Hebt u een sourcing agent in China nodig voor huisdierbenodigdheden?

De zoektocht naar een sourcing agent begint meestal in een van twee situaties: nadat een bestelling via een marketplace verkeerd is geleverd, of vóór de eerste bestelling van een inkoper die genoeg onderzoek heeft gedaan om te weten dat lokale ondersteuning nodig is. Beide zijn begrijpelijk. Een agent is een van de drie manieren om huisdierbenodigdheden uit China te betrekken. Welke manier het meest geschikt is, hangt af van de breedte van uw assortiment, de omvang van uw bestellingen en de vraag of u al over een productspecificatie beschikt die bewaakt moet worden. Op deze pagina leest u wat een agent wel en niet doet, hoe agenten worden betaald en waarom dat belangrijker is dan het tarief, en wanneer een handelsonderneming of directe inkoop een betere structuur biedt.

Wat een sourcing agent daadwerkelijk doet

Een agent is een persoon of kleine onderneming in China die namens u werkt en nooit eigenaar wordt van de goederen. Bij een professioneel uitgevoerd traject zoekt de agent geschikte fabrieken, vraagt offertes op basis van uw specificatie aan, regelt monsters, volgt de productie, boekt een inspectie, consolideert dozen van meerdere leveranciers en draagt de zending over aan uw expediteur. De fabriek factureert de goederen aan u. De agent factureert zijn dienstverlening afzonderlijk.

Drie zeer verschillende soorten bedrijven gebruiken dezelfde benaming:

• Freelanceagenten, vaak één persoon met een telefoon, een auto en een netwerk binnen één productiecluster. Voordelig en snel bereikbaar, maar volledig afhankelijk van de integriteit en beschikbare capaciteit van die ene persoon.
• Sourcingbureaus met personeel, een kantoor en eigen kwaliteitsinspecteurs. Duurder en procesmatiger, maar als enige in staat om meerdere projecten tegelijk uit te voeren zonder dat een project ondergesneeuwd raakt.
• Handelsondernemingen die zich agent noemen, die een stukprijs offreren waarin hun marge al is verwerkt, de goederen op eigen naam kopen en u voor de goederen factureren. Dat is een legitiem model dat hieronder wordt beschreven, maar het is geen agentuur. Dit verschil bepaalt wie het kwaliteitsrisico draagt.

De eerste vraag aan een agent moet daarom niet over de vergoeding gaan. Vraag of de fabrieksfactuur op uw naam wordt gesteld en of u die te zien krijgt.

Hoe agenten worden betaald en waarom dat belangrijker is dan het tarief

Er bestaan drie betalingsmodellen, elk met andere prikkels.

• Commissie betaald door de inkoper, doorgaans een percentage van één cijfer over de bestelwaarde. De agent verdient meer naarmate u meer uitgeeft. Dat veroorzaakt een beperkt belangenconflict rond de prijs, maar houdt de agent wel aan uw kant van de onderhandelingstafel.
• Vaste project- of maandvergoedingen, die de prikkel om de bestelwaarde op te drijven wegnemen en geschikt zijn voor inkopers met een stabiel volume en meerdere lopende projecten.
• Vergoedingen betaald door de fabriek, een model waarover inkopers zelden worden geïnformeerd. De agent rekent u weinig of niets aan en ontvangt een marge van de fabriek. De fabriek verwerkt die marge in uw prijs, waarna de loyaliteit van de agent verschuift naar de fabriek die het beste betaalt in plaats van de fabriek die uw product het beste maakt.

Vraag rechtstreeks wie de agent betaalt, leg het antwoord vast in de dienstverleningsovereenkomst en eis dat offertes op naam van de fabriek door de fabriek worden uitgebracht. Een agent die zich tegen dat laatste verzet, wordt dubbel betaald.

Agent, handelsonderneming of directe inkoop: de drie structuren

	Direct inkopen	Sourcing agent	Handelsonderneming
Wie vóór verzending eigenaar is van de goederen	De fabriek, daarna u	De fabriek, daarna u	De handelsonderneming, daarna u
Wie u voor de goederen factureert	De fabriek	De fabriek	De handelsonderneming
Wie het kwaliteitsrisico draagt	U	U, met het rapport van de agent	De handelsonderneming, op grond van haar contract met u
Wat u voor de dienstverlening betaalt	Uw eigen tijd	Commissie of vergoeding	Een marge in de stukprijs
Gemengde bestellingen uit verschillende categorieën	Eén relatie per fabriek	De agent consolideert, de fabrieken blijven afzonderlijke partijen	Eén contractpartij, één bestelling
Het meest geschikt voor	Eén productfamilie, substantieel volume, personeel dat kan reizen	Maatwerkproducten of producten met eigen gereedschappen, een eigen specificatie, behoefte aan een fabrieksrelatie	Een assortiment uit meerdere categorieën, kleine of middelgrote bestellingen, behoefte aan één factuur

De kolommen vormen geen rangschikking. Elke structuur past bij een bepaald type inkoper. De meeste importeurs gebruiken uiteindelijk twee structuren: een handelsonderneming voor het brede assortiment en directe relaties of relaties via een agent voor de één of twee producten waarop hun bedrijf draait.

Wanneer een agent de juiste keuze is

• U wilt zelf eigenaar zijn van de fabrieksrelatie voor een product dat bepalend is voor uw merk, met uw gereedschappen, uw matrijzen of uw bedrukte bandmateriaal, en u bent van plan jarenlang herhaalbestellingen te plaatsen.
• U beschikt al over een specificatie en een gewenste hoeveelheid, zodat de agent uitvoert in plaats van bedenkt. Agenten zijn niet geschikt om te bepalen wat u zou moeten verkopen.
• Voor het product is toezicht ter plaatse nodig: kattenmeubels op maat, gegoten behuizingen voor elektronica en alles waarbij de eerste productierun in de fabriek moet worden gecorrigeerd in plaats van per e-mail.
• Het volume rechtvaardigt de vergoeding. De commissie op een kleine eerste bestelling is in geld uitgedrukt verwaarloosbaar, maar de aandacht van de agent volgt het geld. Een kleine klant krijgt daar slechts een klein deel van.

Wanneer een agent niet de juiste keuze is

• Kleine of gemengde eerste bestellingen. Enkele dozen met halsbanden, speelgoed, borstels en voerbakken van vier fabrieken betekenen vier aanbetalingen, vier monsterrondes en vier inspecties, gecoördineerd door iemand die een percentage van een klein bedrag ontvangt.
• Nog geen specificatie. Als u nog niet kunt aangeven wat het product precies is, zal de agent het voor u definiëren. U betaalt dan commissie over de productkeuze van iemand anders.
• U wilt dat één contractpartij het risico draagt. Een agent rapporteert over de kwaliteit. Een handelsonderneming die eigenaar van de goederen is geworden, is daar contractueel voor aansprakelijk. Als u in werkelijkheid wilt dat iemand aansprakelijk is voor de zending, zoekt u een verkoper en geen agent.
• U wilt één factuur. Werken via een agent betekent dat u fabrieken in China afzonderlijk en volgens hun voorwaarden betaalt, naast de agent. Dat is werkbaar voor een inkoopafdeling, maar belastend voor een winkel met twee medewerkers.

Een sourcing agent beoordelen

1. Een geregistreerde rechtspersoon, op het Chinese vasteland of in Hongkong, met een bedrijfsvergunning die u hebt gecontroleerd. Een persoonlijke bankrekening en een chataccount vormen geen volwaardige contractpartij.
2. Referenties binnen uw productcategorie. Een agent die huisdierbedden heeft verscheept, kent compressieverpakking en volumetrisch gewicht. Een agent die telefoonhoesjes heeft verscheept, kent die niet.
3. Een schriftelijke scope en vergoeding: wat is inbegrepen, wat wordt afzonderlijk gefactureerd, wie betaalt de monsters, inspectie en binnenlandse vracht, en wat gebeurt er wanneer een zending voor de inspectie wordt afgekeurd.
4. Fabrieksfacturen op naam van de fabriek, plus een vastgelegd beleid inzake vergoedingen van fabrieken.
5. Betalingen voor goederen gaan naar de fabriek, niet via de rekening van de agent, tenzij de agent feitelijk een handelsonderneming is en dit duidelijk vermeldt.
6. Inspectierapporten met foto's van een eerder project, zodat u kunt beoordelen hoe hun kwaliteitscontrole er op papier daadwerkelijk uitziet.

Pas de leverancierscontroles uit een Chinese leverancier van huisdierbenodigdheden verifiëren ook toe op de agent. De controle van de bedrijfsvergunning en de vraag of het om een fabriek of handelsonderneming gaat, werken bij tussenpersonen precies hetzelfde als bij leveranciers.

Wat een agent specifiek over huisdierproducten moet weten

Huisdierbenodigdheden vormen geen moeilijke productcategorie, maar kennen wel faalrisico's die een generalist over het hoofd ziet. Uitlaatproducten bezwijken bij belasting meestal bij het beslag en de stiksels. Een agent moet daarom de treksterkte van gespen en D-ringen testen, en niet alleen dozen tellen. Speelgoed van rubber en kunststof brengt risico's rond chemische geuren en kleine onderdelen met zich mee. Voor Europa rusten de REACH-beperkingen en de algemene veiligheidsregels onder GPSR op degene die de goederen op de markt brengt. Bij slimme voerautomaten, drinkfonteinen en camera's moeten de CE-, RoHS- en FCC-documenten dezelfde rechtspersoon als de fabriek vermelden. Ook de app moet worden getest voordat een container wordt verscheept, niet erna. Bij bedden en krabmeubels is het doosvolume doorslaggevend. Een agent die niet kan meepraten over vacuümcompressie en de afmetingen van platte verpakkingen, bezorgt u een vrachtrekening waarmee u geen rekening had gehouden. Voor draagtassen die als goedgekeurd voor vliegreizen worden verkocht, moeten verwijzingen naar de specifieke luchtvaartmaatschappijen zijn gedocumenteerd en niet slechts worden beweerd.

Ook de geografie is belangrijk. Textielproducten en kleine accessoires zijn geconcentreerd rond Yiwu en de textielsteden van Zhejiang. De elektronica bevindt zich in Guangdong. Een agent die in het ene cluster is gevestigd, kan het andere bereiken, maar een lokale agent weet altijd meer. Fabrikanten van huisdierproducten in China vinden brengt de clusters in kaart.

De rol van AXISLINK

Wij zijn geen sourcing agent en het is belangrijk daar duidelijk over te zijn. AXISLINK TRADING LIMITED is een handelsonderneming uit Hongkong met gelieerde ondernemingen in Yiwu en Shenzhen. Wij kopen de goederen op eigen naam, factureren u vanuit Hongkong, bewaken de specificatie en het goedgekeurde referentiemonster bij alle leveranciers achter een bestelling, voeren de inspectie vóór verzending uit en vermelden in onze offerte de Incoterm, MOQ en levertijd. In de bovenstaande tabel valt dit onder de derde kolom: één contractpartij die eigenaar van de goederen is geworden en verantwoordelijk is voor wat er wordt verscheept. Voor een inkoper die een assortiment voert met speelgoed, uitlaatproducten, bedden en krabmeubels, slimme apparaten, verzorgingsproducten en draagtassen, is dat doorgaans de betere structuur. Voor een inkoper die via een agent een directe relatie wil opbouwen met één fabriek die eigen gereedschappen gebruikt, is dat niet zo. Dat zeggen we liever eerlijk dan dat we iets anders voorwenden.

Het productassortiment toont wat wij al leveren, met de minimale bestelhoeveelheden op elke pagina. Het transactieproces wordt stap voor stap toegelicht in huisdierbenodigdheden rechtstreeks uit China inkopen. De overige artikelen binnen deze pijler vindt u onder huisdierbenodigdheden inkopen uit China. Hebt u een specificatie en een hoeveelheid, stuur die dan naar ons op. Wij vragen op basis daarvan offertes aan bij echte leveranciers. Vraag een offerte aan via de contactpagina of mail naar sales@axislinktrading.com.