Як вибрати постачальника товарів для тварин: процес відбору за 7 кроків

Вибрати постачальника означає визначити, спираючись на докази, які ви могли б показати іншій людині, яка з кількох компаній отримає вашу специфікацію, ваш завдаток і перше враження ваших клієнтів. Офіційна назва цього процесу вибір постачальника, яку також називають добором постачальника (vendor selection). У великій компанії це входить до закупівель або стратегічного постачання і має власний відділ. Для зоомагазину, продавця на маркетплейсі чи нового бренду під приватною маркою це зазвичай одна людина з таблицею, і метод працює навіть у такому масштабі.

У підручниках кроки рахують по-різному. Сім є поширеним і розумним числом, тому саме воно використовується далі. Порядок важливіший за кількість: кожен крок дешевший за наступний, а найдорожчі помилки виникають через виконання шостого кроку перед першим.

Крок 1: напишіть специфікацію, перш ніж шукати постачальників

Постачальник не може дати ціну на те, що ви не визначили, а постачальник, якому дозволили вирішувати це за вас, вирішить на користь того, що вже працює на його лінії. Перш ніж звертатися до когось, викладіть наступне на одній сторінці.

• Продукт. Матеріали, розміри, розмірний ряд, кольори та будь-яка характеристика, через відсутність якої ви відхилили б зразок. Для шлеї це означає ширину стрічки, тип пряжки і чи є D-ring металевим. Для лежанки це означає наповнювач, тканину чохла та чи знімається чохол для прання.
• Пакування та маркування. Роздрібна коробка або поліетиленовий пакет, кількість одиниць на короб, штрихкод і чий бренд зазначено на товарі.
• Ринок. Місце продажу товару визначає, які правила застосовуються і які документи вам знадобляться. Лістинг для ЄС потребує інших документів, ніж для США.
• Кількості. Перше замовлення та реалістична цифра на наступні дванадцять місяців. Постачальники встановлюють ціну на стосунки, а не лише на замовлення, що перед ними.
• Цільова ціна landed і дата. Landed означає доставлено до ваших дверей із включеним фрахтом і митом, а не ціну на воротах фабрики.

Ця сторінка водночас є вашим списком критеріїв відбору. Усе, чого постачальник не може забезпечити, є підставою відхилити його, що рятує вас від ретельного порівняння компаній, які й так ніколи не змогли б виконати цю роботу.

Крок 2: складіть довгий список із більш ніж одного каналу

Пошук на одному маркетплейсі покаже вам постачальників, які найбільше витрачають саме на ньому. Використайте щонайменше два джерела: B2B-платформу, список експонентів торговельної виставки, рекомендації від інших покупців або товари, які вже продаються на вашому ринку і які можна простежити до їхнього виробника. Канали та як працювати з кожним із них описано в як знайти виробників товарів для тварин у Китаї.

Внесіть до списку більш ніж один тип постачальника, оскільки кожен вирішує різні проблеми.

Тип постачальника	Сильні сторони	Слабкі сторони
Фабрика	Ціна і контроль над однією товарною групою при великому обсязі	Малі або змішані замовлення, консолідація, експортні документи для дрібних покупців
Торгова компанія	Змішані замовлення з кількох фабрик, контроль якості, експортні документи	Прозорість, якщо вони скажуть вам, яка фабрика що виробляє
Місцевий дистриб'ютор	Малі обсяги, швидка доставка, жодної імпортної роботи для вас	Вартість одиниці, і майже немає простору для індивідуальної специфікації

Який варіант підходить саме вам, залежить від ваших обсягів і того, скільки індивідуальної роботи вам потрібно. Вартісний бік цього компромісу розглянуто в пряма закупівля в Китаї проти дистриб'юторів у США. Орієнтуйтеся приблизно на десять назв. Менше і ви насправді не вибираєте. Значно більше і ви не зможете їх належно перевірити.

Крок 3: звузьте довгий список до короткого

Перевірка швидка і дешева, і саме на цьому етапі має відсіятися більшість непридатних постачальників. Ви ще не оцінюєте якість продукту. Ви перевіряєте, чи кожна компанія є тим, чим себе називає, і чи могла б вона правдоподібно виконати вашу роботу.

• Юридична особа існує, є активною, а її зареєстрована сфера діяльності охоплює продукт.
• Вони чітко повідомляють, чи є вони фабрикою, чи торговою компанією.
• Вони вже експортували цю товарну групу на ваш ринок і можуть назвати документи, що її супроводжували.
• Банківський рахунок, який отримає вашу оплату, оформлений на ту саму назву компанії, що й у комерційній пропозиції.
• Їхня перша відповідь відповідає на ваші запитання, а не додає загальний каталог.

Як провести кожну з цих перевірок щодо китайського постачальника, викладено в як перевірити китайського постачальника товарів для тварин. Постачальник, який не проходить перевірку банківського рахунку, вибуває, незалежно від ціни. Три-п'ять учасників, що залишилися, становлять робочий короткий список.

Крок 4: надішліть один ідентичний RFQ кожному постачальнику з короткого списку

Запит комерційної пропозиції, або RFQ, корисний лише тоді, коли кожен постачальник відповідає на те саме запитання. Коли кожен пропонує інший короб, інший Incoterm і інший розподіл оплати, ви вже порівнюєте не постачальників, а припущення. Надішліть той самий документ усім і попросіть:

1. Ціну за одиницю за двома обсягами: вашим першим замовленням і вашою цифрою на дванадцять місяців.
2. MOQ на кожен SKU, а окремо на колір або розмір, якщо він відрізняється.
3. Incoterm і зазначене місце, наприклад FOB у названому порту, щоб кожна пропозиція була на однаковій основі.
4. Розміри короба, вагу брутто і кількість одиниць на короб, оскільки фрахт розраховують за коробом, а не за одиницею.
5. Термін виробництва від завдатку і від затвердження зразка.
6. Які протоколи випробувань уже існують для вашого ринку, а які потребували б нового тестування за ваш кошт.
7. Запропоновані умови оплати.
8. Вартість зразка і термін його виготовлення.

Те, як постачальники обробляють цей запит, само собою є доказом. Ті, хто відповідає на кожен пункт і ставить розумні запитання щодо пунктів, на які ще не можуть відповісти, показують, як вони поводитимуться під час реального замовлення.

Крок 5: оцінюйте пропозиції за вартістю landed і ризиком, а не за ціною за одиницю

Це основні фактори, які варто зважити під час вибору постачальника. Перші два розглядайте як бар'єри: постачальник, який не проходить хоча б один із них, вибуває, незалежно від того, якою хорошою є ціна. Решту оцінюйте один відносно одного. Якість продукту оцінюється на наступному кроці, на фізичних зразках, а не на папері.

Фактор	Бар'єр чи оцінка	Як виглядає гарний доказ
Легітимність і безпека оплати	Бар'єр	Перевірена юридична особа, банківський рахунок на те саме ім'я, відсутність вимоги оплатити повністю наперед
Відповідність вимогам вашого ринку	Бар'єр	Протоколи випробувань, які можна перевірити в лабораторії, що їх видала, маркування, що відповідає місцю продажу
Вартість landed за одиницю	Оцінка	Ціна за одиницю плюс пакування, фрахт і мито, за однакового обсягу й Incoterm для всіх
Відповідність MOQ	Оцінка	Мінімум, який ви зможете продати за один сезон без знижок
Термін виробництва і потужність	Оцінка	Дати, пов'язані із завдатком і затвердженням зразка, та чесна відповідь щодо пікового сезону
Комунікація	Оцінка	Конкретні відповіді, одна названа контактна особа, проблеми, про які повідомляють раніше, ніж ви їх виявите самі
Умови оплати	Оцінка	Розподіл завдатку і залишку, що залишає вам важіль впливу до моменту перевірки товару

Визначте ваги для оцінюваних факторів до того, як відкриєте пропозиції, а не після. Якщо ви вирішите згодом, ви призначите ваги так, щоб переміг ваш фаворит. Перше замовлення зазвичай спирається на відповідність MOQ і вартість landed. Лінійка під приватною маркою, яку ви плануєте вести роками, має спиратися на комунікацію і потужність, оскільки ви довго працюватимете з цим постачальником.

Ціна за одиницю сама собою є найбільш оманливим числом у справі. Пропозиція, дешевша за штуку, але з меншою кількістю одиниць на короб, після доставки може коштувати більше. Постачальник, дешевший за ціною, але який вимагає повну суму до початку виробництва, перекладає ризик на вас, а ризик має свою вартість, навіть якщо вона не вказана в рахунку.

Крок 6: порівняйте зразки, а потім розмістіть пробне замовлення

Замовте зразки у двох-трьох найкращих кандидатів. Оцінюйте їх відповідно до вашої специфікації, а не один відносно одного, і тестуйте так, як це робив би клієнт: виперіть чохол лежанки, сильно потягніть за пряжку шлеї, зігніть іграшку для жування, увімкніть фонтанчик на тиждень. Зразок, що не відповідає вашій специфікації, не врятує те, що він найкращий у слабкій групі.

Коли зразок проходить перевірку, затвердіть його письмово, опечатайте і переконайтеся, що обидві сторони зберігають по одному ідентичному екземпляру. Цей еталонний зразок стає договірним визначенням того, що ви купуєте.

Потім розмістіть пробне замовлення, менше, ніж вам хотілося б. Замовте передвідвантажувальну перевірку відповідно до еталонного зразка та вашої специфікації, за узгодженим AQL, поки залишок оплати ще не сплачено. Пробне замовлення показує, чи постачальник, який зробив хороший зразок, здатен зробити й хорошу партію, а це інше запитання, і саме воно має значення.

Крок 7: закріпіть це в договорі і продовжуйте оцінювати після доставки

Договір купівлі товарів для тварин не мусить бути довгим, але має зазначати специфікацію та еталонний зразок, Incoterm, умови оплати, стандарт перевірки, термін виробництва і що відбувається, коли товар не проходить перевірку: переробка, заміна або кредит-нота.

Відбір не закінчується першою відправкою. Після кожного замовлення фіксуйте, чи було воно відправлене вчасно, що показала перевірка і як були вирішені проблеми, і переглядайте цей запис перед кожним повторним замовленням. Для продукту, від якого залежить ваш бізнес, тримайте напоготові другого кваліфікованого постачальника, навіть із невеликою часткою обсягу. Момент, коли вам потрібен резерв, і є моментом, коли у вас уже немає часу його обирати.

Де вибір постачальника зазвичай іде не так

• Вибір за ціною за одиницю. Найдешевша пропозиція часто найдешевша тому, що вона пропонувала щось інше.
• Дозвіл постачальнику писати специфікацію. Тоді ви успадковуєте його стандартні налаштування, зокрема ті, які ваш ринок не приймає.
• Порівняння пропозицій за різними Incoterms. Ціна EXW і ціна DDP описують різні угоди.
• Пропуск зразків, щоб встигнути до сезону. Дедлайн реальний. Так само реальний і контейнер товару, який ви не зможете продати.
• Покладання на одне джерело для хіта продажів. Одна невдала партія або одна довга відпустка на фабриці, і полиця порожня.

Проходження AXISLINK через той самий процес

AXISLINK TRADING LIMITED є торговою компанією, зареєстрованою в Гонконзі, яка здійснює постачання через афілійовані структури в Їу та Шеньчжені та фабрики за ними. Це ставить нас у рядок торгової компанії в таблиці вище, разом із сильними і слабкими сторонами, тож застосуйте кожен крок і до нас. Надішліть вашу специфікацію як RFQ, і ми відповімо на неї рядок за рядком: ціни за одиницю за вашими обсягами, MOQ на SKU, Incoterm, дані короба, термін виробництва і наявні протоколи випробувань. Ми назвемо фабричні відносини, що стоять за лінійкою, і приймаємо перевірки, які замовляєте ви.

Наші поточні лінійки представлені в каталозі продукції, включно з нашийниками, повідцями і шлеями і лежанками та драпками для котів. Решта цієї серії міститься в розділі постачання з Китаю. Коли ваша специфікація буде готова, надішліть запит на комерційну пропозицію.