Wie Sie einen Lieferanten für Tierbedarf auswählen: der 7-Schritte-Auswahlprozess

Einen Lieferanten auszuwählen bedeutet, anhand von Belegen, die Sie auch jemand anderem zeigen könnten, zu entscheiden, welches von mehreren Unternehmen Ihre Spezifikation, Ihre Anzahlung und den ersten Eindruck Ihrer Kunden erhält. Der formale Name dafür ist Lieferantenauswahl, auch Vendor Selection genannt. In einem großen Unternehmen ist das im Einkauf oder im strategischen Sourcing angesiedelt und hat eine eigene Abteilung. Für einen Tierbedarfsladen, einen Marketplace-Verkäufer oder eine neue Eigenmarke ist es meist eine einzelne Person mit einer Tabelle, und die Methode funktioniert auch in diesem Maßstab.

Lehrbücher zählen die Schritte unterschiedlich. Sieben ist eine gängige und sinnvolle Zahl, deshalb wird sie hier verwendet. Die Reihenfolge zählt mehr als die Anzahl: Jeder Schritt ist günstiger als der nächste, und die teuersten Fehler entstehen meist dadurch, den sechsten Schritt vor dem ersten zu machen.

Schritt 1: die Spezifikation schreiben, bevor Sie nach Lieferanten suchen

Ein Lieferant kann nichts kalkulieren, was Sie noch nicht festgelegt haben, und ein Lieferant, dem man die Entscheidung überlässt, wird zugunsten dessen entscheiden, was ohnehin schon auf seiner Linie läuft. Bevor Sie jemanden kontaktieren, halten Sie Folgendes auf einer Seite fest.

• Das Produkt. Materialien, Maße, Größenlauf, Farben, und jedes Merkmal, wegen dessen Fehlens Sie ein Muster ablehnen würden. Bei einem Geschirr heißt das Gurtbandbreite, Schnallentyp und ob der D-ring aus Metall ist. Bei einem Bett heißt das Füllung, Bezugsstoff und ob sich der Bezug zum Waschen abnehmen lässt.
• Verpackung und Kennzeichnung. Einzelhandelskarton oder Polybeutel, Stückzahl pro Karton, Barcode, und wessen Marke auf dem Produkt erscheint.
• Der Markt. Wo das Produkt verkauft wird, bestimmt, welche Vorschriften gelten und welche Dokumente Sie brauchen. Ein EU-Listing erfordert andere Unterlagen als ein US-Listing.
• Mengen. Die erste Bestellung und eine realistische Zahl für die nächsten zwölf Monate. Lieferanten kalkulieren die Geschäftsbeziehung, nicht nur die gerade vorliegende Bestellung.
• Ein angestrebter Landed Price und ein Termin. Landed heißt geliefert bis vor Ihre Tür, inklusive Fracht und Zoll, nicht der Preis ab Werk.

Diese Seite ist zugleich Ihre Liste an Auswahlkriterien. Alles darauf, das ein Lieferant nicht erfüllen kann, ist ein Grund, ihn auszuschließen, was Ihnen erspart, Unternehmen sorgfältig zu vergleichen, die die Aufgabe ohnehin nie hätten leisten können.

Schritt 2: eine Longlist aus mehr als einem Kanal aufbauen

Durchsuchen Sie nur einen Marketplace, finden Sie nur die Lieferanten, die dort am meisten ausgeben. Nutzen Sie mindestens zwei Quellen: eine B2B-Plattform, eine Ausstellerliste einer Fachmesse, Empfehlungen anderer Einkäufer, oder Waren, die in Ihrem Markt bereits verkauft werden und die Sie bis zu ihrem Hersteller zurückverfolgen können. Die Kanäle und wie man jeden davon nutzt, werden in wie man Hersteller für Tierbedarf in China findet behandelt.

Setzen Sie mehr als einen Lieferantentyp auf die Liste, denn sie lösen unterschiedliche Probleme.

Lieferantentyp	Stark bei	Schwach bei
Fabrik	Preis und Kontrolle bei einer Produktfamilie in großem Volumen	Kleine oder gemischte Bestellungen, Konsolidierung, Exportpapiere für kleine Einkäufer
Handelsgesellschaft	Gemischte Bestellungen über mehrere Fabriken, Qualitätskontrolle, Exportdokumente	Transparenz, sofern sie nicht offenlegt, welche Fabrik was herstellt
Inländischer Distributor	Kleine Mengen, schnelle Lieferung, keine Importabwicklung für Sie	Stückkosten, und kaum Spielraum für eine kundenspezifische Spezifikation

Was zu Ihnen passt, hängt von Ihren Mengen und dem benötigten Individualisierungsgrad ab. Die Kostenseite dieser Abwägung behandelt Direktbezug aus China gegenüber US-Distributoren. Streben Sie etwa zehn Namen an. Weniger, und Sie wählen nicht wirklich aus. Deutlich mehr, und Sie können sie nicht sauber prüfen.

Schritt 3: die Longlist zu einer Shortlist verdichten

Die Vorprüfung ist schnell und günstig, und hier sollten die meisten ungeeigneten Lieferanten ausscheiden. Sie beurteilen noch nicht die Produktqualität. Sie prüfen, ob jedes Unternehmen das ist, was es vorgibt zu sein, und ob es Ihre Aufgabe plausibel erfüllen könnte.

• Die juristische Person existiert, ist aktiv, und ihr eingetragener Geschäftszweck deckt das Produkt ab.
• Sie geben klar an, ob sie eine Fabrik oder eine Handelsgesellschaft sind.
• Sie haben diese Produktfamilie bereits zuvor in Ihren Markt exportiert und können die Dokumente benennen, die dabei mitgingen.
• Das Bankkonto, das Ihre Zahlung empfängt, lautet auf denselben Firmennamen wie das Angebot.
• Ihre erste Antwort beantwortet Ihre Fragen, statt einen generischen Katalog anzuhängen.

Wie man jede dieser Prüfungen bei einem chinesischen Lieferanten durchführt, steht in wie man einen chinesischen Tierbedarf-Lieferanten verifiziert. Ein Lieferant, der bei der Bankkontoprüfung durchfällt, ist raus, egal wie gut der Preis ist. Drei bis fünf verbleibende Kandidaten ergeben eine brauchbare Shortlist.

Schritt 4: eine identische RFQ an jeden Lieferanten der Shortlist senden

Eine Angebotsanfrage, oder RFQ, ist nur nützlich, wenn jeder Lieferant dieselbe Frage beantwortet. Wenn jeder einen anderen Karton, einen anderen Incoterm und eine andere Zahlungsaufteilung anbietet, vergleichen Sie nicht mehr Lieferanten, sondern Annahmen. Senden Sie allen dasselbe Dokument und fordern Sie an:

1. Einen Stückpreis bei zwei Mengen: Ihre erste Bestellung und Ihre Zwölfmonatszahl.
2. Den MOQ pro SKU, und separat pro Farbe oder Größe, falls dieser abweicht.
3. Den Incoterm und den benannten Ort, zum Beispiel FOB an einem benannten Hafen, damit jedes Angebot auf derselben Basis steht.
4. Kartonmaße, Bruttogewicht und Stückzahl pro Karton, denn die Fracht wird pro Karton berechnet, nicht pro Stück.
5. Produktionsvorlaufzeit ab Anzahlung und ab Musterfreigabe.
6. Welche Prüfberichte für Ihren Markt bereits vorliegen und welche neue, auf Ihre Kosten durchzuführende Tests erfordern würden.
7. Vorgeschlagene Zahlungsbedingungen.
8. Musterkosten und Musterlieferzeit.

Wie Lieferanten mit dieser Anfrage umgehen, ist selbst schon ein Beleg. Wer jede Zeile beantwortet und bei den Zeilen, die er noch nicht beantworten kann, sinnvolle Rückfragen stellt, zeigt Ihnen, wie er sich bei einer laufenden Bestellung verhalten wird.

Schritt 5: Angebote nach Landed Cost und Risiko bewerten, nicht nach Stückpreis

Das sind die wichtigsten Faktoren bei der Lieferantenauswahl. Behandeln Sie die ersten beiden als Ausschlusskriterien: Ein Lieferant, der bei einem davon versagt, ist raus, egal wie gut der Preis ist. Die übrigen bewerten Sie gegeneinander. Die Produktqualität wird im nächsten Schritt anhand physischer Muster beurteilt, nicht auf dem Papier.

Faktor	Ausschlusskriterium oder Bewertung	Wie gute Belege aussehen
Legitimität und Zahlungssicherheit	Ausschlusskriterium	Eine verifizierte Entität, ein Bankkonto auf denselben Namen, keine Forderung nach vollständiger Vorauszahlung
Compliance für Ihren Markt	Ausschlusskriterium	Prüfberichte, die Sie beim ausstellenden Labor verifizieren können, Kennzeichnung passend zu Ihrem Absatzmarkt
Landed Cost pro Einheit	Bewertung	Stückpreis plus Verpackung, Fracht und Zoll, bei gleicher Menge und gleichem Incoterm für alle
MOQ-Eignung	Bewertung	Ein Minimum, das Sie in einer Saison ohne Rabattierung verkaufen können
Lieferzeit und Kapazität	Bewertung	Termine, die an Anzahlung und Musterfreigabe gekoppelt sind, und eine ehrliche Antwort zur Hochsaison
Kommunikation	Bewertung	Konkrete Antworten, ein benannter Ansprechpartner, Probleme werden gemeldet, bevor Sie sie selbst finden
Zahlungsbedingungen	Bewertung	Eine Aufteilung von Anzahlung und Restzahlung, die Ihnen bis zur Warenprüfung Verhandlungsspielraum lässt

Legen Sie die Gewichtung der bewerteten Faktoren fest, bevor Sie die Angebote öffnen, nicht danach. Entscheiden Sie erst hinterher, gewichten Sie so, dass Ihr Favorit gewinnt. Eine erste Bestellung orientiert sich meist an MOQ-Eignung und Landed Cost. Eine Eigenmarkenlinie, die Sie über Jahre führen wollen, sollte sich an Kommunikation und Kapazität orientieren, denn mit diesem Lieferanten leben Sie lange.

Der Stückpreis allein ist die irreführendste Zahl in der Unterlage. Ein Angebot, das pro Stück günstiger ist, aber weniger Stück pro Karton packt, kann geliefert teurer sein. Ein Lieferant, der günstiger ist, aber den vollen Betrag vor Produktionsstart verlangt, verlagert das Risiko auf Sie, und Risiko hat Kosten, auch wenn es nicht auf der Rechnung steht.

Schritt 6: Muster vergleichen, dann eine Testbestellung aufgeben

Bestellen Sie Muster bei Ihren zwei oder drei besten Kandidaten. Beurteilen Sie sie anhand Ihrer Spezifikation, nicht gegeneinander, und testen Sie sie so, wie es ein Kunde tun würde: den Bettbezug waschen, kräftig an der Geschirrschnalle ziehen, das Kauspielzeug biegen, den Trinkbrunnen eine Woche laufen lassen. Ein Muster, das Ihre Spezifikation verfehlt, wird nicht dadurch gerettet, dass es das beste in einer schwachen Gruppe ist.

Wenn ein Muster besteht, genehmigen Sie es schriftlich, versiegeln Sie es, und stellen Sie sicher, dass beide Seiten je ein identisches Exemplar aufbewahren. Dieses Referenzmuster wird zur vertraglichen Definition dessen, was Sie kaufen.

Geben Sie dann eine Testbestellung auf, die kleiner ist, als Sie es gern hätten. Buchen Sie eine Vorversandinspektion gegen das Referenzmuster und Ihre Spezifikation, zu einem vereinbarten AQL, solange die Restzahlung noch aussteht. Die Testbestellung zeigt Ihnen, ob der Lieferant, der ein gutes Muster gemacht hat, auch eine gute Charge fertigen kann, was eine andere und die eigentlich wichtige Frage ist.

Schritt 7: in einen Vertrag fassen und nach der Lieferung weiter bewerten

Ein Kaufvertrag für Tierbedarf muss nicht lang sein, sollte aber Spezifikation und Referenzmuster, den Incoterm, die Zahlungsbedingungen, den Prüfstandard, die Lieferzeit und den Umgang mit einer nicht bestandenen Prüfung nennen: Nacharbeit, Ersatz oder eine Gutschrift.

Die Auswahl endet nicht mit der ersten Lieferung. Notieren Sie nach jeder Bestellung, ob sie pünktlich versandt wurde, was die Prüfung ergab und wie Probleme behandelt wurden, und sehen Sie sich diese Aufzeichnung vor jeder Nachbestellung an. Bei einem Produkt, von dem Ihr Geschäft abhängt, halten Sie einen zweiten qualifizierten Lieferanten warm, selbst mit einem kleinen Anteil am Volumen. Der Moment, in dem Sie einen Ersatz brauchen, ist der Moment, in dem Ihnen keine Zeit mehr bleibt, einen auszuwählen.

Wo die Lieferantenauswahl meist schiefgeht

• Nach Stückpreis entscheiden. Das günstigste Angebot ist oft nur deshalb günstig, weil es etwas anderes kalkuliert hat.
• Den Lieferanten die Spezifikation schreiben lassen. Dann übernehmen Sie dessen Standardwerte, einschließlich derer, die Ihr Markt nicht akzeptiert.
• Angebote mit unterschiedlichen Incoterms vergleichen. Ein EXW-Preis und ein DDP-Preis beschreiben unterschiedliche Geschäfte.
• Muster überspringen, um eine Saison zu schaffen. Der Termindruck ist real. Ein Container unverkäuflicher Ware ebenso.
• Sich bei einem Bestseller auf eine einzige Quelle verlassen. Eine fehlerhafte Charge oder ein langer Werksurlaub, und das Regal ist leer.

AXISLINK denselben Prozess unterziehen

AXISLINK TRADING LIMITED ist eine in Hongkong registrierte Handelsgesellschaft, die über verbundene Einheiten in Yiwu und Shenzhen sowie die dahinterstehenden Fabriken beschafft. Das setzt uns in die Zeile Handelsgesellschaft der obigen Tabelle, samt Stärken und Schwächen, wenden Sie also jeden Schritt auf uns an. Senden Sie Ihre Spezifikation als RFQ, und wir beantworten sie Zeile für Zeile: Stückpreise zu Ihren Mengen, MOQ pro SKU, Incoterm, Kartondaten, Lieferzeit und vorhandene Prüfberichte. Wir nennen die Fabrikbeziehung hinter einer Linie, und wir akzeptieren von Ihnen beauftragte Inspektionen.

Unser aktuelles Sortiment finden Sie im Produktkatalog, einschließlich Halsbänder, Leinen und Geschirre und Betten und Kratzbäume. Der Rest dieser Reihe steht unter Beschaffung aus China. Sobald Ihre Spezifikation steht, fordern Sie ein Angebot an.