Cách mua đồ dùng thú cưng trực tiếp từ Trung Quốc

Mua trực tiếp nghĩa là hóa đơn được xuất bởi một nhà máy hoặc công ty thương mại Trung Quốc, thay vì nhà phân phối tại quốc gia của bạn. Đơn giá sẽ giảm, đổi lại bạn phải đảm nhận những công việc mà nhà phân phối vốn làm thay: lập thông số kỹ thuật, kiểm tra hàng hóa, chuyển tiền an toàn và hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng. Trang này trình bày trình tự thực hiện các công việc đó theo đúng thứ tự. Nội dung giả định rằng bạn đã xác định mua trực tiếp là mô hình phù hợp với cửa hàng của mình. Nếu chưa, hãy đọc trước bài so sánh mua trực tiếp từ Trung Quốc và mua qua nhà phân phối trong nước.

Hai nội dung được chủ động tách thành các trang riêng. Nguồn tìm kiếm ứng viên nhà cung cấp được trình bày trong bài cách tìm nhà sản xuất sản phẩm thú cưng tại Trung Quốc, còn các bước kiểm tra giúp phân biệt một đối tác thực sự với đơn vị chỉ chuyển tiếp catalogue nằm trong bài cách xác minh nhà cung cấp sản phẩm thú cưng Trung Quốc. Phần dưới đây tập trung vào chính giao dịch, từ lập thông số kỹ thuật đến đặt hàng lại.

Bước 1: lập thông số kỹ thuật trước khi liên hệ bất kỳ ai

Phần lớn đơn hàng đầu tiên gặp vấn đề ngay cả trước khi email đầu tiên được gửi đi, vì người mua hỏi giá một sản phẩm chỉ được mô tả bằng hình ảnh. Khi báo giá theo một yêu cầu mơ hồ, nhà cung cấp sẽ chọn phương án rẻ nhất vẫn phù hợp với lời mô tả, và mẫu bạn nhận được cũng sẽ là phương án đó.

Một bản thông số kỹ thuật khả thi cho sản phẩm thú cưng chỉ cần gói gọn trong một trang và trả lời các câu hỏi sau:

• Chính xác đó là sản phẩm gì. Kích thước của từng cỡ, vật liệu theo từng bộ phận như dây đai, khóa, ruột nhồi và định lượng vải, màu sắc, cùng sản phẩm tham chiếu nếu có.
• Sản phẩm được đóng gói như thế nào. Bao bì bán lẻ hay đóng gói số lượng lớn, thẻ treo hay thẻ đầu bao bì, vị trí mã vạch, số sản phẩm trong mỗi thùng trong và thùng ngoài, cùng kích thước thùng nếu kho của bạn có quy định liên quan.
• Sản phẩm phải tuân thủ những yêu cầu nào. Nêu rõ thị trường. Sản phẩm điện tử cần hồ sơ CE và RoHS tại châu Âu, cùng FCC tại Hoa Kỳ. Đồ chơi bằng cao su và nhựa bán tại châu Âu phải tuân theo các hạn chế của REACH và quy định an toàn chung thuộc GPSR. Nếu chưa xác định được, hãy nói rõ và hỏi nhà cung cấp hiện có thể cung cấp những tài liệu nào.
• Số lượng bao nhiêu và mức giá mục tiêu là gì. Số lượng thực tế cho đơn đầu tiên, số lượng dự kiến khi đặt lại và giá vốn hàng về kho mà sản phẩm phải đạt được để có thể kinh doanh hiệu quả trên kệ của bạn.

Điểm cuối cùng có thể khiến bạn cảm thấy mình đang để lộ vị thế đàm phán. Thực tế không phải vậy. Khi biết mức giá mục tiêu, nhà cung cấp có thể cho bạn biết cần thay đổi vật liệu hoặc bao bì như thế nào để đạt mức đó. Nếu họ không thể tiến gần đến mục tiêu, cả hai bên sẽ tránh lãng phí một tháng.

Bước 2: chọn danh sách rút gọn gồm ba nhà cung cấp, không phải một

Gửi cùng một bản thông số kỹ thuật cho ba ứng viên và yêu cầu mỗi bên cung cấp cùng bốn thông tin ngay trong thư hỏi hàng đầu tiên: tên doanh nghiệp đã đăng ký, họ có sở hữu dây chuyền sản xuất sản phẩm này hay không, báo giá theo hai mức số lượng của bạn và các điều kiện xuất khẩu họ có thể báo giá. Câu trả lời sẽ giúp phân loại đối tác nghiêm túc với đơn vị bán lại nhanh hơn nhiều so với việc đọc hàng loạt catalogue.

Hãy thực hiện đầy đủ các bước xác minh đối với danh sách rút gọn trước khi thanh toán bất kỳ khoản nào, kể cả tiền mẫu. Việc kiểm tra giấy phép và xác định đó là nhà máy hay công ty thương mại chỉ mất một ngày nhưng sẽ thay đổi cách bạn đánh giá mọi báo giá sau đó. Công ty thương mại không phải là lý do để loại bỏ, miễn là bạn biết rõ mình đang mua qua mô hình nào.

Bước 3: đặt mẫu và cách đánh giá mẫu

Hãy chuẩn bị trả phí mẫu và phí chuyển phát, đồng thời coi đây là khoản bảo hiểm rẻ nhất trong toàn bộ quy trình. Yêu cầu sản xuất mẫu theo thông số kỹ thuật của bạn, không lấy hàng có sẵn trong kho, và yêu cầu đóng mẫu bằng loại bao bì đã chỉ định. Mẫu có sẵn cho biết nhà cung cấp hiện đang sản xuất được gì. Mẫu làm theo yêu cầu cho biết họ có thực sự đọc tài liệu của bạn hay không.

Khi nhận được mẫu, hãy kiểm tra lần lượt từng dòng trong thông số kỹ thuật và đối chiếu với cách sản phẩm sẽ được sử dụng thực tế. Với phụ kiện dắt thú cưng, hãy kéo thử các chi tiết kim khí, kiểm tra mật độ đường may tại các điểm chịu lực và quan sát mép dây đai. Với giường và sản phẩm mềm, hãy cân sản phẩm, kiểm tra khóa kéo, ruột nhồi và mùi. Với máy cho ăn và đài phun nước, hãy vận hành trong một tuần bằng nguồn điện và ứng dụng của chính bạn. Chụp lại mọi chi tiết, ghi rõ từng sai lệch và gửi danh sách cho nhà cung cấp. Mẫu đã chỉnh sửa sẽ trở thành mẫu duyệt: một bản được giữ tại nhà máy, một bản do bạn giữ và đơn đặt hàng phải dẫn chiếu mẫu đó bằng tên cụ thể.

Mẫu không phải là lô sản xuất hàng loạt. Việc thu hẹp khoảng cách giữa hai bên là vấn đề của khâu kiểm hàng, được trình bày bên dưới và trong hướng dẫn xác minh.

Bước 4: đọc báo giá theo tổng giá vốn hàng về kho

Đơn giá chỉ có thể so sánh với đơn giá khác khi cùng áp dụng một điều kiện giao hàng. Các nhà cung cấp Trung Quốc báo giá theo Incoterms, và ba chữ cái sẽ quyết định mức giá bao gồm những khoản nào.

Điều kiện	Giá bao gồm	Bạn thu xếp và thanh toán
EXW	Hàng hóa tại cửa nhà máy	Mọi công đoạn từ nhà máy trở đi, bao gồm thủ tục xuất khẩu tại Trung Quốc
FOB	Hàng đã được xếp lên phương tiện vận tải tại cảng Trung Quốc và hoàn tất thủ tục xuất khẩu	Cước đường biển hoặc đường hàng không, bảo hiểm, thủ tục nhập khẩu, thuế và giao hàng
CIF	Cước vận chuyển và bảo hiểm đến cảng của bạn	Thủ tục nhập khẩu, thuế, phí cảng và giao hàng
DAP	Giao đến địa chỉ của bạn nhưng chưa thông quan nhập khẩu	Thủ tục nhập khẩu và thuế
DDP	Giao đến địa chỉ của bạn và đã nộp thuế	Về lý thuyết, không phải trả thêm khoản nào

Đối với đơn mua trực tiếp đầu tiên, FOB thường là điều kiện phù hợp: nhà cung cấp xử lý chặng vận chuyển họ thực hiện hằng tuần, còn đơn vị giao nhận của bạn xử lý chặng liên quan đến cơ quan hải quan tại thị trường nhập khẩu. DDP có vẻ đơn giản nhất nhưng cũng là nơi người mua lần đầu dễ gặp thiệt hại, vì mức giá DDP từ một nhà cung cấp không đăng ký tư cách nhà nhập khẩu tại quốc gia của bạn sẽ phụ thuộc vào độ chính xác của tờ khai hải quan do một bên khác đứng tên. Cơ chế cụ thể theo từng thị trường, bao gồm mức thuế và đối tượng được xem là nhà nhập khẩu, được trình bày trong các hướng dẫn dành cho Hoa Kỳ và châu Âu.

Hãy tính tổng giá vốn hàng về kho trước khi so sánh nhà cung cấp: đơn giá, cộng chi phí vận chuyển nội địa và xuất khẩu nếu điều kiện giao hàng chưa bao gồm, cộng cước vận chuyển, thuế và phí thông quan, cộng chi phí giao đến kho của bạn, sau đó chia cho số đơn vị hàng có thể bán được. Yêu cầu mỗi nhà cung cấp báo giá FOB theo cả hai mức số lượng, đồng thời nêu rõ MOQ, thời gian sản xuất tính theo ngày kể từ khi nhận tiền đặt cọc, thời hạn hiệu lực của báo giá và mọi chi phí khuôn hoặc bản in đối với sản phẩm tùy chỉnh. Báo giá thiếu bất kỳ nội dung nào trong số đó đều chưa hoàn chỉnh.

Bước 5: điều khoản thanh toán giúp bảo vệ đơn hàng

Cấu trúc tiêu chuẩn cho đơn mua trực tiếp là chuyển khoản ngân hàng 30% khi xác nhận đơn hàng và 70% trước khi giao hàng, trong đó khoản còn lại được thanh toán sau khi có báo cáo kiểm hàng hoặc bản sao vận đơn. Cấu trúc này trở thành tiêu chuẩn vì cân bằng lợi ích của hai bên: tiền đặt cọc chi trả cho việc nhà máy mua nguyên vật liệu, còn khoản thanh toán cuối là đòn bẩy của người mua cho đến khi hàng hóa được xác nhận đạt yêu cầu.

• Thanh toán cho doanh nghiệp, tuyệt đối không trả cho cá nhân. Tên người thụ hưởng trên thông tin ngân hàng phải trùng với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong hồ sơ xác minh của bạn. Yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân hoặc cho một doanh nghiệp khác là hình thức gian lận phổ biến nhất. Khi gặp trường hợp này, hãy dừng giao dịch thay vì đàm phán.
• Không trả trước toàn bộ cho đơn hàng đầu tiên, bất kể mức chiết khấu hấp dẫn đến đâu. Khoản chiết khấu đó chính là cái giá bạn phải trả để từ bỏ đòn bẩy của mình.
• Dịch vụ ký quỹ của sàn giao dịch như Trade Assurance của Alibaba hữu ích đối với đơn hàng trên nền tảng vì tiền được giữ lại cho đến khi bạn xác nhận đã nhận hàng. Tuy nhiên, hãy đọc quy tắc giải quyết tranh chấp trước khi dựa vào dịch vụ này: cơ chế đó bảo vệ bạn trước việc không giao hàng tốt hơn nhiều so với tranh chấp về chất lượng.
• Thư tín dụng xứng đáng với chi phí ngân hàng đối với các đơn hàng lớn. Với đơn hàng đầu tiên có giá trị nhỏ, chi phí thường cao hơn lợi ích bảo vệ.

Ghi lịch thanh toán, đồng tiền thanh toán và cách phân bổ phí ngân hàng vào đơn đặt hàng, cùng với thông tin tham chiếu mẫu duyệt và quyền kiểm hàng được trình bày tiếp theo.

Bước 6: sản xuất, kiểm hàng và phê duyệt

Đơn đặt hàng cần đính kèm thông số kỹ thuật và nêu tên mẫu duyệt, quy cách đóng gói và ký mã hiệu thùng, thời gian sản xuất, điều kiện Incoterm và quyền kiểm hàng. Yêu cầu lịch sản xuất có ngày nguyên vật liệu về nhà máy và ngày dự kiến hoàn thành, đồng thời yêu cầu hình ảnh tại cả hai thời điểm. Nhà cung cấp chủ động gửi hình ảnh mà không cần nhắc nhở là bên đang trực tiếp vận hành dây chuyền sản xuất. Bên im lặng trong bốn tuần có thể đang chờ một đơn vị khác.

Đặt lịch kiểm hàng trước khi giao khi ít nhất 80% sản lượng đã hoàn thành, thông qua công ty kiểm định độc lập hoặc kiểm tra trực tiếp nếu giá trị đơn hàng đủ lớn. Nhân viên kiểm định chọn ngẫu nhiên các thùng theo kế hoạch AQL, đối chiếu sản phẩm với mẫu duyệt, đồng thời kiểm tra bao bì, nhãn và số lượng trong thùng. Với sản phẩm thú cưng, các lỗi đáng nêu rõ trong yêu cầu kiểm hàng gồm chi tiết kim khí không đạt thử nghiệm kéo, bộ phận nhỏ dễ bung rời, cạnh sắc trên sản phẩm đúc, mùi hóa chất nồng trên cao su và mút xốp, vải bị lem màu, cùng thiết bị điện tử không sạc được hoặc không ghép nối được. Báo cáo sẽ kết luận lô hàng đạt yêu cầu hoặc liệt kê những hạng mục cần làm lại, và khoản thanh toán còn lại chỉ được thực hiện sau khi lô hàng đạt kiểm định.

Bước 7: vận chuyển và thủ tục nhập khẩu

Mẫu và các lô hàng rất nhỏ được gửi bằng dịch vụ chuyển phát. Với lô lớn hơn, vận tải hàng không phù hợp với hàng nhẹ, cần gấp hoặc có giá trị cao như thiết bị thông minh, còn vận tải đường biển phù hợp với các mặt hàng khác. Giường, cây mèo, lồng vận chuyển và đồ chơi đóng theo thùng là những mặt hàng chiếm nhiều thể tích. Nếu chưa đủ một container, bạn vận chuyển theo hình thức LCL, ghép chung container và trả phí theo mét khối. Đây là lúc giường hút chân không và đồ nội thất đóng gói phẳng phát huy hiệu quả đóng gói.

Hãy chỉ định một đơn vị giao nhận tại quốc gia của bạn trước khi hàng sẵn sàng, không phải sau đó. Đơn vị giao nhận sẽ báo cước, đặt chỗ, nhận hàng theo điều kiện FOB của bạn và trong hầu hết trường hợp sẽ làm đại lý hải quan khi hàng đến. Bạn cần hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói từ nhà cung cấp, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không từ hãng vận tải, cùng các tài liệu tuân thủ mà thị trường yêu cầu, được giải thích trong các hướng dẫn nhập khẩu liên kết ở trên.

Bước 8: lợi nhuận nằm ở đơn hàng lặp lại

Đơn mua trực tiếp đầu tiên có chi phí cao trên mỗi sản phẩm vì mọi khâu đều được thực hiện lần đầu: làm mẫu, thử nghiệm, đặt số lượng nhỏ và sử dụng container chưa đầy. Hiệu quả kinh tế của việc mua trực tiếp xuất hiện ở đơn hàng thứ hai và thứ ba, khi thông số kỹ thuật đã ổn định, mẫu duyệt đã có, nhà cung cấp đã biết quy cách đóng gói của bạn và số lượng hàng lấp đầy nhiều không gian container hơn. Hãy xem đơn đầu tiên là chi phí để xây dựng nền tảng đó, giữ số lượng đủ nhỏ để bạn vẫn chịu được nếu xảy ra sai sót, đồng thời ghi lại mọi điểm cần chỉnh sửa để chúng không lặp lại trong đơn hàng sau.

Việc gom hàng cũng rất quan trọng: bốn sản phẩm từ bốn nhà máy đồng nghĩa với bốn khoản đặt cọc, bốn đợt kiểm hàng và bốn lô thùng chưa đầy trong cùng một container. Đây là lý do thực tế để sử dụng công ty thương mại khi danh mục của bạn mở rộng ra ngoài một dòng sản phẩm.

Những sai lầm gây tổn thất lớn nhất

1. Lựa chọn dựa trên đơn giá rồi mới phát hiện chênh lệch trong tổng giá vốn hàng về kho.
2. Bỏ qua mẫu làm theo thông số để tiết kiệm hai tuần, sau đó phát hiện sai lệch trên toàn bộ đơn hàng.
3. Thanh toán trước toàn bộ hoặc trả tiền cho bất kỳ ai ngoài doanh nghiệp đã đăng ký.
4. Đơn đặt hàng không đính kèm thông số kỹ thuật, khiến tranh chấp về nội dung đã đặt không có căn cứ đối chiếu.
5. Không tính đến bao bì cho đến khi sản xuất xong, sau đó phải trả phí đóng gói lại.
6. Chấp nhận DDP mà không biết ai là nhà nhập khẩu đứng tên.
7. Phân bổ đơn hàng đầu tiên cho quá nhiều nhà cung cấp đến mức không thể giám sát đầy đủ.

Vai trò của AXISLINK

AXISLINK TRADING LIMITED là công ty thương mại tại Hồng Kông, có các đơn vị liên kết ở Nghĩa Ô và Thâm Quyến. Chúng tôi mua hàng ở cấp nhà máy, quản lý thông số kỹ thuật và mẫu duyệt xuyên suốt các nhà cung cấp tham gia một đơn hàng, thực hiện kiểm hàng, đồng thời báo giá FOB hoặc giá giao đến nơi với MOQ và thời gian sản xuất được nêu rõ trong báo giá. Với người mua muốn tự quản lý quan hệ trực tiếp với nhà máy cho một sản phẩm, đây không phải là cấu trúc phù hợp và chúng tôi sẽ nói rõ điều đó. Với người mua kinh doanh một danh mục gồm đồ chơi, phụ kiện dắt thú cưng, giường và cây mèo cùng thiết bị thông minh, mô hình này mang lại một đối tác, một đợt kiểm hàng và một container.

Trang danh mục sản phẩm giới thiệu các mặt hàng chúng tôi đang cung cấp, kèm số lượng đặt hàng tối thiểu trên từng trang, còn nội dung trọng tâm về tìm nguồn hàng được tổng hợp tại tìm nguồn đồ dùng thú cưng từ Trung Quốc. Nếu bạn đã có thông số kỹ thuật và số lượng, hãy gửi cho chúng tôi để nhận báo giá từ các nhà cung cấp thực tế thay vì mức trung bình của ngành hàng: yêu cầu báo giá qua trang liên hệ hoặc gửi email đến sales@axislinktrading.com.