Come scegliere un fornitore di prodotti per animali: il processo in 7 fasi

Scegliere un fornitore significa decidere, sulla base di prove che potreste mostrare a qualcun altro, quale tra diverse aziende otterrà le vostre specifiche, il vostro acconto e la prima impressione dei vostri clienti. Il nome formale di questo processo è selezione del fornitore, detta anche vendor selection. In una grande azienda rientra negli acquisti o nello strategic sourcing e ha un proprio dipartimento. Per un negozio di animali, un venditore su marketplace o un nuovo marchio private label è di solito una sola persona con un foglio di calcolo, e il metodo funziona anche a quella scala.

I manuali contano i passaggi in modo diverso. Sette è un numero comune e ragionevole, quindi è quello che segue. L'ordine conta più del numero: ogni passaggio è più economico di quello successivo, e gli errori più costosi derivano dal fare il sesto passaggio prima del primo.

Fase 1: scrivete la specifica prima di cercare i fornitori

Un fornitore non può fare un'offerta su qualcosa che non avete deciso, e un fornitore a cui lasciate decidere al posto vostro deciderà a favore di ciò che già gira sulla sua linea. Prima di contattare chiunque, mettete quanto segue su una pagina.

• Il prodotto. Materiali, dimensioni, gamma di taglie, colori e qualsiasi caratteristica per cui rifiutereste un campione se mancasse. Per un'imbracatura significa larghezza della fettuccia, tipo di fibbia e se il D-ring è metallico. Per una cuccia significa l'imbottitura, il tessuto della fodera e se la fodera si può togliere per il lavaggio.
• Imballaggio ed etichettatura. Scatola per il retail o polybag, unità per cartone, codice a barre e di chi è il marchio riportato sul prodotto.
• Il mercato. Dove verrà venduto il prodotto determina quali norme si applicano e quali documenti vi serviranno. Un listing per l'UE richiede documenti diversi da uno per gli USA.
• Quantità. Il primo ordine e una cifra realistica per i prossimi dodici mesi. I fornitori valutano il prezzo in base alla relazione, non solo all'ordine che hanno davanti.
• Un prezzo landed obiettivo e una data. Landed significa consegnato alla vostra porta, nolo e dazi inclusi, non il prezzo al cancello della fabbrica.

Quella pagina è anche la vostra lista di criteri di selezione. Tutto ciò che un fornitore non riesce a soddisfare è un motivo per scartarlo, il che vi evita di confrontare con cura aziende che non avrebbero mai potuto svolgere il lavoro.

Fase 2: costruite una longlist da più di un canale

Cercate su un solo marketplace e troverete i fornitori che spendono di più su quel marketplace. Usate almeno due fonti: una piattaforma B2B, un elenco espositori di una fiera di settore, referenze da altri acquirenti, oppure prodotti già in vendita nel vostro mercato che potete ricondurre al produttore. I canali e come lavorare con ciascuno sono trattati in come trovare produttori di prodotti per animali in Cina.

Inserite nella lista più di un tipo di fornitore, perché ciascuno risolve problemi diversi.

Tipo di fornitore	Punti di forza	Punti deboli
Fabbrica	Prezzo e controllo su un'unica famiglia di prodotto in volume	Ordini piccoli o misti, consolidamento, documenti export per piccoli acquirenti
Trading company	Ordini misti su più fabbriche, controllo qualità, documenti export	Trasparenza, a meno che non vi dicano quale fabbrica produce cosa
Distributore locale	Piccole quantità, consegna rapida, nessun lavoro di importazione per voi	Costo unitario, e quasi nessuno spazio per una specifica personalizzata

Quale sia adatto a voi dipende dalle vostre quantità e da quanto lavoro su misura vi serve. L'aspetto dei costi di questo compromesso è trattato in Cina diretta contro distributori USA. Puntate a circa dieci nomi. Meno di così e non state davvero scegliendo. Molti di più e non riuscirete a valutarli correttamente.

Fase 3: filtrate la longlist fino a una shortlist

Il filtraggio è rapido ed economico, ed è qui che dovrebbe uscire la maggior parte dei fornitori non idonei. Non state ancora giudicando la qualità del prodotto. State verificando che ogni azienda sia ciò che dichiara di essere e possa plausibilmente svolgere il vostro lavoro.

• L'entità legale esiste, è attiva e il suo oggetto sociale registrato copre il prodotto.
• Dicono chiaramente se sono una fabbrica o una trading company.
• Hanno già esportato questa famiglia di prodotto nel vostro mercato e sanno indicare i documenti che l'hanno accompagnata.
• Il conto bancario che riceverebbe il vostro pagamento è intestato alla stessa ragione sociale del preventivo.
• La loro prima risposta risponde alle vostre domande invece di allegare un catalogo generico.

Come condurre ciascuno di questi controlli su un fornitore cinese è spiegato in come verificare un fornitore cinese di prodotti per animali. Un fornitore che fallisce il controllo del conto bancario è escluso, qualunque sia il prezzo. Da tre a cinque superstiti costituiscono una shortlist praticabile.

Fase 4: inviate un'unica RFQ identica a ogni fornitore della shortlist

Una richiesta di offerta, o RFQ, è utile solo se ogni fornitore risponde alla stessa domanda. Quando ciascuno offre un cartone diverso, un Incoterm diverso e una ripartizione di pagamento diversa, non state più confrontando fornitori, state confrontando ipotesi. Inviate lo stesso documento a tutti e chiedete:

1. Un prezzo unitario a due quantità: il vostro primo ordine e la vostra cifra a dodici mesi.
2. Il MOQ per SKU, e separatamente per colore o taglia se differisce.
3. L'Incoterm e il luogo indicato, per esempio FOB in un porto nominato, così ogni offerta è sulla stessa base.
4. Dimensioni del cartone, peso lordo e unità per cartone, perché il nolo è calcolato sul cartone, non sull'unità.
5. Tempo di produzione dall'acconto e dall'approvazione del campione.
6. Quali rapporti di prova esistono già per il vostro mercato, e quali richiederebbero nuovi test a vostre spese.
7. Termini di pagamento proposti.
8. Costo del campione e tempo di consegna del campione.

Come i fornitori gestiscono questa richiesta è di per sé una prova. Quelli che rispondono a ogni voce, e fanno domande sensate sulle voci a cui non possono ancora rispondere, vi mostrano come si comporteranno con un ordine reale.

Fase 5: valutate le offerte sul costo landed e sul rischio, non sul prezzo unitario

Questi sono i fattori chiave da valutare nella scelta di un fornitore. Trattate i primi due come sbarramenti: un fornitore che ne fallisce uno è escluso, per quanto sia buono il prezzo. Valutate gli altri l'uno rispetto all'altro. La qualità del prodotto viene giudicata nella fase successiva, su campioni fisici, non sulla carta.

Fattore	Sbarramento o punteggio	Che aspetto ha una buona prova
Legittimità e sicurezza del pagamento	Sbarramento	Un'entità verificata, un conto bancario intestato allo stesso nome, nessuna richiesta di pagamento integrale anticipato
Conformità per il vostro mercato	Sbarramento	Rapporti di prova verificabili presso il laboratorio emittente, etichettatura adatta a dove vendete
Costo landed per unità	Punteggio	Prezzo unitario più imballaggio, nolo e dazi, alla stessa quantità e allo stesso Incoterm per tutti
Idoneità del MOQ	Punteggio	Un minimo che riuscite a vendere in una stagione senza sconti
Tempo di produzione e capacità	Punteggio	Date collegate ad acconto e approvazione campione, e una risposta onesta sull'alta stagione
Comunicazione	Punteggio	Risposte specifiche, un referente indicato per nome, problemi segnalati prima che li scopriate voi
Termini di pagamento	Punteggio	Una ripartizione tra acconto e saldo che vi lascia leva contrattuale finché la merce non è ispezionata

Decidete i pesi dei fattori valutati prima di aprire le offerte, non dopo. Se decidete dopo, peserete tutto in modo da far vincere il vostro preferito. Un primo ordine di solito punta su idoneità del MOQ e costo landed. Una linea private label che pensate di gestire per anni dovrebbe puntare su comunicazione e capacità, perché convivrete a lungo con quel fornitore.

Il prezzo unitario da solo è il dato più fuorviante del fascicolo. Un'offerta più economica al pezzo ma che imballa meno unità per cartone può costare di più una volta consegnata. Un fornitore più economico ma che vuole l'intero importo prima che parta la produzione sta spostando il rischio su di voi, e il rischio ha un costo anche quando non compare in fattura.

Fase 6: confrontate i campioni, poi effettuate un ordine di prova

Ordinate campioni dai vostri due o tre migliori candidati. Valutateli rispetto alla vostra specifica, non l'uno contro l'altro, e testateli come farebbe un cliente: lavate la fodera della cuccia, tirate con forza la fibbia dell'imbracatura, flettete il gioco da masticare, fate funzionare la fontanella per una settimana. Un campione che manca la vostra specifica non viene salvato dall'essere il migliore di un gruppo debole.

Quando un campione passa, approvatelo per iscritto, sigillatelo e assicuratevi che entrambe le parti ne conservino uno identico. Quel campione di riferimento diventa la definizione contrattuale di ciò che state acquistando.

Poi effettuate un ordine di prova più piccolo di quanto vorreste. Prenotate un'ispezione pre-spedizione rispetto al campione di riferimento e alla vostra specifica, con un AQL concordato, mentre il saldo resta ancora in sospeso. L'ordine di prova vi dice se il fornitore che ha fatto un buon campione sa anche fare un buon lotto, il che è una domanda diversa ed è quella che conta.

Fase 7: mettetelo in un contratto e continuate a valutare dopo la consegna

Un contratto d'acquisto per prodotti per animali non deve essere lungo, ma deve indicare la specifica e il campione di riferimento, l'Incoterm, i termini di pagamento, lo standard di ispezione, il tempo di produzione e cosa succede quando la merce non supera l'ispezione: rilavorazione, sostituzione o un credito.

La selezione non finisce con la prima spedizione. Dopo ogni ordine, annotate se è partito puntuale, cosa ha rilevato l'ispezione e come sono stati gestiti i problemi, e consultate quel registro prima di ogni riordino. Per un prodotto da cui dipende la vostra attività, tenete pronto un secondo fornitore qualificato, anche con una piccola quota del volume. Il momento in cui vi serve un backup è il momento in cui non avete più tempo per selezionarne uno.

Dove la selezione del fornitore di solito va storta

• Scegliere in base al prezzo unitario. L'offerta più economica è spesso la più economica perché offriva qualcosa di diverso.
• Lasciare che sia il fornitore a scrivere la specifica. Ereditate così le sue impostazioni predefinite, comprese quelle che il vostro mercato non accetta.
• Confrontare offerte su Incoterms diversi. Un prezzo EXW e un prezzo DDP descrivono accordi diversi.
• Saltare i campioni per rientrare in una stagione. La scadenza è reale. Lo è anche un container di merce che non riuscite a vendere.
• Affidarsi a un'unica fonte per un bestseller. Un lotto difettoso o una lunga chiusura estiva della fabbrica, e lo scaffale resta vuoto.

Sottoporre AXISLINK allo stesso processo

AXISLINK TRADING LIMITED è una trading company registrata a Hong Kong, che si rifornisce tramite entità affiliate a Yiwu e Shenzhen e le fabbriche dietro di esse. Questo ci colloca nella riga trading company della tabella sopra, con relativi punti di forza e di debolezza inclusi, quindi applicate ogni fase anche a noi. Inviate la vostra specifica come RFQ e vi risponderemo riga per riga: prezzi unitari alle vostre quantità, MOQ per SKU, Incoterm, dati del cartone, tempo di produzione e i rapporti di prova esistenti. Vi indicheremo il rapporto con la fabbrica dietro una linea, e accettiamo ispezioni che commissionate voi.

Le nostre linee attuali sono nel catalogo prodotti, tra cui collari, guinzagli e imbracature e cucce e tiragraffi. Il resto di questa serie è nella sezione sourcing dalla Cina. Quando la vostra specifica è pronta, richiedete un preventivo.