Cómo elegir un proveedor de artículos para mascotas: el proceso de selección en 7 pasos

Elegir un proveedor significa decidir, con pruebas que usted podría mostrarle a otra persona, cuál de varias empresas recibirá su especificación, su depósito y la primera impresión de sus clientes. El nombre formal de esto es selección de proveedores, también llamada selección de vendedores. En una empresa grande, esto se ubica dentro de compras o abastecimiento estratégico y cuenta con su propio departamento. Para una tienda de mascotas, un vendedor de marketplace o una marca de marca propia nueva, suele ser una sola persona con una hoja de cálculo, y el método funciona igual de bien a esa escala.

Los manuales no numeran los pasos de la misma manera. Siete es un número habitual y razonable, así que es el que se sigue aquí. El orden importa más que el número: cada paso cuesta menos que el siguiente, y los errores más costosos suelen venir de hacer el sexto paso antes que el primero.

Paso 1: redacte la especificación antes de buscar proveedores

Un proveedor no puede cotizar lo que usted no ha decidido, y un proveedor al que se le permite decidir por usted decidirá a favor de lo que ya está corriendo en su línea. Antes de contactar a nadie, ponga lo siguiente en una sola página.

• El producto. Materiales, dimensiones, rango de tallas, colores, y cualquier característica por cuya ausencia rechazaría una muestra. Para un arnés, eso significa el ancho de la cincha, el tipo de hebilla y si el D-ring es metálico. Para una cama, significa el relleno, la tela de la funda y si la funda se puede quitar para lavarla.
• Empaque y etiquetado. Caja para venta al público o bolsa de polietileno, unidades por caja máster, código de barras, y de quién es la marca que aparece en el producto.
• El mercado. El lugar donde se venderá el producto determina qué normas aplican y qué documentos necesitará. Una publicación en la UE requiere documentos distintos a una en Estados Unidos.
• Las cantidades. El primer pedido, y una cifra realista para los próximos doce meses. Los proveedores cotizan la relación comercial, no solo el pedido que tienen frente a ellos.
• Un precio en destino objetivo y una fecha. En destino significa entregado en su puerta, con flete y aranceles incluidos, no el precio en la puerta de la fábrica.

Esa página también es su lista de criterios de selección. Cualquier punto que un proveedor no pueda cumplir es motivo para descartarlo, lo que le ahorra comparar con detalle empresas que nunca iban a poder hacer el trabajo.

Paso 2: arme una lista larga a partir de más de un canal

Si busca en un solo marketplace, encontrará a los proveedores que más gastan en ese marketplace. Use al menos dos fuentes: una plataforma B2B, una lista de expositores de una feria comercial, referencias de otros compradores, o productos que ya se venden en su mercado y que puede rastrear hasta su fabricante. Los canales y cómo trabajar cada uno se explican en cómo encontrar fabricantes de artículos para mascotas en China.

Incluya en la lista más de un tipo de proveedor, porque resuelven problemas distintos.

Tipo de proveedor	Fuerte en	Débil en
Fábrica	Precio y control sobre una sola familia de productos a gran volumen	Pedidos pequeños o mixtos, consolidación, documentos de exportación para compradores pequeños
Comercializadora (trading company)	Pedidos mixtos entre varias fábricas, control de calidad, documentos de exportación	Transparencia, salvo que le indiquen qué fábrica hace qué
Distribuidor local	Cantidades pequeñas, entrega rápida, sin trámites de importación de su parte	Costo unitario, y casi ningún margen para una especificación a medida

Cuál le conviene depende de sus cantidades y de cuánto trabajo a medida necesite. El aspecto de costo de esa disyuntiva se trata en compra directa en China frente a distribuidores en Estados Unidos. Apunte a unos diez nombres. Con menos, no está realmente eligiendo. Con muchos más, no podrá filtrarlos bien.

Paso 3: filtre la lista larga hasta una lista corta

El filtrado es rápido y económico, y es la etapa en la que debería salir la mayoría de los proveedores no aptos. Todavía no está juzgando la calidad del producto. Está verificando que cada empresa sea lo que dice ser y que pueda razonablemente hacer el trabajo.

• La entidad legal existe, está activa, y su objeto social registrado cubre el producto.
• Indican con claridad si son una fábrica o una comercializadora.
• Han exportado antes esta familia de productos a su mercado y pueden nombrar los documentos que acompañaron el envío.
• La cuenta bancaria que recibiría su pago está a nombre de la misma empresa que aparece en la cotización.
• Su primera respuesta contesta sus preguntas en lugar de adjuntar un catálogo genérico.

Cómo llevar a cabo cada una de esas verificaciones con un proveedor chino se explica en cómo verificar un proveedor chino de artículos para mascotas. Un proveedor que no pasa la verificación de la cuenta bancaria queda fuera, sin importar el precio. Entre tres y cinco finalistas conforman una lista corta manejable.

Paso 4: envíe una RFQ idéntica a cada proveedor de la lista corta

Una solicitud de cotización, o RFQ, solo sirve si todos los proveedores responden a la misma pregunta. Cuando cada uno cotiza una caja distinta, un Incoterm distinto y un reparto de pago distinto, usted ya no está comparando proveedores, está comparando supuestos. Envíe el mismo documento a todos y pida:

1. Un precio unitario a dos cantidades: su primer pedido y su cifra a doce meses.
2. El MOQ por SKU, y por separado por color o talla si este varía.
3. El Incoterm y el lugar nombrado, por ejemplo FOB en un puerto determinado, para que todas las cotizaciones estén sobre la misma base.
4. Dimensiones de la caja máster, peso bruto y unidades por caja, porque el flete se cotiza por caja, no por unidad.
5. Tiempo de producción a partir del depósito y a partir de la aprobación de la muestra.
6. Qué informes de prueba ya existen para su mercado, y cuáles requerirían pruebas nuevas a su costo.
7. Condiciones de pago propuestas.
8. Costo de la muestra y su tiempo de entrega.

Cómo manejan los proveedores esta solicitud ya es evidencia en sí misma. Los que responden cada línea, y hacen preguntas razonables sobre las líneas que aún no pueden responder, le están mostrando cómo se comportarán en un pedido real.

Paso 5: puntúe las cotizaciones por costo en destino y riesgo, no por precio unitario

Estos son los factores clave a evaluar al seleccionar un proveedor. Trate los dos primeros como filtros eliminatorios: un proveedor que falla en cualquiera de ellos queda fuera, sin importar lo bueno del precio. Puntúe el resto unos contra otros. La calidad del producto se juzga en el siguiente paso, con muestras físicas, no sobre el papel.

Factor	Filtro o puntuación	Cómo se ve una buena evidencia
Legitimidad y seguridad de pago	Filtro	Una entidad verificada, una cuenta bancaria a nombre coincidente, sin exigencia de pago total por adelantado
Cumplimiento para su mercado	Filtro	Informes de prueba que puede verificar con el laboratorio emisor, etiquetado adecuado a donde vende
Costo en destino por unidad	Puntuación	Precio unitario más empaque, flete y aranceles, a la misma cantidad e Incoterm para todos
Ajuste del MOQ	Puntuación	Un mínimo que puede vender en una temporada sin rebajarlo
Tiempo de entrega y capacidad	Puntuación	Fechas ligadas al depósito y a la aprobación de la muestra, y una respuesta honesta sobre la temporada alta
Comunicación	Puntuación	Respuestas concretas, un contacto designado, problemas informados antes de que usted los descubra
Condiciones de pago	Puntuación	Un reparto de depósito y saldo que le deja margen de negociación hasta que se inspecciona la mercancía

Decida las ponderaciones de los factores puntuados antes de abrir las cotizaciones, no después. Si decide después, ponderará de forma que gane su favorito. Un primer pedido suele inclinarse hacia el ajuste del MOQ y el costo en destino. Una línea de marca propia que planea mantener durante años debería inclinarse hacia la comunicación y la capacidad, porque convivirá con ese proveedor mucho tiempo.

El precio unitario por sí solo es el dato más engañoso del expediente. Una cotización más barata por pieza pero con menos unidades por caja puede salir más cara una vez entregada. Un proveedor más barato pero que exige el pago total antes de iniciar la producción le está trasladando el riesgo, y ese riesgo tiene un costo aunque no aparezca en la factura.

Paso 6: compare muestras y luego coloque un pedido de prueba

Pida muestras a sus dos o tres mejores candidatos. Júzguelas contra su especificación, no unas contra otras, y pruébelas como lo haría un cliente: lave la funda de la cama, tire con fuerza de la hebilla del arnés, doble el juguete para masticar, haga funcionar la fuente durante una semana. Una muestra que no cumple su especificación no se salva por ser la mejor de un lote flojo.

Cuando una muestra pase, apruébela por escrito, séllela, y asegúrese de que ambas partes conserven un ejemplar idéntico. Esa muestra de referencia se convierte en la definición contractual de lo que está comprando.

Luego coloque un pedido de prueba más pequeño de lo que le gustaría. Reserve una inspección previa al embarque contra la muestra de referencia y su especificación, con un AQL acordado, mientras el saldo aún esté pendiente. El pedido de prueba le dice si el proveedor que hizo una buena muestra también puede hacer un buen lote, lo cual es una pregunta distinta y la que realmente importa.

Paso 7: fórmelo en un contrato y siga puntuando después de la entrega

Un contrato de compra de artículos para mascotas no necesita ser largo, pero debería nombrar la especificación y la muestra de referencia, el Incoterm, las condiciones de pago, el estándar de inspección, el tiempo de entrega, y qué ocurre cuando la mercancía no pasa la inspección: retrabajo, reemplazo o una nota de crédito.

La selección no termina con el primer envío. Después de cada pedido, anote si se envió a tiempo, qué encontró la inspección y cómo se manejaron los problemas, y revise ese historial antes de cada nuevo pedido. Para un producto del que depende su negocio, mantenga un segundo proveedor calificado listo, aunque sea con una pequeña parte del volumen. El momento en que necesita un respaldo es el momento en que ya no tiene tiempo para elegir uno.

Dónde suele fallar la selección de proveedores

• Elegir por precio unitario. La cotización más barata suele serlo porque cotizó algo distinto.
• Dejar que el proveedor redacte la especificación. Entonces usted hereda sus valores por defecto, incluidos los que su mercado no acepta.
• Comparar cotizaciones en distintos Incoterms. Un precio EXW y un precio DDP describen negocios distintos.
• Saltarse las muestras para alcanzar una temporada. El plazo es real. También lo es un contenedor de mercancía que no puede vender.
• Depender de una sola fuente para un producto estrella. Un solo lote defectuoso o unas vacaciones largas de fábrica, y el estante se queda vacío.

Sometiendo a AXISLINK al mismo proceso

AXISLINK TRADING LIMITED es una comercializadora registrada en Hong Kong, que se abastece a través de entidades afiliadas en Yiwu y Shenzhen y las fábricas detrás de ellas. Eso nos ubica en la fila de comercializadora de la tabla anterior, con fortalezas y debilidades incluidas, así que aplíquenos cada paso. Envíe su especificación como una RFQ y la responderemos línea por línea: precios unitarios a sus cantidades, MOQ por SKU, Incoterm, datos de la caja, tiempo de entrega y los informes de prueba que existen. Le diremos qué fábrica está detrás de cada línea, y aceptamos las inspecciones que usted contrate.

Nuestras líneas actuales están en el catálogo de productos, incluidos collares, correas y arneses y camas y árboles para gatos. El resto de esta serie está en abastecimiento desde China. Cuando su especificación esté lista, solicite una cotización.