Cara Memilih Pemasok Perlengkapan Hewan Peliharaan: Proses Seleksi 7 Langkah

Memilih pemasok berarti memutuskan, berdasarkan bukti yang bisa Anda tunjukkan kepada orang lain, perusahaan mana di antara beberapa kandidat yang akan mendapatkan spesifikasi Anda, uang muka Anda, dan kesan pertama pelanggan Anda. Nama formal untuk proses ini adalah pemilihan pemasok, yang juga disebut seleksi vendor. Di perusahaan besar, proses ini berada di bawah pengadaan atau strategic sourcing dan memiliki departemen sendiri. Untuk toko hewan peliharaan, penjual di marketplace, atau merek private label baru, biasanya hanya satu orang dengan spreadsheet, dan metode ini tetap berlaku pada skala tersebut.

Buku teks membagi langkah-langkah ini secara berbeda-beda. Tujuh adalah jumlah yang umum dan masuk akal, sehingga itulah yang digunakan di sini. Urutannya lebih penting daripada jumlahnya: setiap langkah lebih murah daripada langkah setelahnya, dan sebagian besar kesalahan yang mahal berasal dari melakukan langkah keenam sebelum langkah pertama.

Langkah 1: tulis spesifikasi sebelum mencari pemasok

Pemasok tidak bisa memberikan penawaran untuk sesuatu yang belum Anda tentukan, dan pemasok yang dibiarkan menentukannya sendiri akan memutuskan sesuai dengan apa yang sudah berjalan di lini produksi mereka. Sebelum menghubungi siapa pun, tuliskan hal-hal berikut dalam satu halaman.

• Produk. Material, dimensi, rentang ukuran, warna, dan setiap fitur yang membuat Anda menolak sampel jika tidak ada. Untuk harness, ini berarti lebar webbing, jenis gesper, dan apakah D-ring terbuat dari logam. Untuk tempat tidur, ini berarti bahan isian, kain penutup, dan apakah penutupnya bisa dilepas untuk dicuci.
• Kemasan dan pelabelan. Kotak ritel atau polybag, jumlah unit per karton, barcode, dan merek siapa yang tercantum pada produk.
• Pasar. Tempat produk akan dijual menentukan aturan mana yang berlaku dan dokumen apa yang Anda perlukan. Listing di UE membutuhkan dokumen yang berbeda dari listing di AS.
• Kuantitas. Pesanan pertama, dan angka yang realistis untuk dua belas bulan berikutnya. Pemasok menetapkan harga berdasarkan hubungan jangka panjang, bukan hanya pesanan yang sedang dibicarakan.
• Target harga landed dan tanggalnya. Landed berarti sudah termasuk ongkos kirim dan bea masuk sampai ke pintu Anda, bukan harga di gerbang pabrik.

Halaman itu juga menjadi daftar kriteria seleksi Anda. Apa pun di dalamnya yang tidak bisa dipenuhi pemasok adalah alasan untuk tidak memilihnya, sehingga Anda tidak perlu membandingkan dengan cermat perusahaan yang sejak awal tidak mampu mengerjakan pekerjaan itu.

Langkah 2: bangun daftar panjang dari lebih dari satu kanal

Cari di satu marketplace saja dan Anda hanya akan menemukan pemasok yang paling banyak mengeluarkan biaya di marketplace itu. Gunakan setidaknya dua sumber: platform B2B, daftar peserta pameran dagang, rekomendasi dari pembeli lain, atau produk yang sudah dijual di pasar Anda yang bisa Anda telusuri hingga ke pembuatnya. Kanal-kanal ini dan cara memanfaatkan masing-masing dibahas di cara menemukan produsen produk hewan peliharaan di China.

Masukkan lebih dari satu jenis pemasok ke dalam daftar, karena masing-masing menyelesaikan masalah yang berbeda.

Jenis pemasok	Kelebihan	Kekurangan
Pabrik (factory)	Harga dan kendali atas satu keluarga produk dalam jumlah besar	Pesanan kecil atau campuran, konsolidasi, dokumen ekspor untuk pembeli kecil
Perusahaan dagang (trading company)	Pesanan campuran dari beberapa pabrik, kontrol kualitas, dokumen ekspor	Transparansi, kecuali mereka memberi tahu pabrik mana yang membuat apa
Distributor lokal	Kuantitas kecil, pengiriman cepat, tidak ada pekerjaan impor untuk Anda	Biaya per unit, dan hampir tidak ada ruang untuk spesifikasi khusus

Mana yang cocok untuk Anda bergantung pada kuantitas Anda dan seberapa besar kebutuhan kustomisasi. Sisi biaya dari trade-off ini dibahas di China direct vs distributor AS. Targetkan sekitar sepuluh nama. Jika kurang, Anda sebenarnya tidak benar-benar memilih. Jika terlalu banyak, Anda tidak akan bisa menyaringnya dengan baik.

Langkah 3: saring daftar panjang menjadi daftar pendek

Penyaringan berlangsung cepat dan murah, dan di sinilah sebagian besar pemasok yang tidak cocok seharusnya tersingkir. Anda belum menilai kualitas produk. Anda hanya memeriksa apakah setiap perusahaan benar-benar seperti yang mereka klaim dan masuk akal untuk mengerjakan pekerjaan Anda.

• Badan hukumnya ada, aktif, dan lingkup usaha resminya mencakup produk tersebut.
• Mereka menyatakan dengan jelas apakah mereka pabrik atau perusahaan dagang.
• Mereka pernah mengekspor keluarga produk ini ke pasar Anda sebelumnya dan bisa menyebutkan dokumen yang menyertainya.
• Rekening bank yang akan menerima pembayaran Anda memiliki nama perusahaan yang sama dengan yang tercantum di penawaran.
• Balasan pertama mereka menjawab pertanyaan Anda, bukan sekadar melampirkan katalog umum.

Cara menjalankan setiap pemeriksaan ini pada pemasok China dijelaskan di cara memverifikasi pemasok hewan peliharaan asal China. Pemasok yang gagal pada pemeriksaan rekening bank harus disingkirkan, berapa pun harganya. Tiga sampai lima pemasok yang lolos adalah daftar pendek yang layak digunakan.

Langkah 4: kirim satu RFQ yang identik ke setiap pemasok di daftar pendek

Permintaan penawaran, atau RFQ, hanya berguna jika setiap pemasok menjawab pertanyaan yang sama. Ketika masing-masing memberikan penawaran dengan karton yang berbeda, Incoterm yang berbeda, dan pembagian pembayaran yang berbeda, Anda bukan lagi membandingkan pemasok, melainkan membandingkan asumsi. Kirim dokumen yang sama kepada semuanya dan mintalah:

1. Harga per unit pada dua kuantitas: pesanan pertama Anda dan angka untuk dua belas bulan.
2. MOQ per SKU, dan secara terpisah per warna atau ukuran jika berbeda.
3. Incoterm dan tempat yang disebutkan, misalnya FOB di pelabuhan tertentu, sehingga setiap penawaran memiliki dasar yang sama.
4. Dimensi karton, berat kotor, dan jumlah unit per karton, karena ongkos kirim dihitung berdasarkan karton, bukan unit.
5. Waktu produksi dihitung dari uang muka dan dari persetujuan sampel.
6. Laporan uji yang sudah ada untuk pasar Anda, dan mana yang memerlukan pengujian baru dengan biaya Anda sendiri.
7. Syarat pembayaran yang diusulkan.
8. Biaya sampel dan waktu pengiriman sampel.

Cara pemasok menangani permintaan ini adalah bukti tersendiri. Mereka yang menjawab setiap poin, dan mengajukan pertanyaan yang wajar untuk poin yang belum bisa mereka jawab, menunjukkan bagaimana mereka akan bersikap pada pesanan yang sesungguhnya.

Langkah 5: nilai penawaran berdasarkan biaya landed dan risiko, bukan harga satuan

Berikut adalah faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih pemasok. Perlakukan dua faktor pertama sebagai gerbang (gate): pemasok yang gagal pada salah satunya harus disingkirkan, betapa pun bagusnya harga. Nilai faktor lainnya secara relatif satu sama lain. Kualitas produk dinilai pada langkah berikutnya, berdasarkan sampel fisik, bukan di atas kertas.

Faktor	Gerbang atau skor	Contoh bukti yang baik
Legalitas dan keamanan pembayaran	Gerbang	Entitas yang terverifikasi, rekening bank atas nama yang sama, tanpa permintaan membayar lunas di muka
Kepatuhan untuk pasar Anda	Gerbang	Laporan uji yang bisa Anda verifikasi dengan laboratorium penerbit, pelabelan yang sesuai dengan tempat Anda menjual
Biaya landed per unit	Skor	Harga satuan ditambah pengemasan, ongkos kirim, dan bea masuk, pada kuantitas dan Incoterm yang sama untuk semua pemasok
Kesesuaian MOQ	Skor	Jumlah minimum yang bisa Anda jual habis dalam satu musim tanpa diskon
Waktu produksi dan kapasitas	Skor	Tanggal yang terkait dengan uang muka dan persetujuan sampel, serta jawaban yang jujur tentang musim ramai
Komunikasi	Skor	Jawaban yang spesifik, satu kontak yang disebutkan namanya, masalah yang diangkat sebelum Anda menemukannya sendiri
Syarat pembayaran	Skor	Pembagian uang muka dan sisa pembayaran yang tetap memberi Anda daya tawar sampai barang diperiksa

Tentukan bobot untuk faktor yang diberi skor sebelum Anda membuka penawaran, bukan sesudahnya. Jika Anda menentukannya belakangan, Anda akan memberi bobot pada apa pun yang membuat favorit Anda menang. Pesanan pertama biasanya lebih menitikberatkan pada kesesuaian MOQ dan biaya landed. Lini private label yang Anda rencanakan berjalan selama bertahun-tahun sebaiknya lebih menitikberatkan pada komunikasi dan kapasitas, karena Anda akan terus bekerja sama dengan pemasok itu.

Harga satuan saja adalah angka yang paling menyesatkan dalam berkas ini. Penawaran yang lebih murah per potong tetapi memuat lebih sedikit unit per karton bisa jadi lebih mahal setelah dikirim. Pemasok yang lebih murah tetapi meminta pembayaran penuh sebelum produksi dimulai memindahkan risiko kepada Anda, dan risiko itu tetap memiliki biaya meskipun tidak tercantum di invoice.

Langkah 6: bandingkan sampel, lalu lakukan pesanan percobaan

Pesan sampel dari dua atau tiga kandidat teratas Anda. Nilai sampel tersebut terhadap spesifikasi Anda, bukan dibandingkan satu sama lain, dan uji seperti yang akan dilakukan pelanggan: cuci penutup tempat tidur, tarik kuat gesper harness, tekuk mainan kunyah, jalankan air mancur selama seminggu. Sampel yang tidak memenuhi spesifikasi Anda tidak akan terselamatkan hanya karena menjadi yang terbaik dari kumpulan yang lemah.

Ketika sebuah sampel lolos, setujui secara tertulis, segel, dan pastikan kedua pihak masing-masing menyimpan satu yang sama. Sampel acuan itu menjadi definisi kontraktual dari apa yang Anda beli.

Kemudian lakukan pesanan percobaan yang lebih kecil daripada yang Anda inginkan. Pesan inspeksi pra-pengiriman terhadap sampel acuan dan spesifikasi Anda, pada AQL yang disepakati, sementara sisa pembayaran masih belum dibayarkan. Pesanan percobaan ini menunjukkan apakah pemasok yang membuat sampel bagus juga bisa membuat batch yang bagus, yang merupakan pertanyaan berbeda dan yang sebenarnya penting.

Langkah 7: tuangkan ke dalam kontrak dan tetap menilai setelah pengiriman

Kontrak pembelian untuk produk hewan peliharaan tidak perlu panjang, tetapi harus mencantumkan spesifikasi dan sampel acuan, Incoterm, syarat pembayaran, standar inspeksi, waktu produksi, dan apa yang terjadi jika barang gagal inspeksi: pengerjaan ulang, penggantian, atau kredit.

Pemilihan tidak berhenti setelah pengiriman pertama. Setelah setiap pesanan, catat apakah dikirim tepat waktu, apa yang ditemukan saat inspeksi, dan bagaimana masalah ditangani, lalu lihat catatan itu sebelum setiap pemesanan ulang. Untuk produk yang menjadi tumpuan bisnis Anda, jaga agar pemasok kedua yang memenuhi syarat tetap aktif, meskipun hanya dengan porsi volume yang kecil. Saat Anda membutuhkan cadangan adalah saat Anda tidak lagi punya waktu untuk memilihnya.

Di mana pemilihan pemasok biasanya salah

• Memilih berdasarkan harga satuan. Penawaran termurah sering kali termurah karena menawarkan sesuatu yang berbeda.
• Membiarkan pemasok menulis spesifikasi. Anda kemudian mewarisi standar bawaan mereka, termasuk yang tidak diterima di pasar Anda.
• Membandingkan penawaran dengan Incoterms yang berbeda. Harga EXW dan harga DDP menggambarkan kesepakatan yang berbeda.
• Melewatkan sampel untuk mengejar musim. Tenggat waktunya memang nyata. Begitu pula satu kontainer barang yang tidak bisa Anda jual.
• Mengandalkan satu sumber untuk produk terlaris. Satu batch yang gagal atau satu libur panjang pabrik saja, dan rak Anda kosong.

Menempatkan AXISLINK melalui proses yang sama

AXISLINK TRADING LIMITED adalah perusahaan dagang yang terdaftar di Hong Kong, bersumber melalui entitas afiliasi di Yiwu dan Shenzhen serta pabrik-pabrik di belakangnya. Itu menempatkan kami pada baris perusahaan dagang di tabel di atas, termasuk kelebihan dan kekurangannya, jadi terapkan setiap langkah kepada kami juga. Kirim spesifikasi Anda sebagai RFQ dan kami akan menjawabnya baris demi baris: harga satuan pada kuantitas Anda, MOQ per SKU, Incoterm, data karton, waktu produksi, dan laporan uji yang sudah ada. Kami akan menyebutkan hubungan pabrik di balik sebuah lini produk, dan kami menerima inspeksi yang Anda tugaskan.

Lini produk kami saat ini ada di katalog produk, termasuk kalung, tali, dan harness serta tempat tidur dan pohon kucing. Sisa dari seri ini ada di sourcing dari China. Ketika spesifikasi Anda sudah siap, ajukan permintaan penawaran.