पालतू पशु उत्पाद सप्लायर कैसे चुनें: 7-चरण चयन प्रक्रिया

सप्लायर चुनने का मतलब है ऐसे सबूत के आधार पर तय करना, जो आप किसी और को भी दिखा सकें, कि कई कंपनियों में से किसे आपकी स्पेसिफिकेशन, आपकी डिपॉजिट और आपके ग्राहकों का पहला प्रभाव मिलेगा। इसका औपचारिक नाम सप्लायर सिलेक्शन है, जिसे वेंडर सिलेक्शन भी कहा जाता है। बड़ी कंपनी में यह प्रोक्योरमेंट या स्ट्रैटेजिक सोर्सिंग विभाग के अंदर आता है और इसकी अपनी टीम होती है। पेट शॉप, मार्केटप्लेस सेलर या नई प्राइवेट लेबल ब्रांड के लिए यह अक्सर एक व्यक्ति और एक स्प्रेडशीट का काम होता है, और यह तरीका इस स्तर पर भी वैसा ही काम करता है।

किताबों में चरणों की गिनती अलग-अलग होती है। सात एक सामान्य और उचित गिनती है, इसलिए यहां भी इसी को अपनाया गया है। क्रम, संख्या से ज्यादा मायने रखता है: हर चरण अगले चरण से सस्ता होता है, और सबसे महंगी गलतियां अक्सर छठा चरण पहले चरण से पहले करने से होती हैं।

चरण 1: सप्लायर खोजने से पहले स्पेसिफिकेशन लिखें

सप्लायर उस चीज़ का दाम नहीं बता सकता जो आपने अभी तय नहीं की, और अगर सप्लायर को यह फैसला करने दिया जाए, तो वह उसी के पक्ष में फैसला करेगा जो उसकी लाइन पर पहले से चल रहा है। किसी से भी संपर्क करने से पहले, निम्नलिखित को एक पेज पर लिख लें।

• प्रोडक्ट। मटीरियल, आकार, साइज़ रेंज, रंग, और कोई भी ऐसी खासियत जिसकी कमी पर आप सैंपल रिजेक्ट कर देंगे। हार्नेस के लिए इसका मतलब है वेबिंग की चौड़ाई, बकल का प्रकार, और D-ring धातु का है या नहीं। बेड के लिए इसका मतलब है फिलिंग, कवर का फैब्रिक, और कवर धोने के लिए अलग होता है या नहीं।
• पैकेजिंग और लेबलिंग। रिटेल बॉक्स या पॉलीबैग, प्रति कार्टन यूनिट, बारकोड, और प्रोडक्ट पर किसका ब्रांड दिखेगा।
• मार्केट। प्रोडक्ट कहां बिकेगा, यह तय करता है कि कौन से नियम लागू होंगे और कौन से डॉक्यूमेंट चाहिए होंगे। EU में लिस्टिंग के लिए US से अलग कागज़ात चाहिए होते हैं।
• मात्रा। पहला ऑर्डर, और आगे बारह महीनों का एक व्यावहारिक अनुमान। सप्लायर पूरे रिश्ते का दाम लगाते हैं, सिर्फ सामने वाले ऑर्डर का नहीं।
• एक टारगेट लैंडेड प्राइस और एक तारीख। लैंडेड का मतलब है फ्रेट और ड्यूटी शामिल करके आपके दरवाज़े तक पहुंचाई गई कीमत, न कि फैक्टरी गेट की कीमत।

यह पेज आपकी सिलेक्शन क्राइटेरिया की लिस्ट भी है। इसमें से जो भी सप्लायर पूरा नहीं कर सकता, वह उसे हटाने की वजह है, जिससे आपको उन कंपनियों की बारीकी से तुलना नहीं करनी पड़ती जो कभी यह काम कर ही नहीं सकती थीं।

चरण 2: एक से ज्यादा चैनल से लॉन्गलिस्ट बनाएं

सिर्फ एक मार्केटप्लेस पर सर्च करने से आपको वही सप्लायर मिलेंगे जो उस मार्केटप्लेस पर सबसे ज्यादा खर्च करते हैं। कम से कम दो सोर्स इस्तेमाल करें: एक B2B प्लेटफॉर्म, ट्रेड फेयर एग्जिबिटर की लिस्ट, दूसरे खरीदारों की सिफारिशें, या ऐसे प्रोडक्ट जो आपके मार्केट में पहले से बिक रहे हैं और जिन्हें आप उनके निर्माता तक ट्रेस कर सकते हैं। हर चैनल और उसे कैसे इस्तेमाल करें, यह चीन में पेट प्रोडक्ट मैन्युफैक्चरर कैसे खोजें में बताया गया है।

लिस्ट में एक से ज्यादा तरह के सप्लायर रखें, क्योंकि वे अलग-अलग समस्याएं हल करते हैं।

सप्लायर का प्रकार	मजबूती	कमजोरी
फैक्ट्री	बड़ी मात्रा में एक प्रोडक्ट फैमिली पर कीमत और नियंत्रण	छोटे या मिक्स्ड ऑर्डर, कंसॉलिडेशन, छोटे खरीदारों के लिए एक्सपोर्ट पेपरवर्क
ट्रेडिंग कंपनी	कई फैक्ट्रियों के मिक्स्ड ऑर्डर, क्वालिटी कंट्रोल, एक्सपोर्ट डॉक्यूमेंट	पारदर्शिता, जब तक वे न बताएं कि कौन सी फैक्ट्री क्या बनाती है
डोमेस्टिक डिस्ट्रीब्यूटर	छोटी मात्रा, तेज़ डिलीवरी, इम्पोर्ट का काम आपको नहीं करना	यूनिट कॉस्ट ज्यादा, और कस्टम स्पेसिफिकेशन की गुंजाइश लगभग नहीं

आपके लिए कौन सा सही है, यह आपकी मात्रा और कितने कस्टम काम की ज़रूरत है, इस पर निर्भर करता है। इस ट्रेड-ऑफ का कॉस्ट पहलू चीन डायरेक्ट बनाम US डिस्ट्रीब्यूटर में है। लगभग दस नाम रखने का लक्ष्य रखें। कम होंगे तो आप वास्तव में चुनाव नहीं कर रहे। बहुत ज्यादा होंगे तो आप ठीक से जांच नहीं कर पाएंगे।

चरण 3: लॉन्गलिस्ट को छानकर शॉर्टलिस्ट बनाएं

स्क्रीनिंग तेज़ और सस्ती होती है, और यही वह जगह है जहां ज़्यादातर अनुपयुक्त सप्लायर बाहर हो जाने चाहिए। आप अभी प्रोडक्ट क्वालिटी नहीं जज कर रहे। आप यह जांच रहे हैं कि हर कंपनी वैसी ही है जैसा वह दावा करती है, और क्या वह आपका काम वाकई कर सकती है।

• लीगल एंटिटी मौजूद है, सक्रिय है, और उसका रजिस्टर्ड बिज़नेस स्कोप इस प्रोडक्ट को कवर करता है।
• वे साफ़ बताते हैं कि वे फैक्ट्री हैं या ट्रेडिंग कंपनी।
• उन्होंने पहले भी इस प्रोडक्ट फैमिली को आपके मार्केट में एक्सपोर्ट किया है और उस समय के डॉक्यूमेंट बता सकते हैं।
• जो बैंक अकाउंट आपकी पेमेंट लेगा, वह कोटेशन जैसे ही कंपनी नाम से है।
• उनका पहला जवाब आपके सवालों का जवाब देता है, न कि एक सामान्य कैटलॉग भेज देता है।

किसी चाइनीज़ सप्लायर पर ये सारी जांच कैसे करें, यह चाइनीज़ पेट सप्लायर को कैसे वेरिफाई करें में बताया गया है। जो सप्लायर बैंक अकाउंट चेक में फेल हो, वह बाहर, चाहे कीमत कितनी भी अच्छी हो। तीन से पांच बचे सप्लायर एक व्यावहारिक शॉर्टलिस्ट बनाते हैं।

चरण 4: शॉर्टलिस्ट के हर सप्लायर को एक जैसी RFQ भेजें

एक रिक्वेस्ट फॉर क्वोटेशन, यानी RFQ, तभी काम की है जब हर सप्लायर एक ही सवाल का जवाब दे। जब हर कोई अलग कार्टन, अलग Incoterm और अलग पेमेंट स्प्लिट कोट करे, तो आप सप्लायर की तुलना नहीं कर रहे, आप अनुमानों की तुलना कर रहे हैं। सबको एक जैसा डॉक्यूमेंट भेजें और यह मांगें:

1. दो मात्राओं पर यूनिट प्राइस: आपका पहला ऑर्डर और आपका बारह महीने का आंकड़ा।
2. हर SKU के लिए MOQ, और अगर रंग या साइज़ अलग हो तो अलग से।
3. Incoterm और नामित जगह, जैसे किसी नामित पोर्ट पर FOB, ताकि हर कोटेशन एक जैसे आधार पर हो।
4. कार्टन का साइज़, ग्रॉस वेट और प्रति कार्टन यूनिट, क्योंकि फ्रेट कार्टन पर तय होता है, यूनिट पर नहीं।
5. डिपॉजिट के बाद और सैंपल अप्रूवल के बाद का प्रोडक्शन लीड टाइम।
6. आपके मार्केट के लिए कौन-कौन सी टेस्ट रिपोर्ट पहले से मौजूद हैं, और कौन सी नई टेस्टिंग की ज़रूरत होगी, आपके खर्च पर।
7. प्रस्तावित पेमेंट टर्म्स।
8. सैंपल कॉस्ट और सैंपल लीड टाइम।

सप्लायर इस रिक्वेस्ट को कैसे हैंडल करते हैं, यह खुद एक सबूत है। जो हर लाइन का जवाब देते हैं, और जिन लाइनों का अभी जवाब नहीं दे सकते उनके बारे में सही सवाल पूछते हैं, वे दिखा रहे हैं कि वे लाइव ऑर्डर पर कैसे बर्ताव करेंगे।

चरण 5: कोटेशन को लैंडेड कॉस्ट और जोखिम पर स्कोर करें, यूनिट प्राइस पर नहीं

सप्लायर चुनते समय तौलने वाले मुख्य कारक ये हैं। पहले दो को गेट मानें: जो सप्लायर इनमें से किसी में फेल हो, वह बाहर, चाहे कीमत कितनी भी अच्छी हो। बाकी को एक-दूसरे के मुकाबले स्कोर करें। प्रोडक्ट क्वालिटी अगले चरण में फिज़िकल सैंपल पर जज होगी, कागज़ पर नहीं।

कारक	गेट या स्कोर	अच्छा सबूत कैसा दिखता है
लेजिटिमेसी और पेमेंट सेफ्टी	गेट	वेरिफाइड एंटिटी, कोटेशन जैसे ही नाम का बैंक अकाउंट, पूरी रकम पहले से मांगने की कोई डिमांड नहीं
आपके मार्केट के लिए कंप्लायंस	गेट	टेस्ट रिपोर्ट जिन्हें जारी करने वाली लैब से वेरिफाई किया जा सके, जो लेबलिंग आपकी बिक्री जगह के हिसाब से हो
प्रति यूनिट लैंडेड कॉस्ट	स्कोर	यूनिट प्राइस प्लस पैकिंग, फ्रेट और ड्यूटी, सबके लिए एक जैसी मात्रा और Incoterm पर
MOQ फिट	स्कोर	वह मिनिमम जिसे आप डिस्काउंट के बिना एक सीज़न में बेच सकें
लीड टाइम और कैपेसिटी	स्कोर	डिपॉजिट और सैंपल अप्रूवल से जुड़ी तारीखें, और पीक सीज़न पर ईमानदार जवाब
कम्युनिकेशन	स्कोर	स्पष्ट जवाब, एक तय कॉन्टैक्ट, समस्याएं आपके पता चलने से पहले बताई जाएं
पेमेंट टर्म्स	स्कोर	डिपॉजिट और बैलेंस का ऐसा बंटवारा जो गुड्स की इंस्पेक्शन तक आपके पास लीवरेज रखे

स्कोर किए जाने वाले कारकों का वेटेज कोटेशन खोलने से पहले तय करें, बाद में नहीं। अगर आप बाद में तय करेंगे, तो वेटेज ऐसा रखेंगे कि आपका पसंदीदा जीत जाए। पहला ऑर्डर आम तौर पर MOQ फिट और लैंडेड कॉस्ट पर झुकता है। एक प्राइवेट लेबल लाइन जिसे आप सालों चलाने की योजना बना रहे हैं, उसे कम्युनिकेशन और कैपेसिटी पर झुकना चाहिए, क्योंकि आप उस सप्लायर के साथ लंबे समय तक रहेंगे।

अकेले यूनिट प्राइस इस फाइल का सबसे भ्रामक आंकड़ा है। जो कोटेशन प्रति पीस सस्ता है लेकिन प्रति कार्टन कम यूनिट पैक करता है, वह डिलीवर होने पर ज़्यादा महंगा पड़ सकता है। जो सप्लायर सस्ता है लेकिन प्रोडक्शन शुरू होने से पहले पूरी रकम मांगता है, वह जोखिम आप पर डाल रहा है, और यह जोखिम इनवॉइस पर न दिखने पर भी एक कॉस्ट है।

चरण 6: सैंपल की तुलना करें, फिर एक ट्रायल ऑर्डर दें

अपने टॉप दो या तीन सप्लायर से सैंपल ऑर्डर करें। उन्हें एक-दूसरे के मुकाबले नहीं, बल्कि अपनी स्पेसिफिकेशन के मुकाबले जज करें, और उन्हें वैसे टेस्ट करें जैसे कोई ग्राहक करेगा: बेड कवर धोएं, हार्नेस बकल पर ज़ोर से खींचें, च्यू टॉय को मोड़ें, फाउंटेन को एक हफ्ते चलाएं। जो सैंपल आपकी स्पेसिफिकेशन पर फिट नहीं होता, वह कमज़ोर समूह में सबसे अच्छा होने से नहीं बच जाता।

जब कोई सैंपल पास हो जाए, तो उसे लिखित में अप्रूव करें, सील करें, और सुनिश्चित करें कि दोनों पक्ष एक जैसा सैंपल अपने पास रखें। यह रेफरेंस सैंपल आगे यह तय करता है कि आप कॉन्ट्रैक्ट के तहत क्या खरीद रहे हैं।

फिर उससे छोटा ट्रायल ऑर्डर दें जितना आप चाहते हैं। बैलेंस पेमेंट अभी बाकी रहते हुए, रेफरेंस सैंपल और अपनी स्पेसिफिकेशन के मुकाबले, तय किए गए AQL पर एक प्री-शिपमेंट इंस्पेक्शन बुक करें। ट्रायल ऑर्डर आपको बताता है कि जिस सप्लायर ने अच्छा सैंपल बनाया, वह अच्छा बैच भी बना सकता है या नहीं, जो एक अलग सवाल है और वही असली मायने रखता है।

चरण 7: इसे कॉन्ट्रैक्ट में डालें और डिलीवरी के बाद भी स्कोर करते रहें

पेट प्रोडक्ट के लिए परचेज़ कॉन्ट्रैक्ट लंबा होना ज़रूरी नहीं, लेकिन उसमें स्पेसिफिकेशन और रेफरेंस सैंपल, Incoterm, पेमेंट टर्म्स, इंस्पेक्शन स्टैंडर्ड, लीड टाइम, और गुड्स इंस्पेक्शन में फेल होने पर क्या होगा यह लिखा होना चाहिए: रीवर्क, रिप्लेसमेंट या क्रेडिट।

सिलेक्शन पहली शिपमेंट पर खत्म नहीं होता। हर ऑर्डर के बाद नोट करें कि वह समय पर शिप हुआ या नहीं, इंस्पेक्शन में क्या मिला और समस्याएं कैसे हैंडल हुईं, और हर दोबारा ऑर्डर से पहले यह रिकॉर्ड देखें। जिस प्रोडक्ट पर आपका बिज़नेस निर्भर है, उसके लिए एक दूसरा क्वालिफाइड सप्लायर तैयार रखें, चाहे उसका हिस्सा छोटा ही हो। जब आपको बैकअप की ज़रूरत पड़ती है, तभी आपके पास चुनने का समय नहीं रहता।

सप्लायर सिलेक्शन में आम तौर पर गलती कहां होती है

• सिर्फ यूनिट प्राइस पर चुनना। सबसे सस्ता कोटेशन अक्सर सस्ता इसलिए होता है क्योंकि उसने कुछ अलग कोट किया था।
• सप्लायर को स्पेसिफिकेशन लिखने देना। इससे आप उसके डिफॉल्ट अपना लेते हैं, उन डिफॉल्ट को भी जो आपका मार्केट स्वीकार नहीं करता।
• अलग-अलग Incoterms पर कोटेशन की तुलना करना। एक EXW कीमत और एक DDP कीमत अलग-अलग डील बताती हैं।
• सीज़न पकड़ने के लिए सैंपल छोड़ना। डेडलाइन असली है। न बिकने वाले माल का एक कंटेनर भी असली है।
• बेस्टसेलर के लिए एक ही सोर्स पर निर्भर रहना। एक खराब बैच या फैक्ट्री की लंबी छुट्टी, और शेल्फ खाली हो जाती है।

AXISLINK को भी इसी प्रोसेस से गुज़ारना

AXISLINK TRADING LIMITED हांगकांग में रजिस्टर्ड एक ट्रेडिंग कंपनी है, जो यीवू और शेनज़ेन में अपनी सहयोगी एंटिटी और उनके पीछे की फैक्ट्रियों के ज़रिए सोर्सिंग करती है। इससे हम ऊपर की टेबल में ट्रेडिंग कंपनी की लाइन में आते हैं, मजबूती और कमज़ोरी दोनों के साथ, तो हर चरण हम पर भी लगाएं। अपनी स्पेसिफिकेशन एक RFQ के तौर पर भेजें और हम उसका जवाब लाइन दर लाइन देंगे: आपकी मात्रा पर यूनिट प्राइस, हर SKU का MOQ, Incoterm, कार्टन डेटा, लीड टाइम, और मौजूद टेस्ट रिपोर्ट। हम बताएंगे कि किसी लाइन के पीछे कौन सी फैक्ट्री है, और हम आपकी करवाई हुई इंस्पेक्शन भी स्वीकार करते हैं।

हमारी मौजूदा लाइन प्रोडक्ट कैटलॉग में हैं, जिनमें कॉलर, लीश और हार्नेस और बेड और कैट ट्री शामिल हैं। इस सीरीज़ का बाकी हिस्सा चीन से सोर्सिंग के तहत है। जब आपकी स्पेसिफिकेशन तैयार हो, कोटेशन के लिए रिक्वेस्ट करें।