Dierenbenodigdheden rechtstreeks uit China inkopen

Rechtstreeks inkopen betekent dat de factuur afkomstig is van een fabriek of een Chinese handelsonderneming, en niet van een distributeur in uw eigen land. De stukprijs daalt, maar in ruil daarvoor neemt u het werk over dat de distributeur voor u deed: de specificatie opstellen, de goederen controleren, het geld veilig overmaken en de zending door de douane krijgen. Op deze pagina staat in welke volgorde u dat werk moet uitvoeren. Daarbij gaan we ervan uit dat u al hebt besloten dat rechtstreekse inkoop het juiste model is voor uw winkel. Zo niet, lees dan eerst de vergelijking rechtstreeks uit China inkopen versus inkopen bij een binnenlandse distributeur.

Twee onderwerpen worden bewust op afzonderlijke pagina's behandeld. Waar u potentiële leveranciers vindt, leest u in fabrikanten van huisdierproducten in China vinden. De controles waarmee u een echte zakenpartner onderscheidt van een partij die alleen catalogi doorstuurt, staan in een Chinese leverancier van huisdierproducten verifiëren. Hieronder behandelen we de transactie zelf, van specificatie tot herhaalbestelling.

Stap 1: stel de specificatie op voordat u iemand benadert

De meeste eerste bestellingen lopen al mis voordat de eerste e-mail is verzonden, omdat de inkoper een prijs vraagt voor een product dat alleen als foto bestaat. Een leverancier die op basis van een vaag verzoek offreert, kiest het goedkoopste product dat aan de omschrijving voldoet. Dat is dan ook het monster dat u ontvangt.

Een bruikbare specificatie voor een huisdierproduct past op één pagina en beantwoordt de volgende vragen:

• Wat is het product precies? Afmetingen per maat, materialen per onderdeel, zoals band, gesp, vulling en stofgewicht, kleuren en, indien aanwezig, het referentieproduct.
• Hoe wordt het verpakt? Consumentenverpakking of bulkverpakking, hanglabel of kopkaart, plaatsing van de barcode, aantal stuks per binnendoos en omdoos, en de doosafmetingen als uw magazijn daarvoor voorschriften hanteert.
• Aan welke eisen moet het voldoen? Vermeld de afzetmarkt. Voor elektronica zijn in Europa CE- en RoHS-documenten nodig en in de Verenigde Staten FCC-documenten. Voor rubberen en kunststof speelgoed dat in Europa wordt verkocht, gelden de beperkingen van REACH en de algemene veiligheidsregels van GPSR. Weet u dit nog niet, geef dat dan aan en vraag welke documentatie de leverancier al kan verstrekken.
• Hoeveel hebt u nodig en tegen welke doelprijs? Een realistische hoeveelheid voor de eerste bestelling, de verwachte hoeveelheid bij herhaalbestellingen en de kostprijs inclusief invoer en levering die nodig is om het product rendabel in uw assortiment op te nemen.

Bij het laatste punt kan het voelen alsof u uw onderhandelingspositie prijsgeeft. Dat is niet zo. Een leverancier die uw doelprijs kent, kan aangeven met welke aanpassing van materiaal of verpakking u die prijs bereikt. Een leverancier die niet in de buurt kan komen, bespaart beide partijen een maand werk.

Stap 2: selecteer drie leveranciers, niet één

Stuur dezelfde specificatie naar drie kandidaten en vraag in uw eerste aanvraag bij elk van hen om dezelfde vier zaken: de geregistreerde bedrijfsnaam, of zij zelf de productielijn voor dit product bezitten, een offerte voor uw twee aantallen en de leveringsvoorwaarden waaronder zij kunnen offreren. Aan de antwoorden ziet u sneller welke partijen serieuze zakenpartners zijn en welke wederverkopers, dan na uren catalogi doornemen.

Onderwerp de geselecteerde leveranciers aan de verificatiecontroles voordat u ergens voor betaalt, ook voordat u monsters bestelt. Een controle van de bedrijfsvergunning en duidelijkheid over de vraag of u met een fabriek of handelsonderneming te maken hebt, kosten één dag en bepalen hoe u elke volgende offerte beoordeelt. Een handelsonderneming hoeft geen reden voor afwijzing te zijn, zolang u maar weet bij welk type partij u inkoopt.

Stap 3: monsters en wat u ermee moet doen

Ga ervan uit dat u voor de monsters en de koerier betaalt, en beschouw dit als de goedkoopste verzekering in het hele proces. Vraag om een monster dat volgens uw specificatie wordt gemaakt, niet om een exemplaar uit voorraad, en laat het leveren in de verpakking die u hebt voorgeschreven. Een voorraadmonster laat zien wat de leverancier al maakt. Een maatwerkmonster laat zien of de leverancier uw document heeft gelezen.

Controleer het monster na ontvangst regel voor regel aan de hand van de specificatie en test het zoals het product in de praktijk zal worden gebruikt. Trek bij uitlaatproducten aan het beslag, controleer de steekdichtheid op de belaste punten en bekijk de randen van het bandmateriaal. Weeg manden, kussens en andere textielproducten, controleer de rits en de vulling en let op de geur. Laat voerautomaten en drinkfonteinen een week draaien op uw eigen stroomnet en met uw eigen app. Fotografeer alles, noteer elke afwijking en stuur de lijst terug. Het gecorrigeerde monster wordt het goedkeuringsmonster: één exemplaar blijft bij de fabriek, één bij u, en in de inkooporder wordt er met naam naar verwezen.

Het monster is niet gelijk aan de productieserie. Het dichten van dat verschil is een kwestie van inspectie, zoals hieronder en in de verificatiegids wordt uitgelegd.

Stap 4: beoordeel de offerte op basis van de totale kostprijs

Een stukprijs kan alleen met een andere stukprijs worden vergeleken als dezelfde leveringsvoorwaarden gelden. Chinese leveranciers offreren op basis van Incoterms, en die drie letters bepalen wat in het bedrag is inbegrepen.

Voorwaarde	De prijs omvat	U regelt en betaalt
EXW	Goederen bij de fabriekspoort	Alles vanaf de fabriek, inclusief Chinese uitvoeraangifte
FOB	Goederen geladen in de Chinese haven en ingeklaard voor uitvoer	Zee- of luchtvracht, verzekering, invoeraangifte, invoerrechten en levering
CIF	Vracht en verzekering tot uw haven	Invoeraangifte, invoerrechten, havenkosten en levering
DAP	Levering op uw adres, niet ingeklaard	Invoeraangifte en invoerrechten
DDP	Levering op uw adres, inclusief betaalde invoerrechten	In theorie niets meer

Voor een eerste rechtstreekse bestelling is FOB doorgaans de juiste voorwaarde. De leverancier verzorgt het deel van het traject dat hij wekelijks afhandelt, en uw eigen expediteur verzorgt het deel waarbij uw douaneautoriteit betrokken is. DDP lijkt het eenvoudigst, maar juist daar lopen beginnende inkopers risico. Een DDP-prijs van een leverancier die in uw land niet als importeur is geregistreerd, is namelijk afhankelijk van de juistheid van de douaneaangifte van een andere partij. De specifieke procedures per markt, waaronder invoerrechten en wie als importeur geldt, vindt u in de gidsen voor de Verenigde Staten en Europa.

Bereken de totale kostprijs voordat u leveranciers vergelijkt: de stukprijs, plus binnenlands transport en uitvoerkosten als die niet door de leveringsvoorwaarde worden gedekt, plus vracht, invoerrechten en inklaringskosten, plus levering aan uw magazijn, gedeeld door het aantal verkoopbare stuks. Vraag elke leverancier om voor beide aantallen een FOB-offerte uit te brengen en daarbij de MOQ, de levertijd in dagen vanaf de aanbetaling, de geldigheidsduur van de prijs en eventuele kosten voor gereedschappen of drukplaten bij maatwerk te vermelden. Een offerte waarin een van deze punten ontbreekt, is niet compleet.

Stap 5: betalingsvoorwaarden die de bestelling beschermen

De gebruikelijke betalingsstructuur voor een rechtstreekse bestelling is een bankoverschrijving van 30% bij bevestiging van de bestelling en 70% vóór verzending. Het saldo wordt vrijgegeven na ontvangst van het inspectierapport of een kopie van het cognossement. Deze structuur is gangbaar omdat zij de belangen van beide partijen in evenwicht brengt: de aanbetaling dekt de materiaalaankoop van de fabriek, terwijl het openstaande saldo de inkoper onderhandelingskracht geeft totdat de goederen zijn goedgekeurd.

• Betaal het bedrijf, nooit een persoon. De naam van de begunstigde bij de bankgegevens moet overeenkomen met de geregistreerde bedrijfsnaam uit uw verificatie. Een verzoek om naar een privérekening of een ander bedrijf over te maken, is het meest voorkomende fraudepatroon. Dat is een reden om te stoppen, niet om te onderhandelen.
• Betaal een eerste bestelling niet volledig vooraf, hoe aantrekkelijk de korting ook is. De korting is de prijs die u betaalt voor het verlies van uw onderhandelingspositie.
• Derdenrekening van een handelsplatform, zoals Trade Assurance van Alibaba, is nuttig voor bestellingen via het platform omdat het geld wordt vastgehouden totdat u de ontvangst bevestigt. Lees wel de geschillenregels voordat u erop vertrouwt. De bescherming tegen niet-levering is veel sterker dan bij een kwaliteitsgeschil.
• Een documentair krediet rechtvaardigt de bankkosten bij grotere bestellingen. Bij een kleine eerste bestelling zijn de kosten meestal hoger dan de geboden bescherming waard is.

Neem het betalingsschema, de valuta en de verdeling van de bankkosten op in de inkooporder, samen met de verwijzing naar het goedkeuringsmonster en het hierna beschreven inspectierecht.

Stap 6: productie, inspectie en goedkeuring

Voeg de specificatie als bijlage bij de inkooporder en vermeld daarin het goedkeuringsmonster, de verpakking en doosmarkeringen, de levertijd, de Incoterm en het inspectierecht. Vraag om een productieplanning met een datum waarop de materialen binnenkomen en een verwachte voltooiingsdatum, en vraag op beide momenten om foto's. Een leverancier die deze zonder herinnering verstuurt, beheert daadwerkelijk een productielijn. Een partij die vier weken niets laat horen, wacht waarschijnlijk op iemand anders.

Boek een inspectie vóór verzending wanneer de productie voor ten minste 80% is voltooid, via een onafhankelijk inspectiebedrijf of, als de omvang van de bestelling dat rechtvaardigt, persoonlijk. De inspecteur neemt volgens een AQL-plan willekeurige monsters uit dozen, vergelijkt het product met het goedkeuringsmonster en controleert de verpakking, etiketten en aantallen per doos. Neem voor huisdierproducten in de inspectieopdracht specifiek de volgende mogelijke gebreken op: beslag dat een trektest niet doorstaat, kleine onderdelen die loskomen, scherpe randen aan gevormde producten, een sterke chemische geur bij rubber en schuim, kleurafgifte van stoffen en elektronica die niet oplaadt of koppelt. Het rapport keurt de partij goed of vermeldt wat moet worden hersteld. De betaling van het saldo wacht tot de partij is goedgekeurd.

Stap 7: vracht en invoer

Monsters en zeer kleine partijen worden per koerier vervoerd. Voor grotere zendingen is luchtvracht geschikt voor lichte, urgente of kostbare goederen, zoals slimme apparaten. Voor alle overige producten is zeevracht geschikter. Manden, krabmeubels, transportboxen en speelgoed in omdozen nemen veel volume in. Bij minder dan een volledige container verzendt u als LCL, waarbij u een container deelt en per kubieke meter betaalt. Vacuümverpakte manden en plat verpakte meubels leveren daardoor direct verpakkingsvoordeel op.

Schakel een expediteur in uw eigen land in voordat de goederen gereed zijn, niet erna. De expediteur offreert de vracht, reserveert de laadruimte, haalt de goederen volgens uw FOB-voorwaarden op en treedt bij aankomst meestal ook op als uw douane-expediteur. U hebt een handelsfactuur en paklijst van de leverancier nodig, het cognossement of de luchtvrachtbrief van de vervoerder en de conformiteitsdocumenten die uw markt vereist. Deze worden toegelicht in de hierboven genoemde invoergidsen.

Stap 8: de marge ontstaat bij de herhaalbestelling

Een eerste rechtstreekse bestelling is per stuk duur, omdat alles voor het eerst wordt gedaan: monsters, tests, een kleine hoeveelheid en een gedeeltelijk gevulde container. De economische voordelen van rechtstreekse inkoop worden zichtbaar bij de tweede en derde bestelling. Dan ligt de specificatie vast, bestaat het goedkeuringsmonster, kent de leverancier uw verpakkingsvereisten en vult de hoeveelheid een groter deel van de container. Beschouw de eerste bestelling als de investering die nodig is om die positie op te bouwen, houd de omvang klein genoeg om een fout te kunnen opvangen en leg elke correctie vast, zodat geen ervan terugkomt in de herhaalbestelling.

Consolidatie speelt hier eveneens een belangrijke rol. Vier producten van vier fabrieken betekenen vier aanbetalingen, vier inspecties en vier gedeeltelijke partijen dozen in één container. Dat is het overtuigende argument voor een handelsonderneming zodra uw assortiment meer dan één productfamilie omvat.

De fouten die het meeste kosten

1. Kiezen op basis van de stukprijs en het verschil pas ontdekken in de totale kostprijs.
2. Het maatwerkmonster overslaan om twee weken te besparen en vervolgens dezelfde afwijking in de volledige bestelling aantreffen.
3. Het volledige bedrag vooraf betalen of betalen aan iemand anders dan het geregistreerde bedrijf.
4. Een inkooporder zonder bijgevoegde specificatie, waardoor er geen referentie is bij een geschil over wat is besteld.
5. Pas aan de verpakking denken nadat de productie is voltooid en vervolgens voor herverpakking moeten betalen.
6. DDP accepteren zonder te weten wie de officiële importeur is.
7. Een eerste bestelling over te veel leveranciers verdelen om ze nog goed te kunnen begeleiden.

De rol van AXISLINK

AXISLINK TRADING LIMITED is een handelsonderneming uit Hongkong met gelieerde entiteiten in Yiwu en Shenzhen. Wij kopen rechtstreeks op fabrieksniveau in, beheren de specificatie en het goedkeuringsmonster voor alle leveranciers binnen een bestelling, voeren de inspectie uit en offreren op basis van FOB of leveringsvoorwaarden tot bestemming, waarbij de MOQ en levertijd in de offerte worden vermeld. Voor een inkoper die voor één product zelf een rechtstreekse relatie met een fabriek wil beheren, is dit niet de juiste structuur. Dat zullen wij ook duidelijk aangeven. Voor een inkoper die een assortiment samenstelt van speelgoed, uitlaatproducten, manden en krabmeubels en slimme apparaten, betekent dit één zakenpartner, één inspectie en één container.

In het productassortiment ziet u welke producten wij al voeren, met op elke pagina de minimale bestelhoeveelheid. Alle informatie over inkoop vindt u onder dierenbenodigdheden inkopen uit China. Hebt u al een specificatie en een gewenst aantal, stuur die dan naar ons op. Wij maken een offerte op basis van echte leveranciers in plaats van een categoriegemiddelde. Vraag een offerte aan via de contactpagina of mail naar sales@axislinktrading.com.