Jak wybrać dostawcę artykułów dla zwierząt: proces selekcji w 7 krokach

Wybór dostawcy oznacza podjęcie decyzji, na podstawie dowodów, które moglibyście pokazać komuś innemu, która z kilku firm otrzyma waszą specyfikację, zaliczkę i pierwsze wrażenie waszych klientów. Formalna nazwa tego procesu to wybór dostawcy, zwany też selekcją dostawców. W dużej firmie mieści się to w dziale zakupów lub strategicznego zaopatrzenia i ma własny dział. W sklepie zoologicznym, u sprzedawcy na marketplace lub w nowej marce private label to zazwyczaj jedna osoba z arkuszem kalkulacyjnym, a metoda i tak działa w tej skali.

Podręczniki liczą kroki inaczej. Siedem to liczba powszechna i rozsądna, więc taka zostanie tu przyjęta. Kolejność jest ważniejsza niż liczba: każdy krok jest tańszy niż ten po nim, a najdroższe błędy biorą się z wykonania szóstego kroku przed pierwszym.

Krok 1: napiszcie specyfikację, zanim zaczniecie szukać dostawców

Dostawca nie może wycenić czegoś, czego nie ustaliliście, a dostawca, któremu pozwolicie zdecydować za was, zdecyduje na korzyść tego, co już działa na jego linii. Zanim skontaktujecie się z kimkolwiek, spiszcie poniższe na jednej stronie.

• Produkt. Materiały, wymiary, zakres rozmiarów, kolory i każda cecha, przez której brak odrzucilibyście próbkę. Dla szelek oznacza to szerokość taśmy, typ klamry i czy D-ring jest metalowy. Dla legowiska oznacza to wypełnienie, tkaninę pokrowca i czy pokrowiec zdejmuje się do prania.
• Opakowanie i etykietowanie. Pudełko detaliczne lub polybag, liczba sztuk na kartonie, kod kreskowy i czyja marka widnieje na produkcie.
• Rynek. Miejsce sprzedaży produktu decyduje o tym, jakie przepisy obowiązują i jakich dokumentów będziecie potrzebować. Wpis dla UE wymaga innych dokumentów niż dla USA.
• Ilości. Pierwsze zamówienie i realistyczna liczba na kolejne dwanaście miesięcy. Dostawcy wyceniają relację, a nie tylko zamówienie, które mają przed sobą.
• Docelowa cena landed i termin. Landed oznacza dostarczone pod wasze drzwi, wraz z frachtem i cłem, a nie cenę przy bramie fabryki.

Ta strona jest też waszą listą kryteriów wyboru. Wszystko, czego dostawca nie może spełnić, to powód, by go odrzucić, co oszczędza wam dokładnego porównywania firm, które i tak nigdy nie poradziłyby sobie z tym zadaniem.

Krok 2: zbudujcie longlistę z więcej niż jednego kanału

Szukajcie na jednym marketplace, a znajdziecie dostawców, którzy wydają na nim najwięcej. Użyjcie co najmniej dwóch źródeł: platformy B2B, listy wystawców targów branżowych, poleceń od innych kupujących lub towarów już sprzedawanych na waszym rynku, które można prześledzić do producenta. Kanały i sposób pracy z każdym z nich omówiono w jak znaleźć producentów artykułów dla zwierząt w Chinach.

Umieśćcie na liście więcej niż jeden typ dostawcy, ponieważ każdy rozwiązuje inne problemy.

Typ dostawcy	Mocna strona	Słaba strona
Fabryka	Cena i kontrola nad jedną rodziną produktów przy dużym wolumenie	Małe lub mieszane zamówienia, konsolidacja, dokumenty eksportowe dla małych kupujących
Firma handlowa	Mieszane zamówienia z kilku fabryk, kontrola jakości, dokumenty eksportowe	Przejrzystość, o ile powiedzą, która fabryka co produkuje
Dystrybutor krajowy	Małe ilości, szybka dostawa, brak pracy importowej po waszej stronie	Koszt jednostkowy i niemal brak miejsca na specyfikację niestandardową

To, który wariant wam odpowiada, zależy od waszych ilości i tego, ile pracy niestandardowej potrzebujecie. Kosztowa strona tego kompromisu jest omówiona w Chiny bezpośrednio a dystrybutorzy w USA. Celujcie w około dziesięć nazw. Mniej i tak naprawdę nie wybieracie. Znacznie więcej i nie zweryfikujecie ich porządnie.

Krok 3: zawężcie longlistę do shortlisty

Weryfikacja jest szybka i tania, i to na tym etapie powinna odpaść większość niepasujących dostawców. Nie oceniacie jeszcze jakości produktu. Sprawdzacie, czy każda firma jest tym, za co się podaje, i czy realnie mogłaby wykonać wasze zadanie.

• Podmiot prawny istnieje, jest aktywny, a jego zarejestrowany zakres działalności obejmuje produkt.
• Jasno mówią, czy są fabryką, czy firmą handlową.
• Eksportowali już tę rodzinę produktów na wasz rynek i potrafią wskazać dokumenty, które temu towarzyszyły.
• Konto bankowe, które miałoby otrzymać waszą płatność, jest zarejestrowane na tę samą nazwę firmy co oferta.
• Ich pierwsza odpowiedź odpowiada na wasze pytania, zamiast dołączać ogólny katalog.

Jak przeprowadzić każdą z tych kontroli u chińskiego dostawcy, opisano w jak zweryfikować chińskiego dostawcę artykułów dla zwierząt. Dostawca, który nie przejdzie kontroli konta bankowego, odpada, niezależnie od ceny. Od trzech do pięciu ocalałych to sensowna shortlista.

Krok 4: wyślijcie jedno identyczne RFQ do każdego dostawcy z shortlisty

Zapytanie ofertowe, czyli RFQ, jest użyteczne tylko wtedy, gdy każdy dostawca odpowiada na to samo pytanie. Gdy każdy z nich wycenia inny karton, inny Incoterm i inny podział płatności, nie porównujecie już dostawców, tylko założenia. Wyślijcie ten sam dokument do wszystkich i poproście o:

1. Cenę jednostkową przy dwóch ilościach: waszym pierwszym zamówieniu i waszej liczbie na dwanaście miesięcy.
2. MOQ na SKU, a osobno na kolor lub rozmiar, jeśli się różni.
3. Incoterm i wskazane miejsce, na przykład FOB w nazwanym porcie, tak aby każda oferta była na tej samej podstawie.
4. Wymiary kartonu, wagę brutto i liczbę sztuk na kartonie, ponieważ fracht jest wyceniany od kartonu, nie od sztuki.
5. Czas produkcji liczony od zaliczki i od akceptacji próbki.
6. Które raporty z testów już istnieją dla waszego rynku, a które wymagałyby nowych testów na wasz koszt.
7. Proponowane warunki płatności.
8. Koszt próbki i czas dostawy próbki.

Sposób, w jaki dostawcy obsługują tę prośbę, sam w sobie jest dowodem. Ci, którzy odpowiadają na każdy punkt i zadają sensowne pytania o punkty, na które nie potrafią jeszcze odpowiedzieć, pokazują, jak zachowają się przy prawdziwym zamówieniu.

Krok 5: oceniajcie oferty na podstawie kosztu landed i ryzyka, nie ceny jednostkowej

To są kluczowe czynniki, które trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy. Pierwsze dwa traktujcie jako bramki: dostawca, który nie spełni któregokolwiek z nich, odpada, niezależnie od tego, jak dobra jest cena. Resztę oceńcie względem siebie. Jakość produktu ocenia się w kolejnym kroku, na fizycznych próbkach, nie na papierze.

Czynnik	Bramka czy ocena	Jak wygląda dobry dowód
Legalność i bezpieczeństwo płatności	Bramka	Zweryfikowany podmiot, konto bankowe na tę samą nazwę, brak żądania pełnej płatności z góry
Zgodność z wymogami waszego rynku	Bramka	Raporty z testów, które można zweryfikować w wydającym je laboratorium, etykietowanie dopasowane do miejsca sprzedaży
Koszt landed na jednostkę	Ocena	Cena jednostkowa plus pakowanie, fracht i cło, przy tej samej ilości i tym samym Incotermie dla wszystkich
Dopasowanie MOQ	Ocena	Minimum, które sprzedacie w jeden sezon bez rabatowania
Czas produkcji i moce	Ocena	Terminy powiązane z zaliczką i akceptacją próbki oraz szczera odpowiedź na temat sezonu szczytowego
Komunikacja	Ocena	Konkretne odpowiedzi, jedna wskazana z imienia i nazwiska osoba kontaktowa, problemy zgłaszane, zanim je sami znajdziecie
Warunki płatności	Ocena	Podział na zaliczkę i saldo, który zostawia wam przewagę negocjacyjną do momentu kontroli towaru

Wagi dla ocenianych czynników ustalcie przed otwarciem ofert, nie po. Jeśli zdecydujecie potem, przypiszecie wagi tak, by wygrał wasz faworyt. Pierwsze zamówienie zwykle opiera się na dopasowaniu MOQ i koszcie landed. Linia private label, którą planujecie prowadzić latami, powinna opierać się bardziej na komunikacji i mocach produkcyjnych, bo z tym dostawcą będziecie żyć długo.

Sama cena jednostkowa jest najbardziej mylącą liczbą w dokumentacji. Oferta tańsza za sztukę, ale pakująca mniej sztuk na karton, może po dostarczeniu kosztować więcej. Dostawca tańszy, ale żądający pełnej kwoty przed rozpoczęciem produkcji, przenosi ryzyko na was, a ryzyko ma swój koszt, nawet jeśli nie widać go na fakturze.

Krok 6: porównajcie próbki, a potem złóżcie zamówienie próbne

Zamówcie próbki od dwóch lub trzech najlepszych kandydatów. Oceniajcie je względem waszej specyfikacji, a nie względem siebie nawzajem, i testujcie tak, jak zrobiłby to klient: wypierzcie pokrowiec legowiska, mocno pociągnijcie za klamrę szelek, zegnijcie zabawkę do gryzienia, uruchomcie fontannę na tydzień. Próbki, która nie spełnia waszej specyfikacji, nie ratuje bycie najlepszą w słabej grupie.

Gdy próbka przejdzie test, zatwierdźcie ją pisemnie, zaplombujcie i upewnijcie się, że obie strony zachowują po jednym identycznym egzemplarzu. Ta próbka wzorcowa staje się umowną definicją tego, co kupujecie.

Następnie złóżcie zamówienie próbne mniejsze, niż byście chcieli. Zarezerwujcie kontrolę przedwysyłkową względem próbki wzorcowej i waszej specyfikacji, przy uzgodnionym AQL, podczas gdy saldo płatności wciąż pozostaje nierozliczone. Zamówienie próbne pokazuje, czy dostawca, który zrobił dobrą próbkę, potrafi też zrobić dobrą partię, a to jest inne pytanie i to ono się liczy.

Krok 7: ujmijcie to w umowie i dalej oceniajcie po dostawie

Umowa zakupu produktów dla zwierząt nie musi być długa, ale powinna wskazywać specyfikację i próbkę wzorcową, Incoterm, warunki płatności, standard kontroli, czas produkcji oraz co się dzieje, gdy towar nie przejdzie kontroli: poprawki, wymiana lub uznanie.

Selekcja nie kończy się na pierwszej dostawie. Po każdym zamówieniu odnotujcie, czy wysłano je na czas, co wykazała kontrola i jak rozwiązano problemy, i sprawdźcie ten zapis przed każdym kolejnym zamówieniem. Dla produktu, od którego zależy wasza firma, trzymajcie w gotowości drugiego zakwalifikowanego dostawcę, nawet z niewielkim udziałem w wolumenie. Moment, w którym potrzebujecie zapasowego dostawcy, to moment, w którym nie macie już czasu go wybrać.

Gdzie zwykle popełnia się błędy w wyborze dostawcy

• Wybieranie na podstawie ceny jednostkowej. Najtańsza oferta jest często najtańsza, bo dotyczyła czegoś innego.
• Pozwolenie, by to dostawca napisał specyfikację. Wtedy dziedziczycie jego domyślne ustawienia, w tym te, których wasz rynek nie akceptuje.
• Porównywanie ofert na różnych Incoterms. Cena EXW i cena DDP opisują różne transakcje.
• Pomijanie próbek, żeby zdążyć na sezon. Termin jest realny. Podobnie jak kontener towaru, którego nie sprzedacie.
• Poleganie na jednym źródle dla bestsellera. Jedna nieudana partia albo jeden długi urlop fabryczny i półka jest pusta.

Poddanie AXISLINK temu samemu procesowi

AXISLINK TRADING LIMITED to firma handlowa zarejestrowana w Hongkongu, zaopatrująca się przez powiązane podmioty w Yiwu i Shenzhen oraz stojące za nimi fabryki. To umieszcza nas w wierszu firm handlowych powyższej tabeli, wraz z mocnymi i słabymi stronami, więc zastosujcie do nas każdy krok. Wyślijcie waszą specyfikację jako RFQ, a my odpowiemy na nią punkt po punkcie: ceny jednostkowe przy waszych ilościach, MOQ na SKU, Incoterm, dane kartonu, czas produkcji i istniejące raporty z testów. Wskażemy relację z fabryką stojącą za daną linią i akceptujemy kontrole zlecane przez was.

Nasze aktualne linie produktów znajdują się w katalogu produktów, w tym obroże, smycze i szelki oraz legowiska i drapaki dla kotów. Reszta tej serii znajduje się w dziale zaopatrzenie z Chin. Gdy wasza specyfikacja będzie gotowa, poproście o wycenę.