Zo neemt u contact op met een Chinese fabrikant van huisdierproducten

Om contact op te nemen met een Chinese fabrikant zoekt u de geregistreerde bedrijfsnaam op, benadert u het bedrijf via een kanaal dat een spoor achterlaat en maakt u uw eerste bericht concreet genoeg om een offerte op te baseren. Contactgegevens zijn zelden het probleem. De meeste kopers die zeggen dat Chinese fabrieken nooit antwoorden, stuurden een bericht waar het verkoopteam niets mee kon prijzen, via een kanaal waarin ze achter honderden anderen met dezelfde vage vraag in de wachtrij belandden.

De volgorde hieronder is geschreven voor huisdierproducten: waar contactgegevens vandaan komen, welk kanaal u gebruikt, wat u verstuurt, hoe u het antwoord leest en wanneer u opvolgt. Ze gaat ervan uit dat u al namen hebt om te benaderen. Zo niet, begin dan met hoe u fabrikanten van huisdierproducten in China vindt en kom daarna terug.

Begin bij de juridische entiteit, niet bij de advertentie

Een Chinese fabrikant kan tegelijk onder meerdere namen verschijnen: een winkelnaam op een marktplaats, een Engelse handelsnaam op de website en een geregistreerde Chinese naam op de bedrijfsvergunning. Alleen die laatste tekent contracten en ontvangt betalingen. Zoek vóór u een kanaal kiest de geregistreerde naam op, zodat u later kunt controleren dat het e-mailadres, het WeChat-account en de bankgegevens die u krijgt allemaal bij hetzelfde bedrijf horen.

Contactroutes die meestal naar de juiste entiteit leiden:

• Het marktplaatsprofiel. Alibaba, Made in China en Global Sources tonen meestal de geregistreerde bedrijfsnaam op het leveranciersprofiel. De inquiry-knop bereikt een verkoopvertegenwoordiger, en dat is prima voor een eerste contact.
• De eigen website van het bedrijf. Exporteurs hebben meestal een Engelstalige site met een verkoop-e-mailadres. Een adres op het eigen domein is een licht positief teken. Een gratis webmailadres komt bij kleine bedrijven veel voor en is geen reden tot afwijzing, maar controleer of de naam erachter overeenkomt met de vergunning.
• Exposantenlijsten van vakbeurzen. De Canton Fair en de gespecialiseerde huisdierbeurzen publiceren exposantenlijsten, en een visitekaartje van een stand geeft u een persoon met naam die u al heeft ontmoet.
• Het product zelf. Dozenmarkeringen, een testrapport of een certificaat op een product dat al in uw markt wordt verkocht, noemen vaak de maker. Goederen zo terugvolgen levert leveranciers op die al eerder naar uw markt hebben geleverd, en dat is de moeilijkst na te maken referentie.

Binnenlandse platforms zoals 1688 bevatten veel echte fabrieken, maar ze offreren voor de Chinese markt, in het Chinees, vaak zonder exportdocumenten. Gebruik ze alleen met een Chinese sprekende en een exportpartner aan uw kant.

Kies het kanaal bij de taak

Verschillende kanalen doen verschillend werk. Gebruik er meer dan één, maar bepaal welk kanaal het dossier bijhoudt.

Kanaal	Het best voor	Let op
Marktplaats-inquiry	Eerste contact, een schriftelijk spoor en het geschillenproces van het platform als u ook via het platform betaalt	Standaardantwoorden van een vertegenwoordiger die veel inquiries tegelijk afhandelt
E-mail	Specificaties, tekeningen, offertes en alles wat u later wilt kunnen citeren	Spamfilters aan beide kanten en antwoorden van adressen die niet bij het bedrijf horen
WeChat	Snelle vragen, foto's en korte video's van de productielijn	Beslissingen die nergens anders worden vastgelegd
Videogesprek	Bevestigen dat het bedrijf echt bestaat en de lijn, het magazijn of de samplekamer zien	Een showroom die van iedereen kan zijn, dus vraag om het specifieke proces te zien dat uw product nodig heeft
Beursstand	De persoon ontmoeten die uw e-mails gaat beantwoorden en het product in handen nemen	Stands van handelsbedrijven onder een fabrieksbanier

De meeste Chinese verkoopmedewerkers werken met WeChat en stellen voor daarnaartoe te verhuizen zodra het gesprek loopt, en dat is normaal. Sommige exportteams gebruiken WhatsApp, maar dat is op netwerken in het Chinese vasteland niet betrouwbaar bereikbaar, dus lees een traag WhatsApp-antwoord niet als gebrek aan interesse. Welk kanaal u ook dagelijks gebruikt, bevestig elke beslissing over specificatie, prijs, aantal en data per e-mail of in de platformthread, want dat is het dossier waarnaar u verwijst als de goederen verkeerd aankomen.

Schrijf een eerste bericht waar het verkoopteam een prijs op kan zetten

Het eerste bericht bepaalt in welke wachtrij u terechtkomt. Een verzoek dat leest als een echte bestelling gaat naar iemand die kan offreren, en een verzoek om een catalogus gaat naar degene die catalogi verstuurt. Houd het kort, in eenvoudig Engels met korte zinnen, en zet de details in een bijgevoegde specificatie van één pagina in plaats van in de berichttekst.

1. Wie u bent. Bedrijfsnaam, website of winkellink, de markt waarin u verkoopt en hoe u verkoopt: dierenwinkel, marktplaatswinkel, trimsalon of private label-merk.
2. Wat u wilt laten maken. Het product, materialen en maten, kleuren en de verpakking. Voor een tuig betekent dat bandbreedte, type gesp en of de D-ring van metaal is. Een foto of tekening haalt de meeste onduidelijkheid weg.
3. Hoeveel. De eerste bestelling en een realistisch cijfer voor 12 maanden. Fabrieken prijzen de relatie mee, niet alleen de bestelling die voor hen ligt.
4. Waar het naartoe gaat. Het bestemmingsland bepaalt welke testrapporten en etiketten gelden, en een leverancier die er eerder heeft geleverd zal dat zeggen.
5. De voorwaarden die u wilt laten offreren. Noem een Incoterm en een plaats, bijvoorbeeld FOB in een bepaalde haven, zodat elke offerte op dezelfde basis is.
6. De vragen. De MOQ per SKU en per kleur, de productielevertijd, de samplekosten, welke testrapporten al bestaan en of ze dit product op een eigen lijn maken of inkopen.
7. De bedrijfsgegevens. Vraag om de geregistreerde bedrijfsnaam en de 18-cijferige uniforme sociale kredietcode, zodat u de entiteit zelf kunt controleren.

Een eerste bericht op deze manier is hetzelfde document als een formeel verzoek om offerte, en daarom werkt het: het kan ongewijzigd naar elke leverancier op uw shortlist en de antwoorden zijn regel voor regel te vergelijken. Hoe u die antwoorden beoordeelt, staat in hoe u een leverancier van huisdierbenodigdheden kiest.

Twee dingen laat u weg. Begin niet met een streefprijs, tenzij u wilt dat elke offerte precies op dat bedrag uitkomt. En vraag niet om de beste prijs voordat u het product hebt beschreven. De leverancier antwoordt dan met een prijs voor iets, en dat is waarschijnlijk de goedkoopste uitvoering die ze maken.

Lees het antwoord om te zien wie er eigenlijk antwoordt

Het eerste antwoord zegt meer over een leverancier dan zijn website.

• Een catalogus, een prijslijst en een vraag naar uw streefprijs. Een vertegenwoordiger sorteert inquiries. Antwoord één keer met de specificatie herhaald en vraag om antwoorden regel voor regel. Ziet het tweede antwoord er hetzelfde uit, ga dan verder.
• Vragen terug over uw product. Vulgewicht, stofgewicht, sterkte van de gesp, dozenmaat. Iemand die het product begrijpt is erbij betrokken, en dat is het beste teken dat een eerste antwoord kan geven.
• Een offerte zonder de bedrijfsgegevens waar u om vroeg. Vraag opnieuw. Een leverancier die zijn geregistreerde naam niet geeft voordat hij uw geld aanneemt, heeft u verteld wat u moet weten.
• Een aanbod om alles te maken. Een bedrijf dat beweert halsbanden, krabpalen, aquariumpompen en slimme voerautomaten te produceren, is een handelsbedrijf. Dat kan nog steeds de juiste partner zijn, mits het dat zegt en vertelt wie wat maakt.

Zodra een leverancier deze fase doorstaat, vraagt u om een kort videogesprek vanaf de fabrieksvloer in plaats van de showroom, en om het proces te zien dat uw product nodig heeft: naaien voor tuigjes, schuim snijden en hoezen maken voor manden, spuitgieten voor plastic speelgoed. Voer daarna de controles uit in hoe u een Chinese leverancier van huisdierproducten verifieert voordat er een aanbetaling wordt gedaan.

Tijdzones, feestdagen en opvolgen

China werkt met één tijdzone, UTC+8, zonder zomertijd. Vanuit Europa of Amerika valt een groot deel van uw werkdag in hun nacht. Een bericht dat u in de middag verstuurt, wordt de volgende ochtend in China gelezen, en het antwoord ligt vaak klaar als uw dag begint. Dat betekent grofweg één uitwisseling per dag, dus stel alle vragen in één bericht in plaats van één voor één.

Twee feestdagen bepalen elke inkoopkalender.

• Chinees Nieuwjaar valt eind januari of in februari. Veel fabrieken sluiten er twee weken of langer omheen, en de productie herstelt geleidelijk naarmate werknemers terugkeren. Bestellingen in de weken ervoor concurreren met alle andere kopers die als eerste willen verschepen.
• De Nationale Feestdag is een vakantie van een week, van 1 tot en met 7 oktober (Golden Week). Kantoren sluiten en antwoorden stoppen, en daarna volgt een achterstand.

Geef een leverancier voor het opvolgen twee werkdagen en stuur dan één herinnering in dezelfde thread, met product en aantal in één regel herhaald. Volgt er stilte, probeer dan één ander kanaal en laat de leverancier daarna los. Stilte na een duidelijk, gedetailleerd verzoek betekent meestal dat het product niet op hun lijn staat of dat het aantal hen niet interesseert, en beide zijn nuttig om vroeg te weten.

Contactpatronen die u zorgen moeten baren

• Bankgegevens op een naam die niet die van het bedrijf is. Een privérekening, of een bedrijf met een andere naam, is de meest voorkomende weg naar een verloren aanbetaling. Betaal alleen aan de geregistreerde entiteit, of aan een bedrijf dat zij schriftelijk formeel aanwijst.
• Een wijziging van bankgegevens per e-mail midden in een bestelling. E-mailaccounts worden gehackt. Bevestig elke wijziging in een videogesprek met de persoon die u al kent, via een kanaal dat de e-mail niet heeft aangedragen.
• Druk om te betalen voordat de specificatie is afgesproken. Een leverancier die een aanbetaling wil voordat hij heeft bevestigd wat hij maakt, verkoopt haast.
• Een contactpersoon die het fabrieksadres niet kan noemen of geen bezoek kan regelen. Niet elk handelsbedrijf heeft een eigen locatie, maar elk moet kunnen zeggen waar uw goederen worden gemaakt.

Als het afhandelen van deze correspondentie in een andere taal en tijdzone het deel is waarvoor u geen mensen hebt, dan is dat het werk dat een inkoopagent of een handelsbedrijf voor u doet. De afwegingen staan in heeft u een inkoopagent in China nodig voor huisdierbenodigdheden.

Contact opnemen met AXISLINK

AXISLINK TRADING LIMITED is een in Hongkong geregistreerd handelsbedrijf dat inkoopt via gelieerde entiteiten op het vasteland in Yiwu en Shenzhen en de fabrieken daarachter. Wij zijn geen fabriek, en als u ernaar vraagt, vertellen we welke fabrieksrelatie achter een productlijn zit. Correspondentie verloopt in het Engels en offertes worden opgesteld door onze operationele kant, onder leiding van Anlong Cao, op basis van de specificatie die u stuurt.

Het eerste bericht dat wij het snelst kunnen prijzen is het bericht dat hierboven is beschreven: het product, de hoeveelheden, de bestemmingsmarkt en de Incoterm die u wilt laten offreren. Onze huidige lijnen staan in de productcatalogus, waaronder halsbanden, riemen en tuigjes, en de volledige bestelvolgorde na het eerste contact staat in hoe u huisdierbenodigdheden rechtstreeks uit China koopt. De rest van deze serie vindt u onder inkopen uit China.

Om te beginnen kunt u een offerte aanvragen of mailen naar sales@axislinktrading.com met uw specificatie als bijlage, en dezelfde controles op ons toepassen als op elke andere leverancier op uw lijst.