemplar stannar hos fabriken, ett hos dig och inköpsordern hänvisar till det med namn.

Provet är inte samma sak som produktionsserien. Hur du minskar den skillnaden är en fråga om inspektion, vilket behandlas nedan och i verifieringsguiden.

Steg 4: bedöm offerten utifrån hemtagningskostnaden

Ett styckpris kan bara jämföras med ett annat styckpris om samma leveransvillkor gäller. Kinesiska leverantörer offererar enligt Incoterms, och de tre bokstäverna avgör vad priset omfattar.

Villkor	Priset omfattar	Du ordnar och betalar
EXW	Varor vid fabriksporten	Allt från fabriken och framåt, inklusive kinesisk exportklarering
FOB	Varor lastade i kinesisk hamn och exportklarerade	Sjö- eller flygfrakt, försäkring, importklarering, tull och leverans
CIF	Frakt och försäkring till din hamn	Importklarering, tull, hamnavgifter och leverans
DAP	Leverans till din adress, utan importklarering	Importklarering och tull
DDP	Leverans till din adress med betald tull	I teorin inget ytterligare

För en första direktbeställning är FOB vanligtvis rätt villkor. Leverantören hanterar den del av transporten som företaget sköter varje vecka, medan din egen speditör tar hand om den del som berör din tullmyndighet. DDP ser enklast ut men innebär ofta problem för förstagångsköpare, eftersom ett DDP-pris från en leverantör som inte är registrerad som importör i ditt land bygger på att någon annans tulldeklaration är korrekt. Marknadsspecifika rutiner, inklusive tullsatser och vem som räknas som importör, beskrivs i guiderna för USA och Europa.

Beräkna hemtagningskostnaden innan du jämför leverantörer: styckpris, plus inrikes- och exportavgifter om villkoret inte omfattar dem, plus frakt, tull och klarering samt leverans till ditt lager, dividerat med antalet säljbara enheter. Be varje leverantör offerera FOB för båda kvantiteterna och ange MOQ, ledtid i dagar från handpenningen, offertens giltighetstid samt eventuella kostnader för verktyg eller tryckplåtar vid kundanpassning. En offert som saknar någon av dessa uppgifter är inte komplett.

Steg 5: betalningsvillkor som skyddar beställningen

Standardupplägget för en direktbeställning är en banköverföring på 30% när beställningen bekräftas och 70% före leverans, där slutbetalningen görs mot inspektionsrapporten eller en kopia av konossementet. Upplägget är standard eftersom det balanserar båda sidornas intressen: handpenningen täcker fabrikens materialinköp, medan slutbetalningen ger köparen förhandlingsstyrka tills varorna har godkänts.

• Betala företaget, aldrig en privatperson. Mottagarnamnet i bankuppgifterna måste stämma överens med det registrerade företagsnamnet från din verifiering. En begäran om betalning till ett privat konto eller ett annat företag är det vanligaste bedrägerimönstret och innebär att processen ska stoppas, inte att du ska förhandla.
• Betala inte hela beloppet i förskott för en första beställning, oavsett hur bra rabatten är. Rabatten är priset för att avstå från din förhandlingsstyrka.
• Spärrad betalning via marknadsplats såsom Alibabas Trade Assurance är användbar för beställningar på plattformen eftersom pengarna hålls inne tills du bekräftar mottagandet. Läs dock reglerna för tvister innan du förlitar dig på tjänsten: den skyddar betydligt bättre mot utebliven leverans än vid en tvist om kvalitet.
• En remburs motiverar bankavgifterna vid större beställningar. För en liten första beställning överstiger kostnaden vanligtvis värdet av skyddet.

Ange betalningsplan, valuta och fördelning av bankavgifter i inköpsordern, tillsammans med hänvisningen till referensprovet och den inspektionsrätt som beskrivs härnäst.

Steg 6: produktion, inspektion och godkännande

Specifikationen ska bifogas inköpsordern, som även ska namnge referensprovet, ange förpackning och kartongmärkning, ledtid, Incoterm och inspektionsrätt. Be om en produktionsplan med datum för materialets ankomst och beräknat slutdatum samt om fotografier vid båda tidpunkterna. En leverantör som skickar dem utan påminnelse driver en produktionslinje. En leverantör som blir tyst i fyra veckor väntar på någon annan.

Boka en inspektion före leverans när produktionen är slutförd till minst 80%, antingen genom ett oberoende inspektionsföretag eller personligen om ordervärdet motiverar det. Inspektören väljer slumpmässigt ut kartonger enligt en AQL-plan, jämför produkten med referensprovet och kontrollerar förpackning, märkning och antal per kartong. För djurprodukter bör inspektionsunderlaget särskilt nämna följande felrisker: beslag som inte klarar dragprov, smådelar som lossnar, vassa kanter på gjutna produkter, stark kemisk lukt från gummi och skum, färgblödning i textilier samt elektronik som inte laddas eller parkopplas. Rapporten godkänner antingen partiet eller anger vad som måste omarbetas, och slutbetalningen hålls inne tills partiet har godkänts.

Steg 7: frakt och importhantering

Prover och mycket små partier skickas med kurir. För större sändningar passar flygfrakt för lätta, brådskande eller värdefulla varor som smarta enheter, medan sjöfrakt passar allt annat. Bäddar, klösträd, transportburar och leksaker packade i hela kartonger är skrymmande varor. Om sändningen inte fyller en container skickas den som LCL, vilket innebär att du delar container och betalar per kubikmeter. Därför lönar sig vakuumkomprimerade bäddar och möbler i platta paket.

Anlita en speditör i ditt eget land innan varorna är klara, inte efteråt. Speditören offererar frakten, bokar utrymmet, hämtar varorna enligt dina FOB-villkor och fungerar i de flesta fall som ditt tullombud vid ankomsten. Du behöver en handelsfaktura och packlista från leverantören, konossement eller flygfraktsedel från transportören samt de efterlevnadsdokument som krävs på din marknad. Dessa förklaras i importguiderna ovan.

Steg 8: marginalen finns i återbeställningen

En första direktbeställning är dyr per enhet eftersom allt görs för första gången: prover, tester, en liten kvantitet och en delvis fylld container. Den ekonomiska fördelen med direktinköp visar sig vid den andra och tredje beställningen, när specifikationen är fastställd, referensprovet finns, leverantören känner till dina förpackningskrav och kvantiteten fyller en större del av containern. Se den första beställningen som kostnaden för att bygga upp denna position, håll den tillräckligt liten för att ett misstag ska vara hanterbart och dokumentera varje korrigering så att inget fel följer med till återbeställningen.

Samlastning är också viktig här: fyra produkter från fyra fabriker innebär fyra handpenningar, fyra inspektioner och fyra delpartier av kartonger i en container. Det är det sakliga argumentet för ett handelsföretag när sortimentet blir bredare än en enda produktfamilj.

Misstagen som kostar mest

1. Att välja utifrån styckpris och sedan upptäcka skillnaden i hemtagningskostnaden.
2. Att hoppa över ett prov tillverkat enligt specifikationen för att spara två veckor och sedan upptäcka avvikelsen i hela beställningen.
3. Att betala hela beloppet i förskott eller betala någon annan än det registrerade företaget.
4. Att utfärda en inköpsorder utan bifogad specifikation, så att tvisten om vad som beställdes saknar referens.
5. Att glömma förpackningen tills produktionen är klar och sedan behöva betala för ompackning.
6. Att acceptera DDP utan att veta vem som är registrerad importör.
7. Att fördela en första beställning mellan fler leverantörer än du kan övervaka ordentligt.

AXISLINKs roll

AXISLINK TRADING LIMITED är ett handelsföretag i Hongkong med närstående bolag i Yiwu och Shenzhen. Vi köper på fabriksnivå, förvaltar specifikationen och referensprovet hos leverantörerna bakom en beställning, genomför inspektionen och offererar FOB eller leveransvillkor med MOQ och ledtid angivna i offerten. För en köpare som vill äga relationen med en fabrik för en enda produkt är detta fel upplägg, och då säger vi det. För en köpare som lagerför ett sortiment med leksaker, promenadutrustning, bäddar och klösträd samt smarta enheter innebär det en avtalspart, en inspektion och en container.

I produktsortimentet ser du vad vi redan erbjuder, med minsta beställningskvantitet på varje sida, och navet för inköp finns under inköp av djurtillbehör från Kina. Om du redan har en specifikation och en kvantitet kan du skicka dem till oss, så offererar vi utifrån verkliga leverantörer i stället för ett genomsnitt för kategorin. Begär en offert via kontaktsidan eller mejla sales@axislinktrading.com.