Como escolher um fornecedor de produtos para pets: o processo de seleção em 7 passos

Escolher um fornecedor significa decidir, com evidências que você poderia mostrar a outra pessoa, qual entre várias empresas vai receber sua especificação, seu sinal e a primeira impressão dos seus clientes. O nome formal para isso é seleção de fornecedores, também chamada de seleção de vendedores. Em uma grande empresa, isso fica dentro de compras ou sourcing estratégico e tem seu próprio departamento. Para uma pet shop, um vendedor de marketplace ou uma marca própria nova, costuma ser uma única pessoa com uma planilha, e o método funciona igual nessa escala.

Os manuais numeram os passos de formas diferentes. Sete é uma contagem comum e sensata, por isso é a que se segue aqui. A ordem importa mais que o número: cada passo custa menos que o seguinte, e os erros mais caros costumam vir de fazer o sexto passo antes do primeiro.

Passo 1: escreva a especificação antes de procurar fornecedores

Um fornecedor não pode cotar o que você ainda não decidiu, e um fornecedor a quem se permite decidir por você vai decidir a favor do que já roda na linha dele. Antes de contatar qualquer um, coloque o seguinte em uma página.

• O produto. Materiais, dimensões, grade de tamanhos, cores, e qualquer característica cuja ausência levaria você a rejeitar uma amostra. Para um peitoral, isso significa largura da fita, tipo de fivela e se o D-ring é de metal. Para uma cama, significa o enchimento, o tecido da capa e se a capa é removível para lavar.
• Embalagem e rotulagem. Caixa de varejo ou saco plástico, unidades por caixa master, código de barras, e de quem é a marca que aparece no produto.
• O mercado. Onde o produto será vendido determina quais regras se aplicam e quais documentos você vai precisar. Um anúncio na UE exige documentos diferentes de um nos Estados Unidos.
• Quantidades. O primeiro pedido, e um número realista para os próximos doze meses. Fornecedores precificam a relação, não só o pedido que está na frente deles.
• Um preço desembarcado alvo e uma data. Desembarcado significa entregue na sua porta, com frete e impostos incluídos, não o preço na saída da fábrica.

Essa página também é sua lista de critérios de seleção. Qualquer item que um fornecedor não consiga cumprir é motivo para descartá-lo, o que evita comparar cuidadosamente empresas que nunca conseguiriam fazer o trabalho.

Passo 2: monte uma lista longa a partir de mais de um canal

Se você pesquisar em apenas um marketplace, vai encontrar os fornecedores que mais gastam naquele marketplace. Use pelo menos duas fontes: uma plataforma B2B, uma lista de expositores de feira comercial, indicações de outros compradores, ou produtos já vendidos no seu mercado que você consiga rastrear até o fabricante. Os canais e como trabalhar cada um estão em como encontrar fabricantes de produtos para pets na China.

Coloque na lista mais de um tipo de fornecedor, porque eles resolvem problemas diferentes.

Tipo de fornecedor	Forte em	Fraco em
Fábrica	Preço e controle sobre uma única família de produtos em volume	Pedidos pequenos ou mistos, consolidação, documentação de exportação para compradores pequenos
Trading (empresa comercial)	Pedidos mistos entre várias fábricas, controle de qualidade, documentos de exportação	Transparência, a menos que informem qual fábrica produz o quê
Distribuidor local	Quantidades pequenas, entrega rápida, sem trabalho de importação para você	Custo unitário, e quase nenhuma margem para uma especificação sob medida

Qual se encaixa melhor depende das suas quantidades e do quanto de trabalho sob medida você precisa. O lado de custo dessa escolha está em compra direta na China versus distribuidores nos EUA. Mire em cerca de dez nomes. Com menos, você não está realmente escolhendo. Com muito mais, você não vai conseguir triar bem.

Passo 3: filtre a lista longa até uma lista curta

A triagem é rápida e barata, e é nela que a maioria dos fornecedores inadequados deve sair. Você ainda não está julgando a qualidade do produto. Está verificando se cada empresa é o que diz ser e se poderia plausivelmente fazer o seu trabalho.

• A pessoa jurídica existe, está ativa, e seu objeto social registrado cobre o produto.
• Eles informam claramente se são uma fábrica ou uma trading.
• Já exportaram essa família de produtos para o seu mercado antes e conseguem citar os documentos que acompanharam o envio.
• A conta bancária que receberia seu pagamento está no mesmo nome da empresa que consta na cotação.
• A primeira resposta responde suas perguntas em vez de anexar um catálogo genérico.

Como conduzir cada uma dessas verificações em um fornecedor chinês está em como verificar um fornecedor chinês de produtos para pets. Um fornecedor que falha na verificação da conta bancária está fora, não importa o preço. De três a cinco sobreviventes formam uma lista curta viável.

Passo 4: envie uma RFQ idêntica para cada fornecedor da lista curta

Uma solicitação de cotação, ou RFQ, só é útil se todos os fornecedores responderem à mesma pergunta. Quando cada um cota uma caixa diferente, um Incoterm diferente e uma divisão de pagamento diferente, você não está mais comparando fornecedores, está comparando premissas. Envie o mesmo documento para todos e peça:

1. Um preço unitário em duas quantidades: seu primeiro pedido e seu número para doze meses.
2. O MOQ por SKU, e separadamente por cor ou tamanho, se este variar.
3. O Incoterm e o local nomeado, por exemplo FOB em um porto nomeado, para que cada cotação fique na mesma base.
4. Dimensões da caixa master, peso bruto e unidades por caixa, porque o frete é precificado por caixa, não por unidade.
5. Prazo de produção a partir do sinal e a partir da aprovação da amostra.
6. Quais relatórios de teste já existem para o seu mercado, e quais exigiriam novos testes ao seu custo.
7. Condições de pagamento propostas.
8. Custo da amostra e prazo da amostra.

Como os fornecedores lidam com esse pedido já é uma evidência em si. Os que respondem cada linha, e fazem perguntas sensatas sobre as linhas que ainda não conseguem responder, estão mostrando como vão se comportar em um pedido real.

Passo 5: pontue as cotações por custo desembarcado e risco, não por preço unitário

Estes são os principais fatores a considerar ao selecionar um fornecedor. Trate os dois primeiros como eliminatórios: um fornecedor que falha em qualquer um deles está fora, não importa quão bom seja o preço. Pontue o restante uns contra os outros. A qualidade do produto é julgada no próximo passo, com amostras físicas, não no papel.

Fator	Eliminatório ou pontuação	Como é uma boa evidência
Legitimidade e segurança de pagamento	Eliminatório	Uma entidade verificada, uma conta bancária no mesmo nome, nenhuma exigência de pagamento integral antecipado
Conformidade para o seu mercado	Eliminatório	Relatórios de teste que você pode verificar com o laboratório emissor, rotulagem adequada ao local de venda
Custo desembarcado por unidade	Pontuação	Preço unitário mais embalagem, frete e impostos, na mesma quantidade e Incoterm para todos
Adequação do MOQ	Pontuação	Um mínimo que você consegue vender em uma temporada sem dar desconto
Prazo e capacidade	Pontuação	Datas atreladas ao sinal e à aprovação da amostra, e uma resposta honesta sobre a alta temporada
Comunicação	Pontuação	Respostas específicas, um contato nomeado, problemas levantados antes de você descobrir
Condições de pagamento	Pontuação	Uma divisão de sinal e saldo que deixa você com margem de negociação até a inspeção da mercadoria

Decida os pesos dos fatores pontuados antes de abrir as cotações, não depois. Se decidir depois, você vai ponderar de forma que seu favorito vença. Um primeiro pedido costuma priorizar a adequação do MOQ e o custo desembarcado. Uma linha de marca própria que você planeja manter por anos deveria priorizar comunicação e capacidade, porque você vai conviver com esse fornecedor por muito tempo.

O preço unitário isolado é o número mais enganoso do arquivo. Uma cotação mais barata por peça, mas com menos unidades por caixa, pode custar mais depois de entregue. Um fornecedor mais barato, mas que exige o valor total antes de a produção começar, está transferindo o risco para você, e o risco tem custo mesmo quando não aparece na fatura.

Passo 6: compare amostras e depois faça um pedido de teste

Peça amostras aos seus dois ou três melhores candidatos. Julgue-as em relação à sua especificação, não entre si, e teste-as do jeito que um cliente testaria: lave a capa da cama, puxe com força a fivela do peitoral, dobre o brinquedo de morder, deixe a fonte funcionando por uma semana. Uma amostra que não atende sua especificação não é salva por ser a melhor de um lote fraco.

Quando uma amostra passa, aprove-a por escrito, lacre-a, e garanta que ambos os lados guardem um exemplar idêntico. Essa amostra de referência se torna a definição contratual do que você está comprando.

Depois faça um pedido de teste menor do que você gostaria. Reserve uma inspeção pré-embarque contra a amostra de referência e sua especificação, com um AQL combinado, enquanto o saldo ainda estiver pendente. O pedido de teste mostra se o fornecedor que fez uma boa amostra também consegue fazer um lote bom, o que é uma pergunta diferente e a que realmente importa.

Passo 7: formalize em contrato e continue pontuando após a entrega

Um contrato de compra para produtos de pet não precisa ser longo, mas deve nomear a especificação e a amostra de referência, o Incoterm, as condições de pagamento, o padrão de inspeção, o prazo, e o que acontece quando a mercadoria reprova na inspeção: retrabalho, substituição ou crédito.

A seleção não termina no primeiro embarque. Depois de cada pedido, anote se ele saiu no prazo, o que a inspeção encontrou e como os problemas foram tratados, e consulte esse histórico antes de cada novo pedido. Para um produto do qual o seu negócio depende, mantenha um segundo fornecedor qualificado pronto, mesmo com uma pequena parte do volume. O momento em que você precisa de um substituto é o momento em que já não há tempo de escolher um.

Onde a seleção de fornecedores costuma dar errado

• Escolher pelo preço unitário. A cotação mais barata costuma ser barata porque cotou outra coisa.
• Deixar o fornecedor escrever a especificação. Aí você herda os padrões dele, incluindo os que o seu mercado não aceita.
• Comparar cotações em Incoterms diferentes. Um preço EXW e um preço DDP descrevem negócios diferentes.
• Pular amostras para não perder uma temporada. O prazo é real. Um contêiner de mercadoria que você não consegue vender também é.
• Depender de uma única fonte para um best-seller. Um lote com defeito ou um recesso longo de fábrica, e a prateleira fica vazia.

Submetendo a AXISLINK ao mesmo processo

A AXISLINK TRADING LIMITED é uma trading registrada em Hong Kong, que faz sourcing por meio de entidades afiliadas em Yiwu e Shenzhen e das fábricas por trás delas. Isso nos coloca na linha de trading da tabela acima, com pontos fortes e fracos incluídos, então aplique cada passo a nós também. Envie sua especificação como uma RFQ e vamos responder linha por linha: preços unitários nas suas quantidades, MOQ por SKU, Incoterm, dados de caixa, prazo e os relatórios de teste que existem. Vamos informar qual fábrica está por trás de cada linha, e aceitamos inspeções contratadas por você.

Nossas linhas atuais estão no catálogo de produtos, incluindo coleiras, guias e peitorais e camas e arranhadores. O restante desta série está em sourcing na China. Quando sua especificação estiver pronta, solicite uma cotação.