Jak kupować artykuły zoologiczne bezpośrednio z Chin

Zakup bezpośredni oznacza, że fakturę wystawia fabryka lub chińska firma handlowa, a nie dystrybutor w Twoim kraju. Cena jednostkowa spada, ale w zamian przejmujesz zadania, które wcześniej wykonywał za Ciebie dystrybutor: przygotowanie specyfikacji, kontrolę towaru, bezpieczne przekazanie płatności i odprawę celną przesyłki. Na tej stronie przedstawiamy właściwą kolejność tych działań. Zakładamy, że model bezpośredni jest odpowiedni dla Twojego sklepu. Jeśli nie masz jeszcze pewności, najpierw przeczytaj porównanie bezpośredniego zakupu z Chin i zakupu od krajowego dystrybutora.

Dwa zagadnienia zostały celowo omówione na osobnych stronach. Źródła potencjalnych dostawców przedstawiamy w poradniku jak znaleźć producentów artykułów zoologicznych w Chinach, a metody pozwalające odróżnić rzeczywistego kontrahenta od pośrednika przekazującego katalog opisujemy w poradniku jak zweryfikować chińskiego dostawcę artykułów zoologicznych. Poniżej skupiamy się na samej transakcji, od specyfikacji po ponowne zamówienie.

Krok 1: przygotuj specyfikację przed kontaktem z dostawcami

Większość pierwszych zamówień zaczyna zmierzać w złym kierunku jeszcze przed wysłaniem pierwszej wiadomości, ponieważ kupujący pyta o cenę produktu przedstawionego wyłącznie na zdjęciu. Dostawca wyceniający nieprecyzyjne zapytanie zaoferuje najtańszy wyrób pasujący do opisu i właśnie taki produkt otrzymasz jako próbkę.

Praktyczna specyfikacja artykułu zoologicznego mieści się na jednej stronie i odpowiada na następujące pytania:

• Czym dokładnie jest produkt. Wymiary każdego rozmiaru, materiały poszczególnych elementów, takich jak taśma, klamra, wypełnienie i gramatura tkaniny, kolory oraz produkt wzorcowy, jeśli został wskazany.
• Jak ma być zapakowany. Opakowanie detaliczne lub zbiorcze, zawieszka lub kartonik nagłówkowy, umiejscowienie kodu kreskowego, liczba sztuk w kartonie wewnętrznym i zbiorczym oraz wymiary kartonu, jeśli Twój magazyn określa takie wymagania.
• Jakie wymagania musi spełniać. Wskaż rynek docelowy. Elektronika przeznaczona na rynek europejski wymaga dokumentacji CE i RoHS, a na rynek Stanów Zjednoczonych dokumentacji FCC. Gumowe i plastikowe zabawki sprzedawane w Europie podlegają ograniczeniom REACH oraz ogólnym zasadom bezpieczeństwa wynikającym z GPSR. Jeśli nie znasz jeszcze wymagań, poinformuj o tym i zapytaj, jaką dokumentację dostawca może już przedstawić.
• Ile sztuk potrzebujesz i w jakiej cenie. Realistyczna wielkość pierwszego zamówienia, przewidywana wielkość kolejnych zamówień oraz docelowa cena z dostawą, przy której sprzedaż produktu będzie opłacalna.

Ostatni punkt może sprawiać wrażenie ujawniania własnej pozycji negocjacyjnej. Tak jednak nie jest. Dostawca znający cenę docelową może wskazać, jaka zmiana materiału lub opakowania pozwoli ją osiągnąć. Jeśli nie jest w stanie nawet zbliżyć się do tego poziomu, oszczędza obu stronom miesiąc pracy.

Krok 2: wybierz wstępnie trzech dostawców, nie jednego

Wyślij tę samą specyfikację do trzech kandydatów i w pierwszym zapytaniu poproś każdego z nich o te same cztery informacje: zarejestrowaną nazwę firmy, potwierdzenie, czy posiada linię produkcyjną dla danego wyrobu, wycenę dla obu wskazanych ilości oraz dostępne warunki eksportowe. Odpowiedzi pozwolą odróżnić poważnych kontrahentów od odsprzedawców szybciej niż analiza dowolnej liczby katalogów.

Przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności, również za próbki, przeprowadź weryfikację wszystkich dostawców z krótkiej listy. Sprawdzenie licencji oraz ustalenie, czy kontrahent jest fabryką, czy firmą handlową, zajmuje jeden dzień i wpływa na sposób oceny każdej kolejnej oferty. Firma handlowa nie musi zostać odrzucona, pod warunkiem że świadomie wybierasz taki model zakupu.

Krok 3: próbki i sposób ich oceny

Przygotuj się na pokrycie kosztu próbek i przesyłki kurierskiej. Potraktuj ten wydatek jako najtańsze zabezpieczenie całego procesu. Poproś o wykonanie próbki zgodnie z Twoją specyfikacją, zamiast pobierania jej z magazynu, oraz o zastosowanie wskazanego opakowania. Próbka magazynowa pokazuje, co dostawca już produkuje. Próbka wykonana według specyfikacji pokazuje, czy dokładnie zapoznał się z dokumentem.

Po otrzymaniu próbki sprawdź ją punkt po punkcie względem specyfikacji oraz rzeczywistego sposobu użytkowania produktu. W przypadku akcesoriów spacerowych pociągnij za okucia, sprawdź gęstość ściegów w miejscach obciążenia i obejrzyj krawędzie taśmy. Legowiska i wyroby tekstylne należy zważyć, sprawdzić zamek błyskawiczny i wypełnienie oraz ocenić ich zapach. Karmidła i fontanny uruchom na tydzień, korzystając z własnej instalacji elektrycznej i aplikacji. Wszystko sfotografuj, zapisz każdą niezgodność i odeślij listę dostawcy. Poprawiona próbka staje się zatwierdzonym wzorcem: jeden egzemplarz pozostaje w fabryce, drugi u Ciebie, a zamówienie zakupu wskazuje go z nazwy.

Próbka nie jest partią produkcyjną. Sposobem na wyeliminowanie różnic jest kontrola, którą opisujemy poniżej oraz w poradniku dotyczącym weryfikacji.

Krok 4: oceniaj ofertę na podstawie kosztu z dostawą

Cenę jednostkową można porównać z inną ceną jednostkową tylko wtedy, gdy obie dotyczą tych samych warunków dostawy. Chińscy dostawcy stosują Incoterms, a trzyliterowy kod określa, co obejmuje podana kwota.

Warunek	Co obejmuje cena	Co organizujesz i opłacasz
EXW	Towar przy bramie fabryki	Wszystko od momentu odbioru z fabryki, w tym chińską odprawę eksportową
FOB	Towar załadowany w chińskim porcie i odprawiony do eksportu	Transport morski lub lotniczy, ubezpieczenie, odprawę importową, cło i dostawę
CIF	Transport i ubezpieczenie do Twojego portu	Odprawę importową, cło, opłaty portowe i dostawę
DAP	Dostawę pod Twój adres bez odprawy importowej	Odprawę importową i cło
DDP	Dostawę pod Twój adres z opłaconym cłem	Teoretycznie nic więcej

Przy pierwszym zamówieniu bezpośrednim zazwyczaj najlepiej wybrać FOB. Dostawca zajmuje się częścią transportu, którą realizuje co tydzień, a Twój spedytor obsługuje etap związany z krajowymi organami celnymi. DDP wydaje się najprostszą opcją, ale właśnie tutaj początkujący importerzy ponoszą straty. Jeżeli dostawca oferujący DDP nie jest zarejestrowanym importerem w Twoim kraju, jego cena zależy od poprawności zgłoszenia celnego dokonanego przez inny podmiot. Szczegóły procedur obowiązujących na poszczególnych rynkach, w tym stawki celne i zasady ustalania importera, znajdziesz w poradnikach dotyczących Stanów Zjednoczonych i Europy.

Przed porównaniem dostawców oblicz koszt z dostawą: cenę jednostkową powiększoną o transport krajowy i opłaty eksportowe, jeśli nie obejmują ich wybrane warunki, a następnie o fracht, cło i odprawę oraz dostawę do magazynu, podziel przez liczbę sztuk nadających się do sprzedaży. Poproś każdego dostawcę o ofertę FOB dla obu ilości oraz podanie MOQ, czasu realizacji w dniach od wpłaty zaliczki, okresu ważności ceny i wszelkich opłat za oprzyrządowanie lub przygotowanie matryc drukarskich przy zamówieniu indywidualnym. Oferta bez którejkolwiek z tych informacji jest niekompletna.

Krok 5: warunki płatności zabezpieczające zamówienie

Standardowy schemat płatności za zamówienie bezpośrednie to przelew bankowy w wysokości 30% po potwierdzeniu zamówienia oraz 70% przed wysyłką, przy czym pozostała kwota jest zwalniana po otrzymaniu raportu z kontroli lub kopii konosamentu. Ten model jest standardem, ponieważ równoważy interesy obu stron: zaliczka pokrywa zakup materiałów przez fabrykę, a pozostała kwota pozostaje narzędziem zabezpieczającym kupującego do czasu potwierdzenia zgodności towaru.

• Płać firmie, nigdy osobie prywatnej. Nazwa odbiorcy na danych bankowych musi odpowiadać zarejestrowanej nazwie firmy ustalonej podczas weryfikacji. Prośba o wpłatę na konto prywatne lub konto innej firmy to najczęstszy schemat oszustwa. W takiej sytuacji należy przerwać transakcję, a nie negocjować.
• Nie płać całej kwoty z góry przy pierwszym zamówieniu, bez względu na wysokość rabatu. Rabat jest ceną utraty Twojego zabezpieczenia negocjacyjnego.
• Rachunek powierniczy platformy, taki jak Trade Assurance serwisu Alibaba, jest przydatny przy zamówieniach składanych na platformie, ponieważ środki pozostają zablokowane do chwili potwierdzenia odbioru. Zanim jednak na nim polegasz, przeczytaj zasady rozstrzygania sporów. Rozwiązanie to znacznie lepiej chroni przed brakiem wysyłki niż w przypadku sporu o jakość.
• Akredytywa jest warta związanych z nią opłat bankowych przy większych zamówieniach. W przypadku niewielkiego pierwszego zamówienia koszt zwykle przewyższa wartość ochrony.

W zamówieniu zakupu określ harmonogram płatności, walutę i podział opłat bankowych, a także oznaczenie zatwierdzonej próbki oraz opisane poniżej prawo do kontroli.

Krok 6: produkcja, kontrola i zatwierdzenie

Do zamówienia zakupu należy dołączyć specyfikację i wskazać zatwierdzoną próbkę, wymagania dotyczące pakowania i oznaczeń kartonów, czas realizacji, warunki dostawy oraz prawo do kontroli. Poproś o harmonogram produkcji zawierający datę przyjęcia materiałów i przewidywany termin zakończenia, a także o zdjęcia z obu etapów. Dostawca, który wysyła je bez przypominania, rzeczywiście zarządza linią produkcyjną. Ten, który milczy przez cztery tygodnie, czeka na działania innego podmiotu.

Zleć kontrolę przedwysyłkową, gdy produkcja będzie ukończona w co najmniej 80%, korzystając z niezależnej firmy kontrolnej albo, jeśli uzasadnia to wartość zamówienia, przeprowadzając ją osobiście. Inspektor wybiera losowo kartony zgodnie z planem AQL, porównuje produkt z zatwierdzoną próbką oraz sprawdza opakowania, etykiety i liczbę sztuk w kartonach. W zleceniu kontroli artykułów zoologicznych warto wymienić typowe niezgodności: okucia, które nie przechodzą próby rozciągania, odłączające się drobne elementy, ostre krawędzie wyrobów formowanych, intensywny chemiczny zapach gumy i pianki, farbowanie tkanin oraz urządzenia elektroniczne, których nie można naładować lub sparować. Raport zatwierdza partię albo wskazuje wymagane poprawki, a pozostała płatność czeka na pozytywny wynik.

Krok 7: transport i formalności importowe

Próbki i bardzo małe partie wysyła się kurierem. Przy większych ilościach transport lotniczy jest odpowiedni dla lekkich, pilnych lub wartościowych towarów, takich jak inteligentne urządzenia, a transport morski dla pozostałych produktów. Legowiska, drapaki, transportery i zabawki pakowane w kartony zajmują dużo przestrzeni. Jeśli ładunek nie wypełnia kontenera, wysyłasz go jako drobnicę LCL, dzieląc kontener z innymi importerami i płacąc za metr sześcienny. Właśnie tutaj pakowanie próżniowe legowisk i konstrukcja mebli do samodzielnego montażu przynoszą największe oszczędności.

Wybierz spedytora w swoim kraju, zanim towar będzie gotowy, a nie później. Spedytor przedstawia wycenę frachtu, rezerwuje miejsce, odbiera towar zgodnie z warunkami FOB i w większości przypadków występuje jako Twój przedstawiciel celny po przybyciu przesyłki. Potrzebujesz faktury handlowej i listy pakowej od dostawcy, konosamentu lub lotniczego listu przewozowego od przewoźnika oraz dokumentów zgodności wymaganych na Twoim rynku, które omówiono w podlinkowanych wyżej poradnikach importowych.

Krok 8: marża pojawia się przy ponownym zamówieniu

Pierwsze zamówienie bezpośrednie ma wysoki koszt jednostkowy, ponieważ wszystkie związane z nim działania wykonuje się po raz pierwszy: próbki, badania, niewielka ilość i częściowo wypełniony kontener. Korzyści ekonomiczne z zakupu bezpośredniego pojawiają się przy drugim i trzecim zamówieniu, gdy specyfikacja jest ustalona, zatwierdzona próbka już istnieje, dostawca zna wymagania dotyczące pakowania, a zamówiona ilość zajmuje większą część kontenera. Potraktuj pierwsze zamówienie jako koszt zbudowania tej pozycji. Zachowaj skalę pozwalającą przetrwać ewentualny błąd i zapisuj każdą korektę, aby nie powtarzać jej przy ponownym zamówieniu.

Konsolidacja również ma tutaj znaczenie. Cztery produkty z czterech fabryk oznaczają cztery zaliczki, cztery kontrole i cztery częściowe partie kartonów w jednym kontenerze. To uzasadnia współpracę z firmą handlową, gdy asortyment wykracza poza jedną rodzinę produktów.

Najbardziej kosztowne błędy

1. Wybór na podstawie ceny jednostkowej i późniejsze odkrycie różnicy w koszcie z dostawą.
2. Rezygnacja z próbki wykonanej według specyfikacji, aby zaoszczędzić dwa tygodnie, a następnie wykrycie niezgodności w całym zamówieniu.
3. Zapłata całej kwoty z góry lub dokonanie płatności na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowana firma.
4. Zamówienie zakupu bez załączonej specyfikacji, przez co spór dotyczący przedmiotu zamówienia nie ma punktu odniesienia.
5. Pominięcie opakowania aż do zakończenia produkcji, a następnie poniesienie kosztów przepakowania.
6. Zaakceptowanie DDP bez ustalenia, kto jest formalnym importerem.
7. Rozdzielenie pierwszego zamówienia między zbyt wielu dostawców, aby można było właściwie ich nadzorować.

Rola AXISLINK

AXISLINK TRADING LIMITED jest firmą handlową z Hongkongu, powiązaną z podmiotami w Yiwu i Shenzhen. Kupujemy bezpośrednio na poziomie fabryk, zarządzamy specyfikacją i zatwierdzonym wzorcem u wszystkich dostawców realizujących zamówienie, przeprowadzamy kontrolę oraz przedstawiamy oferty FOB lub z dostawą, wyraźnie podając MOQ i czas realizacji. Dla kupującego, który chce samodzielnie zarządzać relacją z fabryką w zakresie jednego produktu, nie jest to właściwy model i otwarcie o tym informujemy. Dla kupującego budującego asortyment obejmujący zabawki, akcesoria spacerowe, legowiska i drapaki oraz inteligentne urządzenia oznacza on jednego kontrahenta, jedną kontrolę i jeden kontener.

W sekcji asortyment produktów znajdziesz obecnie oferowane przez nas artykuły wraz z minimalnymi ilościami zamówienia na każdej stronie, a główne materiały dotyczące zaopatrzenia są dostępne w poradniku zaopatrzenie w artykuły zoologiczne z Chin. Jeśli masz już specyfikację i znasz potrzebną ilość, prześlij nam te informacje. Przygotujemy ofertę na podstawie cen rzeczywistych dostawców, a nie średniej dla kategorii. Poproś o wycenę na stronie kontaktowej lub napisz na sales@axislinktrading.com.