Jak vybrat dodavatele potřeb pro zvířata: proces výběru v 7 krocích

Výběr dodavatele znamená rozhodnout, na základě důkazů, které byste mohli ukázat někomu jinému, která z několika firem získá vaši specifikaci, vaši zálohu a první dojem vašich zákazníků. Formální název tohoto procesu je výběr dodavatele, označovaný také jako vendor selection. Ve velké firmě spadá pod nákup nebo strategic sourcing a má vlastní oddělení. U obchodu se zvířaty, prodejce na marketplace nebo nové značky private label je to obvykle jeden člověk s tabulkou, a metoda funguje i v tomto měřítku.

Učebnice počítají kroky různě. Sedm je běžné a rozumné číslo, takže se ho držíme dále. Pořadí je důležitější než počet: každý krok je levnější než ten následující, a nejnákladnější chyby vznikají z provedení šestého kroku před prvním.

Krok 1: napište specifikaci, než začnete hledat dodavatele

Dodavatel nemůže nabídnout cenu za něco, co jste nerozhodli, a dodavatel, kterému to necháte rozhodnout za vás, rozhodne ve prospěch toho, co už běží na jeho lince. Než někoho oslovíte, sepište následující na jednu stránku.

• Produkt. Materiály, rozměry, řada velikostí, barvy a jakákoli vlastnost, pro jejíž absenci byste odmítli vzorek. U postroje to znamená šířku popruhu, typ spony a zda je D-ring kovový. U pelechu to znamená výplň, látku potahu a zda se potah dá sundat na praní.
• Balení a značení. Maloobchodní krabice nebo polybag, počet kusů na kartonu, čárový kód a čí značka je na výrobku.
• Trh. Kde se výrobek bude prodávat, určuje, jaká pravidla platí a jaké dokumenty budete potřebovat. Zápis pro EU vyžaduje jiné doklady než pro USA.
• Množství. První objednávka a realistické číslo pro dalších dvanáct měsíců. Dodavatelé oceňují vztah, nejen objednávku, kterou právě mají před sebou.
• Cílová cena landed a datum. Landed znamená dodáno k vašim dveřím včetně přepravy a cla, ne cenu u brány továrny.

Ta stránka je zároveň vaším seznamem výběrových kritérií. Cokoli na ní, co dodavatel nesplní, je důvod ho vyřadit, což vás ušetří důkladného porovnávání firem, které by tu práci nikdy nezvládly.

Krok 2: vytvořte longlist z více než jednoho kanálu

Prohledáte jeden marketplace a najdete dodavatele, kteří na něm nejvíc utrácí. Použijte alespoň dva zdroje: B2B platformu, seznam vystavovatelů z obchodního veletrhu, doporučení od jiných kupujících, nebo zboží, které se už prodává na vašem trhu a které lze dohledat k jeho výrobci. Kanály a jak s každým z nich pracovat jsou popsány v jak najít výrobce produktů pro zvířata v Číně.

Zařaďte na seznam více než jeden typ dodavatele, protože každý řeší jiné problémy.

Typ dodavatele	Silná stránka	Slabá stránka
Továrna	Cena a kontrola nad jednou produktovou řadou při velkém objemu	Malé nebo smíšené objednávky, konsolidace, exportní dokumenty pro malé kupující
Obchodní společnost	Smíšené objednávky z více továren, kontrola kvality, exportní dokumenty	Transparentnost, pokud vám řeknou, která továrna co vyrábí
Domácí distributor	Malá množství, rychlé dodání, žádná dovozní práce pro vás	Jednotková cena, a téměř žádný prostor pro vlastní specifikaci

Které z nich vám vyhovuje, závisí na vašich množstvích a na tom, kolik zákaznické práce potřebujete. Nákladová stránka tohoto kompromisu je popsána v Čína přímo versus distributoři v USA. Cílte na přibližně deset jmen. Méně a vlastně nevybíráte. Mnohem více a nedokážete je řádně prověřit.

Krok 3: zúžit longlist na shortlist

Prověřování je rychlé a levné a je to místo, kde by měla odpadnout většina nevhodných dodavatelů. Ještě neposuzujete kvalitu produktu. Kontrolujete, zda je každá firma tím, za co se vydává, a zda by věrohodně mohla vaši práci zvládnout.

• Právnická osoba existuje, je aktivní a její registrovaný předmět podnikání zahrnuje výrobek.
• Jasně řeknou, zda jsou továrna, nebo obchodní společnost.
• Tuto produktovou řadu už dříve vyvezli na váš trh a umí jmenovat dokumenty, které ji doprovázely.
• Bankovní účet, který by přijal vaši platbu, je na stejný název firmy jako nabídka.
• Jejich první odpověď odpovídá na vaše otázky, místo aby přiložili obecný katalog.

Jak provést každou z těchto kontrol u čínského dodavatele, je popsáno v jak ověřit čínského dodavatele produktů pro zvířata. Dodavatel, který neprojde kontrolou bankovního účtu, je vyřazen, ať je cena jakákoli. Tři až pět přeživších tvoří použitelný shortlist.

Krok 4: pošlete jednu identickou RFQ každému dodavateli na shortlistu

Žádost o nabídku, čili RFQ, je užitečná jen tehdy, když každý dodavatel odpoví na stejnou otázku. Když každý nabídne jiný karton, jiný Incoterm a jiné rozdělení platby, už neporovnáváte dodavatele, ale předpoklady. Pošlete stejný dokument všem a požádejte o:

1. Jednotkovou cenu při dvou množstvích: vaší první objednávce a vašem čísle na dvanáct měsíců.
2. MOQ na SKU, a samostatně na barvu nebo velikost, pokud se liší.
3. Incoterm a uvedené místo, například FOB v uvedeném přístavu, aby byla každá nabídka na stejném základě.
4. Rozměry kartonu, hrubou hmotnost a počet kusů na kartonu, protože přeprava se cení podle kartonu, ne podle kusu.
5. Výrobní dobu od zálohy a od schválení vzorku.
6. Jaké zkušební protokoly už pro váš trh existují a které by vyžadovaly nové testování na vaše náklady.
7. Navrhované platební podmínky.
8. Cenu vzorku a dodací lhůtu vzorku.

Způsob, jakým dodavatelé zpracovávají tuto žádost, je sám o sobě důkazem. Ti, kdo odpoví na každý řádek a položí smysluplné otázky k řádkům, na které ještě neumí odpovědět, vám ukazují, jak se zachovají u skutečné objednávky.

Krok 5: hodnoťte nabídky podle nákladů landed a rizika, ne podle jednotkové ceny

Toto jsou klíčové faktory, které je třeba zvážit při výběru dodavatele. První dva berte jako bariéry: dodavatel, který neprojde jedním z nich, je vyřazen, i kdyby byla cena jakkoli dobrá. Ostatní bodujte vzájemně proti sobě. Kvalita produktu se posuzuje v dalším kroku, na fyzických vzorcích, ne na papíře.

Faktor	Bariéra nebo bodování	Jak vypadá dobrý důkaz
Legitimita a bezpečnost platby	Bariéra	Ověřený subjekt, bankovní účet na stejné jméno, žádný požadavek na plnou platbu předem
Shoda s požadavky vašeho trhu	Bariéra	Zkušební protokoly, které lze ověřit u vydávající laboratoře, značení odpovídající místu prodeje
Náklady landed na jednotku	Bodování	Jednotková cena plus balení, přeprava a clo, při stejném množství a stejném Incotermu pro všechny
Vhodnost MOQ	Bodování	Minimum, které prodáte za jednu sezónu bez slev
Výrobní doba a kapacita	Bodování	Termíny navázané na zálohu a schválení vzorku, a upřímná odpověď na hlavní sezónu
Komunikace	Bodování	Konkrétní odpovědi, jedna jmenovaná kontaktní osoba, problémy hlášené dříve, než je najdete sami
Platební podmínky	Bodování	Rozdělení zálohy a doplatku, které vám ponechává vyjednávací páku až do kontroly zboží

Váhy hodnocených faktorů určete před otevřením nabídek, ne poté. Pokud rozhodnete později, přiřadíte váhy tak, aby zvítězil váš oblíbenec. První objednávka se obvykle opírá o vhodnost MOQ a náklady landed. Řada private label, kterou plánujete provozovat léta, by se měla opírat o komunikaci a kapacitu, protože s tímto dodavatelem budete žít dlouho.

Jednotková cena sama o sobě je nejzavádějejší číslo v podkladech. Nabídka, která je levnější za kus, ale zabalí méně kusů na karton, může po dodání vyjít dráž. Dodavatel, který je levnější, ale chce celou částku před zahájením výroby, přesouvá riziko na vás, a riziko má svou cenu, i když se neobjeví na faktuře.

Krok 6: porovnejte vzorky a poté zadejte zkušební objednávku

Objednejte vzorky od svých dvou nebo tří nejlepších kandidátů. Posuzujte je vůči vaší specifikaci, ne vůči sobě navzájem, a testujte je tak, jak by to udělal zákazník: vyperte potah pelechu, silně zatáhněte za sponu postroje, ohněte hračku na žvýkání, spusťte fontánku na týden. Vzorek, který nesplní vaši specifikaci, nezachrání to, že je nejlepší ze slabé skupiny.

Když vzorek splní požadavky, schvalte ho písemně, zapečeťte ho a zajistěte, aby si obě strany uchovaly po jednom shodném kusu. Tento referenční vzorek se stává smluvní definicí toho, co kupujete.

Poté zadejte zkušební objednávku menší, než byste chtěli. Zajistěte předodesílkovou kontrolu vůči referenčnímu vzorku a vaší specifikaci, při dohodnutém AQL, zatímco doplatek zůstává stále neuhrazen. Zkušební objednávka vám ukáže, zda dodavatel, který vyrobil dobrý vzorek, dokáže vyrobit i dobrou dávku, což je jiná otázka a ta, na které záleží.

Krok 7: dejte to do smlouvy a dál hodnoťte i po dodání

Kupní smlouva na produkty pro zvířata nemusí být dlouhá, ale měla by uvádět specifikaci a referenční vzorek, Incoterm, platební podmínky, standard kontroly, výrobní dobu a co se stane, když zboží neprojde kontrolou: přepracování, náhrada nebo dobropis.

Výběr nekončí první dodávkou. Po každé objednávce si zaznamenejte, zda byla odeslána včas, co zjistila kontrola a jak byly problémy vyřešeny, a před každou další objednávkou se na tento záznam podívejte. U produktu, na kterém vaše podnikání závisí, udržujte v rezervě druhého kvalifikovaného dodavatele, i s malým podílem objemu. Okamžik, kdy potřebujete náhradu, je okamžik, kdy už nemáte čas ji vybrat.

Kde výběr dodavatele obvykle selhává

• Výběr podle jednotkové ceny. Nejlevnější nabídka je často nejlevnější proto, že nabízela něco jiného.
• Nechat dodavatele napsat specifikaci. Poté zdědíte jeho výchozí nastavení, včetně těch, která váš trh nepřijímá.
• Porovnávání nabídek na různých Incoterms. Cena EXW a cena DDP popisují různé obchody.
• Vynechání vzorků, abyste stihli sezónu. Termín je reálný. Stejně reálný je i kontejner zboží, které neprodáte.
• Spoléhání na jeden zdroj u bestselleru. Jedna nepodařená dávka nebo jedna dlouhá dovolená továrny, a regál je prázdný.

Podrobení AXISLINK stejnému procesu

AXISLINK TRADING LIMITED je obchodní společnost registrovaná v Hongkongu, která nakupuje přes přidružené subjekty v Yiwu a Shenzhenu a továrny za nimi. To nás staví do řádku obchodní společnosti výše uvedené tabulky, včetně silných i slabých stránek, takže na nás uplatněte každý krok. Pošlete svou specifikaci jako RFQ a my na ni odpovíme řádek po řádku: jednotkové ceny při vašich množstvích, MOQ na SKU, Incoterm, údaje o kartonu, výrobní dobu a existující zkušební protokoly. Sdělíme vám vztah k továrně za danou řadou a přijímáme kontroly, které si sami objednáte.

Naše aktuální řady najdete v katalogu produktů, včetně obojků, vodítek a postrojů a pelechů a škrábadel pro kočky. Zbytek této série je v sekci zásobování z Číny. Až bude vaše specifikace hotová, požádejte o nabídku.