Så väljer du en leverantör av djurtillbehör: processen i 7 steg

Att välja en leverantör innebär att, utifrån bevis som ni kan visa någon annan, avgöra vilket av flera företag som får er specifikation, er handpenning och era kunders första intryck. Det formella namnet för detta är leverantörsval, även kallat vendor selection. I ett stort företag ligger detta under inköp eller strategic sourcing och har sin egen avdelning. För en djuraffär, en marketplace-säljare eller ett nytt private label-varumärke är det oftast en enda person med ett kalkylblad, och metoden fungerar även i den skalan.

Läroböcker räknar stegen olika. Sju är ett vanligt och rimligt antal, så det är det som används här. Ordningen betyder mer än antalet: varje steg är billigare än det som följer, och de dyraste misstagen kommer från att göra steg sex före steg ett.

Steg 1: skriv specifikationen innan ni letar leverantörer

En leverantör kan inte offerera något ni inte har bestämt, och en leverantör som får bestämma det åt er kommer att besluta i favör av vad som redan körs på deras linje. Innan ni kontaktar någon, skriv följande på en sida.

• Produkten. Material, mått, storleksserie, färger och varje egenskap som ni skulle underkänna ett prov för om den saknas. För en sele betyder det bandbredd, spänntyp och om D-ring-fästet är av metall. För en bädd betyder det fyllningen, klädseltyget och om klädseln går att ta av för tvätt.
• Förpackning och märkning. Retailkartong eller polybag, antal per kartong, streckkod och vems varumärke som står på produkten.
• Marknaden. Var produkten ska säljas avgör vilka regler som gäller och vilka dokument ni behöver. En EU-listning kräver andra papper än en amerikansk.
• Kvantiteter. Den första ordern och en realistisk siffra för de kommande tolv månaderna. Leverantörer prissätter relationen, inte bara ordern som ligger framför dem.
• Ett målpris landed och ett datum. Landed betyder levererat till er dörr med frakt och tull inkluderat, inte priset vid fabriksgrinden.

Den sidan är också er lista med urvalskriterier. Allt på den som en leverantör inte kan uppfylla är ett skäl att välja bort dem, vilket räddar er från att noggrant jämföra företag som ändå aldrig hade klarat uppgiften.

Steg 2: bygg en longlist från mer än en kanal

Sök på en marketplace och ni hittar de leverantörer som spenderar mest på just den marketplacen. Använd minst två källor: en B2B-plattform, en utställarlista från en handelsmässa, referenser från andra köpare, eller varor som redan säljs på er marknad och som ni kan spåra till tillverkaren. Kanalerna och hur man arbetar med varje beskrivs i hur man hittar tillverkare av djurprodukter i Kina.

Sätt mer än en typ av leverantör på listan, eftersom de löser olika problem.

Leverantörstyp	Stark på	Svag på
Fabrik	Pris och kontroll över en produktfamilj vid volym	Små eller blandade order, konsolidering, exportdokument för små köpare
Handelsbolag	Blandade order över flera fabriker, kvalitetskontroll, exportdokument	Transparens, om de berättar vilken fabrik som gör vad
Inhemsk distributör	Små kvantiteter, snabb leverans, inget importarbete för er	Styckkostnad, och nästan inget utrymme för en anpassad specifikation

Vilken som passar er beror på era kvantiteter och hur mycket anpassning ni behöver. Kostnadssidan av den avvägningen behandlas i Kina direkt jämfört med amerikanska distributörer. Sikta på ungefär tio namn. Färre och ni väljer inte riktigt på riktigt. Många fler och ni kommer inte kunna granska dem ordentligt.

Steg 3: sålla longlisten till en shortlist

Sållning är snabbt och billigt, och det är här de flesta olämpliga leverantörer bör försvinna. Ni bedömer ännu inte produktkvaliteten. Ni kontrollerar att varje företag är vad det säger att det är och rimligen kan klara ert jobb.

• Den juridiska enheten existerar, är aktiv, och dess registrerade verksamhetsområde täcker produkten.
• De säger tydligt om de är en fabrik eller ett handelsbolag.
• De har tidigare exporterat denna produktfamilj till er marknad och kan namnge dokumenten som följde med.
• Bankkontot som skulle ta emot er betalning står i samma företagsnamn som offerten.
• Deras första svar besvarar era frågor istället för att bifoga en generisk katalog.

Hur man genomför var och en av dessa kontroller på en kinesisk leverantör beskrivs i hur man verifierar en kinesisk leverantör av djurprodukter. En leverantör som inte klarar bankkontokontrollen är utslagen, oavsett pris. Tre till fem kvarvarande utgör en fungerande shortlist.

Steg 4: skicka en identisk RFQ till varje leverantör på shortlisten

En offertförfrågan, eller RFQ, är bara användbar om varje leverantör svarar på samma fråga. När var och en offererar en annan kartong, en annan Incoterm och en annan betalningsfördelning jämför ni inte längre leverantörer, ni jämför antaganden. Skicka samma dokument till alla och begär:

1. Ett styckpris vid två kvantiteter: er första order och er tolvmånaderssiffra.
2. MOQ per SKU, och separat per färg eller storlek om den skiljer sig.
3. Incoterm och angiven plats, till exempel FOB vid en namngiven hamn, så att varje offert är på samma grund.
4. Kartongmått, bruttovikt och antal per kartong, eftersom frakt prissätts per kartong, inte per styck.
5. Produktionstid från handpenning och från provgodkännande.
6. Vilka testrapporter som redan finns för er marknad, och vilka som skulle behöva nya tester på er bekostnad.
7. Föreslagna betalningsvillkor.
8. Provkostnad och leveranstid för prov.

Hur leverantörer hanterar denna förfrågan är i sig ett bevis. De som besvarar varje punkt, och ställer vettiga frågor om de punkter de ännu inte kan besvara, visar hur de kommer att bete sig vid en verklig order.

Steg 5: poängsätt offerterna på landed cost och risk, inte styckpris

Dessa är de viktigaste faktorerna att väga in vid val av leverantör. Behandla de första två som spärrar: en leverantör som misslyckas med någon av dem är utslagen, hur bra priset än är. Poängsätt resten mot varandra. Produktkvalitet bedöms i nästa steg, på fysiska prover, inte på papper.

Faktor	Spärr eller poäng	Så ser bra bevis ut
Legitimitet och betalningssäkerhet	Spärr	En verifierad enhet, ett bankkonto i samma namn, inget krav på full förskottsbetalning
Efterlevnad för er marknad	Spärr	Testrapporter ni kan verifiera hos det utfärdande laboratoriet, märkning som passar där ni säljer
Landed cost per enhet	Poäng	Styckpris plus förpackning, frakt och tull, vid samma kvantitet och samma Incoterm för alla
MOQ-passform	Poäng	Ett minimum ni kan sälja slut på under en säsong utan rabatt
Ledtid och kapacitet	Poäng	Datum kopplade till handpenning och provgodkännande, samt ett ärligt svar om högsäsong
Kommunikation	Poäng	Specifika svar, en namngiven kontaktperson, problem som lyfts innan ni själva hittar dem
Betalningsvillkor	Poäng	En fördelning mellan handpenning och saldo som ger er förhandlingsstyrka tills varorna är inspekterade

Bestäm vikterna för de poängsatta faktorerna innan ni öppnar offerterna, inte efteråt. Om ni bestämmer efteråt viktar ni så att er favorit vinner. En första order lutar oftast åt MOQ-passform och landed cost. En private label-linje ni planerar att driva i flera år bör luta åt kommunikation och kapacitet, eftersom ni kommer leva med den leverantören länge.

Styckpriset ensamt är den mest missvisande siffran i underlaget. En offert som är billigare per styck men packar färre enheter per kartong kan bli dyrare levererad. En leverantör som är billigare men vill ha hela beloppet innan produktionen startar flyttar risk till er, och risk har ett pris även när det inte syns på fakturan.

Steg 6: jämför prover, placera sedan en provorder

Beställ prover från era två eller tre bästa kandidater. Bedöm dem mot er specifikation, inte mot varandra, och testa dem som en kund skulle göra: tvätta bäddens klädsel, dra hårt i selens spänne, böj tuggleksaken, kör fontänen i en vecka. Ett prov som missar er specifikation räddas inte av att vara bäst i en svag samling.

När ett prov godkänns, godkänn det skriftligt, försegla det och se till att båda parter behåller varsitt identiskt exemplar. Det referensprovet blir den kontraktuella definitionen av vad ni köper.

Placera sedan en provorder som är mindre än ni skulle önska. Boka en förinspektion mot referensprovet och er specifikation, på en avtalad AQL, medan restbetalningen fortfarande är utestående. Provordern visar om leverantören som gjorde ett bra prov även kan göra ett bra parti, vilket är en annan fråga och den som räknas.

Steg 7: sätt det i ett avtal och fortsätt poängsätta efter leverans

Ett inköpsavtal för djurprodukter behöver inte vara långt, men det bör namnge specifikationen och referensprovet, Incoterm, betalningsvillkoren, inspektionsstandarden, produktionstiden och vad som händer när varor inte klarar inspektionen: ombearbetning, ersättning eller kredit.

Urvalet slutar inte med den första leveransen. Efter varje order, anteckna om den skeppades i tid, vad inspektionen hittade och hur problem hanterades, och titta på det registret innan varje återbeställning. För en produkt er verksamhet är beroende av, håll en andra kvalificerad leverantör varm, även med en liten andel av volymen. Ögonblicket ni behöver en reserv är ögonblicket ni inte längre har tid att välja en.

Var leverantörsval oftast går fel

• Att välja på styckpris. Den billigaste offerten är ofta billigast eftersom den offererade något annat.
• Att låta leverantören skriva specifikationen. Ni ärver då deras standardval, inklusive de som er marknad inte accepterar.
• Att jämföra offerter på olika Incoterms. Ett EXW-pris och ett DDP-pris beskriver olika affärer.
• Att hoppa över prover för att hinna med en säsong. Deadline är verklig. Det är även en container gods ni inte kan sälja.
• Att förlita sig på en enda källa för en bästsäljare. Ett misslyckat parti eller en lång fabriksledighet, och hyllan är tom.

Att sätta AXISLINK genom samma process

AXISLINK TRADING LIMITED är ett handelsbolag registrerat i Hong Kong, som sourcar via anknutna enheter i Yiwu och Shenzhen och fabrikerna bakom dem. Det placerar oss i handelsbolagsraden i tabellen ovan, med styrkor och svagheter inkluderade, så tillämpa varje steg på oss också. Skicka er specifikation som en RFQ och vi svarar rad för rad: styckpriser vid era kvantiteter, MOQ per SKU, Incoterm, kartongdata, produktionstid och de testrapporter som finns. Vi berättar fabriksrelationen bakom en linje, och vi accepterar inspektioner ni beställer.

Våra nuvarande produktlinjer finns i produktkatalogen, inklusive kopplar, koppel och selar och bäddar och klösträd. Resten av den här serien finns under sourcing från Kina. När er specifikation är klar, begär en offert.