Hogyan válasszunk háziállat-kellékek beszállítóját: a 7 lépéses kiválasztási folyamat

A beszállító kiválasztása azt jelenti, hogy olyan bizonyítékok alapján döntünk, amelyeket bárkinek megmutathatnánk, hogy több cég közül melyik kapja meg a specifikációnkat, az előlegünket és az ügyfeleink első benyomását. Ennek a folyamatnak a hivatalos neve beszállító-kiválasztás, más néven vendor selection. Egy nagy cégnél ez a beszerzés vagy a strategic sourcing részét képezi, és saját osztálya van. Egy állateledel-boltnál, egy marketplace-eladónál vagy egy új private label márkánál ezt általában egyetlen ember végzi egy táblázattal, és a módszer ebben a méretben is működik.

A szakkönyvek eltérően számolják a lépéseket. A hét egy gyakori és józan szám, ezért a továbbiakban ezt követjük. A sorrend fontosabb, mint a szám: minden lépés olcsóbb, mint az utána következő, és a legköltségesebb hibák abból adódnak, hogy a hatodik lépést az első előtt teszik meg.

1. lépés: írjuk meg a specifikációt, mielőtt beszállítót keresünk

Egy beszállító nem adhat árat olyasmire, amit nem döntöttünk el, és az a beszállító, akinek megengedjük, hogy ezt helyettünk eldöntse, olyan irányba dönt, ami már fut a gyártósorán. Mielőtt bárkit megkeresnénk, írjuk le a következőket egy lapon.

• A termék. Anyagok, méretek, méretskála, színek és minden olyan jellemző, amelynek hiánya miatt visszautasítanánk egy mintát. Egy hámnál ez a heveder szélességét, a csat típusát és azt jelenti, hogy fém-e a D-ring. Egy fekhelynél a bélést, a huzat anyagát és azt jelenti, hogy levehető-e a huzat mosáshoz.
• Csomagolás és jelölés. Kiskereskedelmi doboz vagy polybag, darabszám kartononként, vonalkód és hogy kinek a márkája szerepel a terméken.
• A piac. Hogy hol adják el a terméket, meghatározza, milyen szabályok vonatkoznak rá és milyen dokumentumokra lesz szükség. Egy EU-listázás más papírokat igényel, mint egy amerikai.
• Mennyiségek. Az első rendelés, és egy realisztikus szám a következő tizenkét hónapra. A beszállítók a kapcsolatot árazzák, nem csak a rendelést, amit éppen elébük tesznek.
• Egy célzott landed ár és egy dátum. A landed azt jelenti, hogy a kiszállítás az ajtónkig fuvardíjjal és vámmal együtt történik, nem a gyári kapunál érvényes árat.

Ez a lap egyben a kiválasztási szempontjaink listája is. Bármi, amit egy beszállító nem tud teljesíteni, ok arra, hogy kizárjuk, ami megkímél attól, hogy alaposan összehasonlítsunk olyan cégeket, amelyek egyébként sem tudták volna elvégezni a munkát.

2. lépés: építsünk hosszú listát több mint egy csatornából

Ha csak egy marketplace-en keresünk, csak azokat a beszállítókat találjuk meg, akik a legtöbbet költik éppen azon a marketplace-en. Használjunk legalább két forrást: egy B2B platformot, egy szakkiállítás kiállítói listáját, ajánlásokat más vevőktől, vagy olyan termékeket, amelyek már kaphatók a piacunkon, és amelyeket vissza tudunk követni a gyártójukhoz. A csatornákat és az egyes csatornákkal való munkát a hogyan találjunk háziállat-termék gyártókat Kínában című útmutató tárgyalja.

Több mint egyféle beszállítót tegyünk fel a listára, mert mindegyik más problémát old meg.

Beszállító típusa	Erőssége	Gyengesége
Gyár	Ár és kontroll egyetlen termékcsaládon, nagy volumen mellett	Kis vagy vegyes rendelések, konszolidáció, exportdokumentumok kis vevőknek
Kereskedő cég	Vegyes rendelések több gyárból, minőségellenőrzés, exportdokumentumok	Átláthatóság, ha megmondják, melyik gyár mit készít
Hazai forgalmazó	Kis mennyiségek, gyors szállítás, semmi importmunka nekünk	Egységköltség, és alig van hely egyedi specifikációra

Melyik felel meg nekünk, az a mennyiségeinktől és az egyedi munka mértékétől függ. Ennek a kompromisszumnak a költségoldalát a Kína közvetlenül versus amerikai forgalmazók című útmutató tárgyalja. Célozzunk körülbelül tíz névre. Kevesebbnél valójában nem is választunk igazán. Sokkal többnél nem tudjuk őket megfelelően átvizsgálni.

3. lépés: szűkítsük a hosszú listát rövid listára

A szűrés gyors és olcsó, és itt kell kiesnie a legtöbb nem megfelelő beszállítónak. A termék minőségét még nem ítéljük meg. Azt ellenőrizzük, hogy minden cég valóban az, aminek mondja magát, és hihetően el tudná végezni a munkánkat.

• A jogi személy létezik, aktív, és bejegyzett tevékenységi köre kiterjed a termékre.
• Nyíltan elmondják, hogy gyár-e vagy kereskedő cég.
• Már exportálták ezt a termékcsaládot a piacunkra, és meg tudják nevezni a hozzá tartozó dokumentumokat.
• A bankszámla, amely a fizetésünket fogadná, ugyanazon a cégnéven van, mint az árajánlat.
• Az első válaszuk megválaszolja a kérdéseinket, helyette hogy egy általános katalógust csatolnának.

Hogy hogyan kell ezeket az ellenőrzéseket egy kínai beszállítónál elvégezni, azt a hogyan ellenőrizzünk egy kínai háziállat-beszállítót című útmutató ismerteti. Az a beszállító, amelyik nem megy át a bankszámla-ellenőrzésen, kiesik, bármi legyen is az ár. Három-öt túlélő már használható rövid listát ad.

4. lépés: küldjünk egy azonos RFQ-t minden beszállítónak a rövid listán

Az árajánlatkérés, vagyis az RFQ, csak akkor hasznos, ha minden beszállító ugyanarra a kérdésre válaszol. Ha mindegyik más kartont, más Incoterm-et és más fizetési megosztást ad meg, akkor már nem beszállítókat hasonlítunk össze, hanem feltételezéseket. Küldjük el ugyanazt a dokumentumot mindenkinek, és kérjünk:

1. Egységárat két mennyiségre: az első rendelésünkre és a tizenkét hónapos számunkra.
2. MOQ-t SKU-nként, és külön színenként vagy méretenként, ha eltér.
3. Az Incoterm-et és a megnevezett helyet, például FOB egy megnevezett kikötőben, hogy minden árajánlat azonos alapon legyen.
4. Kartonméreteket, bruttó tömeget és darabszámot kartononként, mert a fuvardíjat kartononként árazzák, nem darabonként.
5. A gyártási átfutási időt az előlegtől és a mintajóváhagyástól számítva.
6. Hogy milyen vizsgálati jelentések léteznek már a piacunkra, és melyekhez lenne szükség új, saját költségű vizsgálatra.
7. Javasolt fizetési feltételeket.
8. A minta költségét és szállítási idejét.

Az, hogy a beszállítók hogyan kezelik ezt a kérést, önmagában bizonyíték. Azok, akik minden sorra válaszolnak, és értelmes kérdéseket tesznek fel azokra a sorokra, amelyekre még nem tudnak válaszolni, megmutatják, hogyan viselkednének egy valódi rendelésnél.

5. lépés: pontozzuk az árajánlatokat landed cost és kockázat alapján, ne egységár alapján

Ezek a legfontosabb tényezők, amelyeket egy beszállító kiválasztásánál mérlegelni kell. Az első kettőt kezeljük kapuként: az a beszállító, amelyik bármelyiken elbukik, kiesik, bármilyen jó is az ár. A többit egymáshoz mérten pontozzuk. A termék minőségét a következő lépésben, fizikai mintákon ítéljük meg, nem papíron.

Tényező	Kapu vagy pontszám	Milyen a jó bizonyíték
Jogszerűség és fizetési biztonság	Kapu	Igazolt jogi személy, bankszámla ugyanazon a néven, nincs követelés a teljes összeg előre fizetésére
Megfelelés a piacunknak	Kapu	Vizsgálati jelentések, amelyeket a kiállító laboratóriumnál ellenőrizhetünk, a forgalmazás helyéhez illő jelölés
Landed cost egységenként	Pontszám	Egységár plusz csomagolás, fuvardíj és vám, azonos mennyiség és azonos Incoterm mellett mindenkinél
MOQ-illeszkedés	Pontszám	Egy minimum, amelyet egy szezonban árengedmény nélkül el tudunk adni
Átfutási idő és kapacitás	Pontszám	Az előleghez és a mintajóváhagyáshoz kötött dátumok, valamint egy őszinte válasz a csúcsszezonról
Kommunikáció	Pontszám	Konkrét válaszok, egy megnevezett kapcsolattartó, olyan problémák, amelyeket előbb jeleznek, mint hogy magunk találnánk rájuk
Fizetési feltételek	Pontszám	Előleg és egyenleg olyan megosztása, amely tárgyalási előnyt hagy nekünk az áru ellenőrzéséig

A pontozott tényezők súlyait az árajánlatok kibontása előtt döntsük el, ne utána. Ha később döntünk, úgy súlyozunk, hogy a kedvencünk győzzön. Az első rendelés általában a MOQ-illeszkedésre és a landed costra épül. Egy private label sor, amelyet évekig tervezünk futtatni, inkább a kommunikációra és a kapacitásra épüljön, mert sokáig együtt fogunk élni azzal a beszállítóval.

Az egységár önmagában a legfélrevezetőbb szám a dokumentációban. Egy darabonként olcsóbb ajánlat, amely kevesebb darabot csomagol kartononként, kiszállítva végül drágábbnak bizonyulhat. Az a beszállító, amelyik olcsóbb, de a teljes összeget kéri a gyártás elindulása előtt, a kockázatot ránk terheli, és a kockázatnak akkor is van ára, ha nem jelenik meg a számlán.

6. lépés: hasonlítsuk össze a mintákat, majd adjunk le egy próbarendelést

Rendeljünk mintát a legjobb két vagy három jelöltünktől. Ítéljük meg őket a specifikációnkhoz mérve, ne egymáshoz mérve, és teszteljük úgy, ahogyan egy ügyfél tenné: mossuk ki a fekhely huzatát, húzzuk erősen meg a hám csatját, hajlítsuk meg a rágójátékot, működtessük a szökőkutat egy hétig. Egy mintát, amely nem felel meg a specifikációnknak, nem menti meg az, hogy egy gyenge csoport legjobbja.

Amikor egy minta megfelel, hagyjuk jóvá írásban, zárjuk le, és győződjünk meg arról, hogy mindkét fél megtart egy egyező darabot. Ez a referenciaminta lesz a szerződéses meghatározása annak, amit vásárolunk.

Ezután adjunk le egy próbarendelést, amely kisebb, mint amit szeretnénk. Foglaljunk be egy szállítás előtti ellenőrzést a referenciaminta és a specifikációnk alapján, egy megegyezés szerinti AQL mellett, amíg az egyenleg fizetése még kiegyenlítetlen. A próbarendelés megmutatja, hogy az a beszállító, amelyik jó mintát készített, tud-e jó tételt is készíteni, ami más kérdés, és ez az, amelyik számít.

7. lépés: rögzítsük szerződésben, és a szállítás után is folytassuk a pontozást

Egy háziállat-termékekre vonatkozó adásvételi szerződésnek nem kell hosszúnak lennie, de meg kell neveznie a specifikációt és a referenciamintát, az Incoterm-et, a fizetési feltételeket, az ellenőrzési szabványt, az átfutási időt, és azt, hogy mi történik, ha az áru nem megy át az ellenőrzésen: átdolgozás, csere vagy jóváírás.

A kiválasztás nem az első szállítással ér véget. Minden rendelés után jegyezzük fel, hogy időben szállítottak-e, mit talált az ellenőrzés, és hogyan kezelték a problémákat, és nézzünk bele ebbe a nyilvántartásba minden újrarendelés előtt. Egy olyan termékhez, amelytől a vállalkozásunk függ, tartsunk készenlétben egy második, megfelelő beszállítót, akár a volumen kis részével is. Az a pillanat, amikor szükségünk van egy pótszállítóra, ugyanaz a pillanat, amikor már nincs időnk kiválasztani egyet.

Hol szokott hibázni a beszállító-kiválasztás

• Egységár alapján választani. A legolcsóbb ajánlat gyakran azért a legolcsóbb, mert mást ajánlott.
• Hagyni, hogy a beszállító írja meg a specifikációt. Ekkor átvesszük az ő alapértelmezéseit, beleértve azokat is, amelyeket a piacunk nem fogad el.
• Ajánlatok összehasonlítása különböző Incoterms alapján. Egy EXW ár és egy DDP ár különböző üzleteket ír le.
• Minták kihagyása, hogy egy szezont elérjünk. A határidő valós. Ugyanúgy valós egy konténer áru, amelyet nem tudunk eladni.
• Egyetlen forrásra hagyatkozni egy sikerterméknél. Egy sikertelen tétel vagy a gyár egy hosszú szabadsága, és a polc kiürül.

Az AXISLINK végigvitele ugyanazon a folyamaton

Az AXISLINK TRADING LIMITED egy Hongkongban bejegyzett kereskedő cég, amely Yiwuban és Shenzhenben lévő kapcsolt vállalatok, illetve a mögöttük álló gyárak révén szerzi be az árukat. Ez minket a fenti táblázat kereskedő cég sorába helyez, az ott felsorolt erősségekkel és gyengeségekkel együtt, ezért minden lépést alkalmazzunk ránk is. Küldjük el a specifikációnkat RFQ formájában, és sorról sorra válaszolunk rá: egységárak a mennyiségeinknél, MOQ SKU-nként, Incoterm, kartonadatok, átfutási idő és a meglévő vizsgálati jelentések. Megmondjuk a gyári kapcsolatot egy sor mögött, és elfogadjuk az általunk megrendelt ellenőrzéseket.

Jelenlegi termékvonalaink a termékkatalógusban találhatók, köztük nyakörvek, pórázok és hámok valamint fekhelyek és macskabútorok. Ennek a sorozatnak a többi része a beszerzés Kínából témakörben található. Amikor a specifikációnk elkészült, kérjünk árajánlatot.