Evcil Hayvan Ürünleri Tedarikçisi Nasıl Seçilir: 7 Adımlık Seçim Süreci

Bir tedarikçi seçmek, başka birine gösterebileceğiniz somut kanıtlara dayanarak, birkaç şirketten hangisinin sizin şartnamenizi, kaparanızı ve müşterilerinizin ilk izlenimini alacağına karar vermek demektir. Bunun resmi adı tedarikçi seçimidir, satıcı seçimi olarak da bilinir. Büyük bir şirkette bu, satın alma veya stratejik tedarik biriminin içinde yer alır ve kendi departmanına sahiptir. Bir evcil hayvan mağazası, bir pazar yeri satıcısı veya yeni bir özel marka (private label) için bu genellikle bir tablo üzerinde çalışan tek bir kişidir ve yöntem bu ölçekte de işe yarar.

Ders kitapları adımları farklı sayılarla listeler. Yedi, yaygın ve mantıklı bir sayı olduğu için burada da bu sayı kullanılacak. Sıra, sayıdan daha önemlidir: her adım kendisinden sonrakinden daha ucuzdur ve en maliyetli hatalar genellikle altıncı adımı birinci adımdan önce yapmaktan kaynaklanır.

Adım 1: tedarikçi aramadan önce şartnameyi yazın

Bir tedarikçi, sizin karar vermediğiniz bir şey için teklif veremez ve bu kararı sizin yerinize vermesine izin verirseniz, kendi üretim hattında zaten çalışan neyse ondan yana karar verir. Herhangi birine ulaşmadan önce aşağıdakileri tek bir sayfaya yazın.

• Ürün. Malzemeler, ölçüler, beden aralığı, renkler ve eksik olduğunda numuneyi reddedeceğiniz her özellik. Bir göğüs tasması (harness) için bu, kayış genişliği, toka tipi ve D-ring'in metal olup olmadığı anlamına gelir. Bir yatak için ise dolgu malzemesi, kılıf kumaşı ve kılıfın yıkamak için çıkarılıp çıkarılmadığı anlamına gelir.
• Ambalaj ve etiketleme. Perakende kutusu veya polybag, karton başına adet, barkod ve üründe hangi markanın yer alacağı.
• Hedef pazar. Ürünün satılacağı yer, hangi kuralların geçerli olacağını ve hangi belgelere ihtiyaç duyacağınızı belirler. AB için bir liste, ABD için olandan farklı evrak gerektirir.
• Miktarlar. İlk sipariş ve önümüzdeki on iki ay için gerçekçi bir rakam. Tedarikçiler sadece önlerindeki siparişi değil, ilişkinin tamamını fiyatlandırır.
• Hedef landed fiyat ve bir tarih. Landed, navlun ve gümrük vergisi dahil olmak üzere kapınıza teslim edilen fiyat anlamına gelir, fabrika çıkış fiyatı değil.

O sayfa aynı zamanda seçim kriterlerinizin listesidir. Bir tedarikçinin karşılayamadığı herhangi bir madde, onu elemeniz için bir sebeptir; bu da işi zaten yapamayacak şirketleri dikkatle karşılaştırmaktan sizi kurtarır.

Adım 2: birden fazla kanaldan uzun bir liste oluşturun

Tek bir pazar yerinde arama yaparsanız, yalnızca o pazar yerine en çok harcama yapan tedarikçileri bulursunuz. En az iki kaynak kullanın: bir B2B platformu, bir ticaret fuarı katılımcı listesi, diğer alıcılardan referanslar veya pazarınızda zaten satılan ve üreticisine kadar takip edebileceğiniz ürünler. Bu kanallar ve her biriyle nasıl çalışılacağı şu rehberde ele alınıyor: Çin'de evcil hayvan ürünü üreticileri nasıl bulunur.

Listeye birden fazla tedarikçi türü ekleyin, çünkü her biri farklı sorunları çözer.

Tedarikçi türü	Güçlü olduğu yönler	Zayıf olduğu yönler
Fabrika	Tek bir ürün ailesinde hacimde fiyat ve kontrol	Küçük veya karma siparişler, konsolidasyon, küçük alıcılar için ihracat evrakı
Ticaret şirketi	Birden fazla fabrika arasında karma siparişler, kalite kontrolü, ihracat belgeleri	Şeffaflık, ancak hangi fabrikanın neyi ürettiğini size söylerlerse
Yerel distribütör	Küçük miktarlar, hızlı teslimat, sizin için ithalat işi yok	Birim maliyeti ve özel şartname için neredeyse hiç alan yok

Hangisinin size uygun olduğu, miktarlarınıza ve ne kadar özel çalışmaya ihtiyacınız olduğuna bağlıdır. Bu dengenin maliyet boyutu şu rehberde ele alınıyor: Çin'den doğrudan alım ile ABD distribütörleri karşılaştırması. Yaklaşık on isim hedefleyin. Daha azıysa gerçekten seçim yapmıyorsunuz demektir. Çok daha fazlaysa onları düzgün şekilde eleyemezsiniz.

Adım 3: uzun listeyi kısa listeye indirin

Ön eleme hızlı ve ucuzdur ve uygun olmayan tedarikçilerin çoğunun elenmesi gereken yer burasıdır. Henüz ürün kalitesini değerlendirmiyorsunuz. Her şirketin gerçekten söylediği gibi olup olmadığını ve işinizi makul şekilde yapıp yapamayacağını kontrol ediyorsunuz.

• Tüzel kişilik gerçekten var, faaldir ve kayıtlı iş kapsamı ürünü içermektedir.
• Fabrika mı yoksa ticaret şirketi mi olduklarını açıkça belirtirler.
• Bu ürün ailesini daha önce sizin pazarınıza ihraç etmişlerdir ve buna eşlik eden belgeleri sayabilirler.
• Ödemenizi alacak banka hesabı, teklifte yer alan şirket adıyla aynıdır.
• İlk yanıtları genel bir katalog eklemek yerine sorularınızı doğrudan yanıtlar.

Bu kontrollerin bir Çinli tedarikçi üzerinde nasıl yapılacağı şu rehberde anlatılıyor: bir Çinli evcil hayvan tedarikçisi nasıl doğrulanır. Banka hesabı kontrolünü geçemeyen bir tedarikçi, fiyat ne olursa olsun elenir. Üç ila beş tedarikçiden oluşan bir kısa liste kullanışlıdır.

Adım 4: kısa listedeki her tedarikçiye aynı RFQ'yu gönderin

Bir teklif talebi, yani RFQ, ancak her tedarikçi aynı soruyu yanıtlarsa işe yarar. Her biri farklı bir karton, farklı bir Incoterm ve farklı bir ödeme bölünmesi teklif ettiğinde, artık tedarikçileri değil varsayımları karşılaştırıyorsunuz demektir. Aynı belgeyi hepsine gönderin ve şunları isteyin:

1. İki miktar için birim fiyat: ilk siparişiniz ve on iki aylık rakamınız.
2. SKU başına MOQ ve farklıysa renk veya beden başına ayrı ayrı.
3. Incoterm ve belirtilen yer, örneğin belirli bir limanda FOB, böylece her teklif aynı temelde olur.
4. Karton ölçüleri, brüt ağırlık ve karton başına adet, çünkü navlun birim değil karton üzerinden fiyatlandırılır.
5. Kapara ve numune onayından itibaren üretim süresi.
6. Pazarınız için hangi test raporlarının zaten mevcut olduğu ve hangilerinin sizin masrafınızla yeni test gerektireceği.
7. Önerilen ödeme koşulları.
8. Numune maliyeti ve numune teslim süresi.

Tedarikçilerin bu talebi nasıl ele aldığı başlı başına bir kanıttır. Her maddeyi yanıtlayan ve henüz yanıtlayamadıkları maddeler hakkında mantıklı sorular soranlar, size gerçek bir siparişte nasıl davranacaklarını göstermiş olur.

Adım 5: teklifleri birim fiyata değil, landed maliyete ve riske göre puanlayın

Bir tedarikçi seçerken tartılması gereken temel faktörler şunlardır. İlk ikisini geçit (gate) olarak ele alın: bunlardan birini karşılayamayan bir tedarikçi, fiyat ne kadar iyi olursa olsun elenir. Geri kalanları birbirine göre puanlayın. Ürün kalitesi, kağıt üzerinde değil, fiziksel numunelerle bir sonraki adımda değerlendirilir.

Faktör	Geçit mi puan mı	İyi bir kanıt neye benzer
Meşruiyet ve ödeme güvenliği	Geçit	Doğrulanmış bir tüzel kişilik, aynı isimde bir banka hesabı, peşin tam ödeme talebinin olmaması
Pazarınıza uygunluk	Geçit	Raporu veren laboratuvarla doğrulayabileceğiniz test raporları, satış yaptığınız yere uygun etiketleme
Birim başına landed maliyet	Puan	Herkes için aynı miktar ve Incoterm üzerinden birim fiyat artı paketleme, navlun ve gümrük vergisi
MOQ uyumu	Puan	İndirim yapmadan bir sezonda satabileceğiniz bir minimum
Teslim süresi ve kapasite	Puan	Kaparaya ve numune onayına bağlı tarihler ve yoğun sezon hakkında dürüst bir yanıt
İletişim	Puan	Somut yanıtlar, isimlendirilmiş tek bir irtibat kişisi, siz fark etmeden önce dile getirilen sorunlar
Ödeme koşulları	Puan	Mallar denetlenene kadar size pazarlık gücü bırakan bir kapara ve bakiye bölünmesi

Puanlanan faktörlerin ağırlıklarına teklifleri açmadan önce karar verin, sonra değil. Sonradan karar verirseniz, favorinizi kazandıracak şekilde ağırlık verirsiniz. İlk sipariş genellikle MOQ uyumuna ve landed maliyete dayanır. Yıllarca sürdürmeyi planladığınız bir private label hattı ise iletişime ve kapasiteye dayanmalıdır, çünkü o tedarikçiyle uzun süre çalışacaksınızdır.

Tek başına birim fiyat, dosyadaki en yanıltıcı rakamdır. Parça başına daha ucuz olan ama karton başına daha az adet içeren bir teklif, teslim edildiğinde daha maliyetli olabilir. Daha ucuz olan ama üretim başlamadan önce tüm tutarı isteyen bir tedarikçi, riski size aktarıyor demektir ve risk, faturada görünmese bile bir maliyet taşır.

Adım 6: numuneleri karşılaştırın, ardından bir deneme siparişi verin

En iyi iki veya üç adaydan numune sipariş edin. Bunları birbirleriyle değil, şartnamenizle karşılaştırarak değerlendirin ve bir müşterinin yapacağı gibi test edin: yatak kılıfını yıkayın, göğüs tasması tokasını sertçe çekin, çiğneme oyuncağını bükün, çeşmeyi bir hafta boyunca çalıştırın. Şartnamenizi karşılamayan bir numune, zayıf bir grubun en iyisi olarak kurtarılamaz.

Bir numune başarılı olduğunda, bunu yazılı olarak onaylayın, mühürleyin ve her iki tarafın da aynısından birer tane sakladığından emin olun. Bu referans numune, satın aldığınız şeyin sözleşmesel tanımı haline gelir.

Ardından istediğinizden daha küçük bir deneme siparişi verin. Bakiye ödeme henüz yapılmamışken, referans numuneye ve şartnamenize karşı, üzerinde anlaşılan bir AQL ile bir sevkiyat öncesi denetim ayarlayın. Deneme siparişi, iyi bir numune yapan tedarikçinin iyi bir parti de üretip üretemeyeceğini gösterir; bu farklı bir sorudur ve asıl önemli olan da budur.

Adım 7: bunu bir sözleşmeye dökün ve teslimattan sonra puanlamaya devam edin

Evcil hayvan ürünleri için bir satın alma sözleşmesinin uzun olması gerekmez, ancak şartnameyi ve referans numuneyi, Incoterm'i, ödeme koşullarını, denetim standardını, teslim süresini ve mallar denetimi geçemediğinde ne olacağını belirtmelidir: yeniden işleme, değiştirme veya kredi.

Seçim, ilk sevkiyatla bitmez. Her siparişten sonra zamanında gönderilip gönderilmediğini, denetimde neyin bulunduğunu ve sorunların nasıl ele alındığını not edin ve her yeniden siparişten önce bu kayda bakın. İşletmenizin bağlı olduğu bir ürün için, hacmin küçük bir kısmıyla bile olsa ikinci bir nitelikli tedarikçiyi sıcak tutun. Yedeğe ihtiyaç duyduğunuz an, artık birini seçecek vaktiniz olmayan andır.

Tedarikçi seçiminde genellikle nerede hata yapılır

• Birim fiyata göre seçim yapmak. En ucuz teklif, genellikle farklı bir şey teklif ettiği için en ucuzdur.
• Şartnameyi tedarikçiye yazdırmak. Bu durumda, pazarınızın kabul etmediği varsayılanlar da dahil olmak üzere onların varsayılanlarını devralırsınız.
• Farklı Incoterms üzerinden teklifleri karşılaştırmak. Bir EXW fiyatı ile bir DDP fiyatı farklı anlaşmaları tanımlar.
• Bir sezonu yakalamak için numuneleri atlamak. Son tarih gerçektir. Satamayacağınız bir konteyner dolusu mal da gerçektir.
• En çok satan bir ürün için tek bir kaynağa güvenmek. Tek bir başarısız parti ya da fabrikanın uzun bir tatili ve rafınız boş kalır.

AXISLINK'i aynı süreçten geçirmek

AXISLINK TRADING LIMITED, Hong Kong'da tescilli bir ticaret şirketidir ve Yiwu ile Shenzhen'deki bağlı kuruluşlar ve bunların arkasındaki fabrikalar üzerinden tedarik yapar. Bu bizi yukarıdaki tablonun ticaret şirketi satırına yerleştirir, güçlü ve zayıf yönleriyle birlikte, bu yüzden her adımı bize de uygulayın. Şartnamenizi bir RFQ olarak gönderin, biz de satır satır yanıtlayalım: miktarlarınıza göre birim fiyatlar, SKU başına MOQ, Incoterm, karton verileri, teslim süresi ve mevcut test raporları. Bir ürün hattının arkasındaki fabrika ilişkisini size söyleriz ve sizin görevlendirdiğiniz denetimleri kabul ederiz.

Mevcut ürün hatlarımızı ürün kataloğumuzda bulabilirsiniz, bunlar arasında tasmalar, kayışlar ve göğüs tasmaları ile yataklar ve kedi tırmalama ağaçları yer alır. Bu serinin geri kalanı Çin'den tedarik başlığı altındadır. Şartnameniz hazır olduğunda teklif talep edin.